Conheça 3 maneiras de calcular o custo de funcionário

Para definir as suas estratégias, as empresas precisam ter uma boa compreensão sobre o custo de funcionário. Afinal de contas, o valor que consta na folha de pagamento não representa todos os gastos assumidos pela organização.

Entender o valor que, efetivamente, é necessário para remunerar o colaborador traz mais efetividade para a gestão, impactando tanto a área de pessoas quanto a parte financeira. A partir dessa informação, é possível definir melhores estratégias para a política de cargos e salários, concessão de benefícios, atração e retenção de talentos, eficiência de gastos etc.

Sem calcular corretamente o custo de funcionário, fica difícil colocar em prática todas essas melhorias. Então, vamos começar? Neste artigo, apresentamos 3 cálculos que podem ser utilizados para ter mais precisão em relação a esses gastos.

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Qual a importância do planejamento para calcular o custo de funcionário?

A avaliação de um funcionário começa antes mesmo da sua contratação. Inicia-se na proposta de valores, na qual o setor financeiro coloca todos os gastos principais com a contratação.

O planejamento para calcular o custo de funcionário é essencial para empresas que desejam ter uma visão holística de todos os departamentos. Dessa forma, é possível saber quem está gerando ou não um bom custo-benefício.

Além disso, esse tipo de plano auxilia a instituição a entender se é a hora certa de contratar novos colaboradores, se a empresa consegue cumprir com o combinado em contrato e formas de economizar na contratação.

Os custos vão desde impostos trabalhistas e o próprio salário até uniformes e treinamentos de equipes. Por isso, é indispensável que haja calma e coerência ao contabilizar os valores.

Até mesmo os chamados custos variáveis devem ser previstos antes de novas contratações. É preciso compreender que as demissões também geram custos e, por isso, deve-se respeitar o período de experiência e adaptação do colaborador. 

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O que é considerado no cálculo do custo de funcionário?

Calcular o custo de um funcionário vai muito além de simplesmente multiplicar o salário pelo número de meses trabalhados. Para obter uma visão completa e precisa desse custo, é necessário considerar uma série de fatores que impactam diretamente a gestão de despesas da empresa. Abaixo, detalhamos os principais componentes que devem ser considerados!

Salário-base e benefícios

O ponto de partida para calcular o custo de um funcionário é o salário-base. No entanto, é crucial lembrar que ele é apenas uma parte do custo total. Benefícios adicionais, como vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, plano odontológico e seguro de vida, devem ser incluídos. Esses benefícios variam conforme a política da empresa e os acordos coletivos de trabalho, mas representam uma parcela significativa do custo total.

Encargos sociais e trabalhistas

Os encargos sociais e trabalhistas constituem uma parcela importante do custo de um funcionário no Brasil. Confira as principais despesas, nesse sentido:

• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): correspondente a 8% do salário bruto;
• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): a contribuição patronal é de 20% sobre a folha de pagamento;
• Férias e 13º salário: provisões que equivalem a aproximadamente 11,11% e 8,33% do salário mensal, respectivamente;
• adicional de insalubridade e periculosidade: caso aplicável, esses adicionais também devem ser considerados no cálculo.

De acordo com um estudo da Fundação Getúlio Vargas, esses encargos estão entre os vários componentes que podem elevar o custo de um funcionário em até 183% do salário bruto. Portanto, é essencial que a empresa planeje e administre esses custos com cuidado.

Custos operacionais

Além dos custos diretos com salários e encargos, existem outros custos operacionais que precisam ser considerados. Estes incluem:

• equipamentos e ferramentas de trabalho: computadores, celulares, softwares, entre outros;
• uniformes e EPIs (Equipamentos de Proteção Individual): dependendo do setor, esses itens são obrigatórios e representam um custo adicional;
• treinamentos e desenvolvimento: investimentos em capacitação e desenvolvimento contínuo dos funcionários para melhorar suas habilidades e eficiência.

Infraestrutura

Os custos relacionados à infraestrutura também fazem parte do cálculo do custo de um funcionário. Isso abrange:

• espaço físico: despesas com aluguel, energia elétrica, água e manutenção do espaço de trabalho;
• tecnologia e automação: softwares de gestão, licenças de uso e sistemas de automação que suportam as atividades dos colaboradores.

Custos de desligamento

Por último, mas não menos importante, é necessário considerar os custos associados ao desligamento de um funcionário. Estes podem incluir:

• aviso prévio: pagamento do aviso prévio trabalhado ou indenizado;
• multa do FGTS: em caso de demissão sem justa causa, a empresa deve pagar uma multa correspondente a 40% do saldo do FGTS do funcionário;
• verbas rescisórias: férias vencidas e proporcionais, 13º salário proporcional e outras verbas de rescisão conforme previsto na CLT.

