Arezzo&Co

A Arezzo&Co, empresa com 3 mil funcionários, líder no setor de calçados, bolsas e acessórios femininos no Brasil e dona das marcas Arezzo, Schutz, Anacapri, Alexandre Birman, Fiever, Owme e Vans, implementou o SAP Concur Expense para gerenciamento do reembolso de despesas e prestação de contas de adiantamentos recebidos pelos colaboradores da empresa. A solução, adotada no início de 2019, está disponível, via aplicativo no celular ou plataforma web, para cerca de 650 colaboradores, espalhados por diversas regiões do país, sendo que 130 funcionários, principalmente dos times de vendas, usam a plataforma de forma contínua.

O principal objetivo era automatizar os processos e diminuir os prazos para recebimentos, que podiam chegar a até 20 dias, sem considerar riscos de extravios das notas fiscais originais, que precisavam ser enviadas pelos colaboradores, via correio, para a sede da empresa no Rio Grande do Sul. Outra demanda era diminuir o tempo da equipe envolvida, com os processos de reembolso, direcionando para outras atividades da área, com maior suporte aos objetivos de negócios da companhia.

O projeto foi apresentado ao CFO da Arezzo&Co pela área de viagens e compras corporativas com o suporte do diretor de TI, Julio Baião, e pelo diretor executivo Transformação Digital, Mauricio Bastos, como um projeto para trazer agilidade e simplificação dos processos e apontou os ganhos considerando a economia de tempo e o reflexo na produtividade de todos os profissionais envolvidos, desde o colaborador na ponta, até o pagamento pelo departamento financeiro.

A ferramenta SAP Concur Expense permite a digitalização e leitura dos comprovantes de despesas a partir do aplicativo para celular ou da plataforma web. Outro benefício é que a solução pode ser totalmente parametrizada com a política de viagens da empresa e já sinaliza qualquer incompatibilidade no processo no momento em que o funcionário solicita o reembolso. A empresa também incorporou no SAP Concur Expense o reembolso das 49 lojas próprias do grupo, que contam com uma verba administrativa para despesas de manutenção e gastos extras e que precisam prestar contas mensalmente. A empresa foi pioneira no Brasil na utilização da ferramenta SAP Concur para gerenciamento do fluxo de despesas extras nas lojas próprias.

Outro ponto relevante a se mencionar é integração simplificada com os demais sistemas SAP adotados pela Arezzo&Co, incluindo o ERP e sistemas contábeis e também com momento de Transformação Digital pelo qual passa a empresa, como fatores importantes para o sucesso da implementação.