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Quais são as maneiras de calcular o custo de funcionário?

Para calcular o custo de funcionário, há 3 modalidades que a sua empresa pode adotar: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. O primeiro passo é alinhar valores ao regime tributário.

Simples Nacional

Quem opta pelo Simples Nacional, que abrange empresas com renda bruta anual de até R$ 4,8 milhões, tem tributos diferenciados, pois não paga INSS patronal, seguro acidente de trabalho (SAT), salário-educação ou contribuição para o SENAI.

Os encargos são:

• fração de férias: 11,11%;
• fração de 13 º salário: 8,33%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/provisão de multa para rescisão: 4%;
• previdenciário sobre 13º/férias/DSR: 7,93%.

Nesse cálculo, é possível entender que 40% do dinheiro gasto pela empresa é com os impostos do colaborador.

Lucro Presumido ou Lucro Real

Empresas que se enquadram no Lucro Presumido ou Lucro Real faturam até R$ 78 milhões e não atuam como bancos comerciais e de investimento, arrendamento mercantil e seguradoras.

Os optantes por esses regimes de tributação têm obrigações maiores em comparação ao Simples Nacional, como o pagamento do INSS patronal, alíquotas para terceiros (SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI) e outros encargos, tais como: 

• contribuição patronal: 20% de INSS;
• seguro de acidente de trabalho: 3%;
• salário-educação: 2,5%;
• descanso semanal remunerado: 20%;
• 13º salário: 8,33%;
• sistema S (Sebrae, Sesi, Sesc etc.): 3,3%;
• férias: 11,11%.

Nesse modelo, 68,2% do dinheiro que é gasto pela empresa vai para os impostos do colaborador. Existem, ainda, benefícios complementares, como plano de saúde, seguro de vida, assistência odontológica, vale-alimentação, entre outros. Como eles são obrigatórios de acordo com o sindicato da classe, aumentam o custo de um funcionário.

Já os investimentos em treinamentos, cursos e certificações aumentam o retorno sobre o investimento (ROI). Ou seja, o estímulo à obtenção de novas skills contribui para a organização adquirir resultados maiores. 

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Como fazer o cálculo na prática?

Compreender os componentes do custo de um funcionário é apenas o primeiro passo. A aplicação prática desse conhecimento é essencial para garantir que os cálculos sejam precisos e úteis para a tomada de decisões.

Aqui, detalhamos um guia passo a passo para calcular o custo de um funcionário de maneira prática e eficaz.

Passo 1: identifique o salário-base e os benefícios

O cálculo começa com a identificação do salário-base do funcionário. Em seguida, liste todos os benefícios oferecidos, como vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e seguro de vida.

Passo 2: calcule os encargos sociais e trabalhistas

Os encargos sociais e trabalhistas incluem o FGTS, INSS, férias, 13º salário e outros adicionais. Para calcular esses encargos, considere:

• FGTS: 8% do salário-base;
• INSS Patronal: 20% do salário-base;
• férias: 11,11% do salário-base;
• 13º Salário: 8,33% do salário-base.

Passo 3: inclua os custos operacionais e de infraestrutura

Adicione os custos operacionais e de infraestrutura ao cálculo. Aqui, entram aquelas despesas com equipamentos, ferramentas de trabalho, uniformes, treinamentos e custos relacionados ao espaço físico.

Passo 4: faça a soma dos custos

Some todos os valores obtidos nos passos anteriores para calcular o custo total do funcionário. O resultado vai indicar o total gasto para manter o colaborador na empresa.

Passo 5: utilize a projeção anual

Para obter uma visão anual do custo do funcionário, multiplique o custo total mensal por 12. Essa análise vai facilitar a compreensão sobre a despesa anual, contribuindo para uma melhor tomada de decisão em situações como contratação, planejamento financeiro e até mesmo para projetos específicos que estejam no radar da empresa.

O que é descontado do funcionário?

Além dos custos que a empresa assume ao contratar um colaborador, existem também os descontos aplicados diretamente no salário do funcionário. Esses descontos são importantes tanto para o planejamento financeiro do colaborador quanto para a empresa que precisa administrar corretamente os valores retidos. A seguir, detalhamos os principais itens que são descontados do salário do funcionário.

Contribuição ao INSS

A contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é obrigatória e varia conforme a faixa salarial do colaborador. A tabela de contribuição do INSS é progressiva, ou seja, a porcentagem descontada aumenta conforme o salário. Para 2024, as alíquotas variam de 7,5% a 14% do salário bruto.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) também é descontado diretamente do salário do funcionário. Assim como o INSS, o IRRF segue uma tabela progressiva baseada na renda mensal do colaborador. As alíquotas podem variar de 0% a 27,5%, dependendo do valor do salário bruto.

Contribuições sindicais

Dependendo do sindicato ao qual o colaborador está vinculado, pode haver uma contribuição sindical descontada diretamente do salário. Essa contribuição, que pode ser anual ou mensal, destina-se a financiar as atividades sindicais e a representação dos trabalhadores.

Benefícios

Benefícios como vale-transporte e vale-refeição podem ter uma parte do seu valor descontada do salário do funcionário. Por exemplo:

• vale-transporte: a legislação permite que a empresa desconte até 6% do salário-base do colaborador referente ao vale-transporte;
• vale-refeição e vale-alimentação: alguns acordos coletivos ou políticas internas das empresas preveem descontos parciais desses benefícios.

Previdência privada e outros planos

Se a empresa oferece planos de previdência privada ou outros tipos de seguros e o colaborador opta por aderir a eles, as contribuições correspondentes também serão descontadas do salário. Esses valores variam conforme o plano e as escolhas do funcionário.

Empréstimos consignados

Caso o colaborador tenha empréstimos consignados, as parcelas desses empréstimos são descontadas diretamente do salário. O crédito consignado tem juros mais baixos e prazos mais longos, sendo uma opção vantajosa para muitos trabalhadores, mas é importante que esses descontos sejam planejados e administrados corretamente.

Pensão alimentícia

Se o colaborador tiver obrigações de pagar pensão alimentícia, os valores determinados judicialmente poderão ser descontados diretamente do salário. A empresa é responsável por realizar esses descontos conforme a ordem judicial e repassar os valores ao beneficiário.

Como otimizar gastos na hora de calcular o custo de funcionário?

Mesmo após saber como calcular o custo de funcionário, há maneiras de minimizar os gastos ao aumentar a produtividade. Algumas técnicas específicas, como gestão de RH, os treinamentos e a utilização de tecnologia, ajudam o colaborador a desempenhar melhor a sua função.

Leia, abaixo, mais sobre esse assunto.

Gestão de RH

O primeiro passo para uma gestão eficaz de RH é coletar feedbacks, pois tanto a empresa quanto os colaboradores têm áreas que podem ser melhoradas. Esses feedbacks precisam ser ouvidos, acolhidos e implementados.

Quando os colaboradores sabem como otimizar sua performance, eles utilizam melhor o tempo disponível.

Treinamentos

Treinar e capacitar os colaboradores é oferecer maneiras de eles desempenharem melhor seu trabalho e adquirirem novas habilidades. O aumento da eficiência garante que as atividades serão entregues mais rapidamente e que os funcionários saberão executar diferentes ações, aprimorando o fluxo de tarefas institucional.

Tecnologia

As ferramentas mais usadas para otimizar gastos na hora de calcular os custos de funcionários são os softwares para gestão financeira. A automação de atividades contribui para que a rotina seja mais dinâmica, com mais decisões acertadas e processos totalmente digitais.

Quando a tecnologia automatiza os processos, os colaboradores deixam de perder tempo com atividades manuais, que são mais passíveis de falhas, para pensar em estratégias para o futuro da empresa. Cada gestor precisa pensar em maneiras de alcançar o ROI, tornando os colaboradores mais produtivos.

Uma das soluções mais simples é reduzir o turnover, investindo no potencial dos funcionários que já estão na empresa e garantindo que eles se qualifiquem cada vez mais e continuem na organização. Outras maneiras de economizar envolvem evitar as horas extras e os adicionais noturnos, manter a política de prevenção contra acidentes e minimizar desperdícios.

Os colaboradores são a peça-chave para o sucesso empresarial. Cuidar da experiência da jornada do funcionário é uma ação que faz a diferença na organização. Apesar dos custos envolvidos nos encargos da contratação, investir para promover motivação e aumentar o desempenho vale muito a pena.

Empresas que optam por economizar nos custos dos funcionários pensando a longo prazo ou evitam seu crescimento dentro da equipe acabam minando as expectativas de evolução e lucratividade da instituição.

Confira: Sistema de gestão na nuvem: como controlar despesas de T&E com tecnologia

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Quando os funcionários estão mais felizes, as coisas melhoram também para a empresa. De acordo com um estudo da Forrester, 68% das organizações dizem que a experiência do funcionário é um fator importante, que afeta sua capacidade de cumprir os objetivos de negócios e crescer no mercado competitivo. 

Em 2 anos, esse número crescerá para 79%. As empresas que criam experiências excepcionais para os funcionários obtêm resultados excelentes: produtividade 17% maior, lucratividade 21% maior e rotatividade 24% menor (Gallup State of the Global Workplace).

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