Como calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa: entenda aqui!

Um dos desafios constantes da gestão de despesas é calcular o combustível para viagem corporativa, assim como todos os gastos envolvidos nesse tipo de deslocamento. Isso se torna ainda mais difícil em períodos de aumento da inflação e altas variações dos preços. 

Diante disso, calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa é crucial para as organizações. Desse modo, é possível garantir todo o suporte aos seus colaboradores, assim como minimizar riscos de fraudes, otimizar a operação, reduzir custos e garantir uma robusta gestão financeira.

Para saber como calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa, confira este conteúdo com excelentes dicas para facilitar esse processo!

Confira dicas para calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa

Para calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa, é preciso adotar determinadas práticas. No geral, tudo parte de um bom planejamento de custos para direcionar os cálculos e as estratégias de economia.

A seguir, confira algumas dicas para estimar o quanto de combustível é gasto nesse tipo de viagem.

Entenda quantos quilômetros o carro percorre por litro de combustível

O primeiro passo é compreender as características do próprio carro utilizado na viagem. Muitas empresas disponibilizam aos seus colaboradores os veículos corporativos ou fazem a locação de um modelo conhecido, o que torna mais fácil o levantamento dessas informações, visto que os gestores já conhecem o carro e suas especificações.

No entanto, é comum também que os funcionários façam as viagens em veículos próprios, o que necessita de uma relação transparente entre os gestores e os viajantes para uma troca de dados efetiva.

Ao levantar essa informação, as organizações já conseguem estimar o consumo médio de combustível de cada viajante. Com isso, é possível facilitar o planejamento e o gerenciamento dos deslocamentos corporativos.

Defina a distância a ser percorrida

Em seguida, saiba qual será a distância percorrida pelo colaborador. Para isso, é possível usar aplicativos de rotas, como o Waze e o próprio Google Maps, que permitem estimar com exatidão a quilometragem entre um destino e outro.

Lembre-se de que todo esse cálculo deve ser feito com base no objetivo da viagem. Por exemplo, em muitos casos, o colaborador se desloca para participar de uma reunião comercial ou visitar um parceiro em específico.

No entanto, existem outras situações em que o funcionário precisa realizar vistorias ou visitas em diversos estabelecimentos, o que pode mudar a quilometragem a ser percorrida e, consequentemente, o valor gasto.

Saiba o valor médio do combustível naquela região

Outro ponto importante a ser considerado ao calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa é o valor médio desse produto na estrada ou região em que o colaborador estará.

Essa estimativa, ao ser combinada com as informações de distância e consumo de combustível por quilometragem, permite realizar uma análise mais detalhada sobre a viagem. Consequentemente, o cálculo dos custos envolvidos é otimizado, garantindo sustentabilidade e melhor controle de gastos por parte das empresas.

Considere as variáveis

Um erro muito comum dos gestores ao calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa é não levar em consideração as despesas variáveis comuns desse tipo de deslocamento, que são:

• alimentação;
• acomodação;
• pedágios;
• estacionamento.

Esses custos vão depender do tempo da viagem e da estadia do colaborador. Normalmente, um deslocamento entre cidades pode ser feito no mesmo dia, eliminando a necessidade de acomodação. No entanto, isso pode mudar em uma viagem entre estados.

Por essa razão, o planejamento da viagem e de todas as variáveis que estão incluídas no trajeto se torna fundamental para contabilizar e estimar o consumo de combustível no percurso.

Saiba como calcular o tipo de combustível mais vantajoso

O tipo de combustível que traz mais vantagens para o modelo do veículo utilizado também é um ponto a ser considerado no cálculo. Afinal, os preços e o rendimento de cada opção, como etanol ou gasolina, variam de acordo com a escolha realizada.

Sendo assim, a fim de fazer um bom cálculo de combustível para viagem corporativa, é fundamental esclarecer qual é a opção mais vantajosa em termos de custo-benefício. Desse modo, o abastecimento ocorre conforme o planejamento de gastos da empresa, e é possível obter economia e eficiência ao mesmo tempo.

Conte com a tecnologia

É praticamente impossível falar sobre como calcular combustível para viagem corporativa sem citar a importância da tecnologia. Com uma ferramenta adequada, a sua empresa consegue não somente estimar melhor o gerenciamento de gastos, mas também o controle de reembolsos, os recebimentos de comprovantes e a elaboração de relatórios.

A tecnologia oferece a possibilidade de utilizar diferentes softwares para as mais variadas finalidades, com calculadoras e funções inteligentes e específicas para as necessidades da empresa. Por essa razão, ter o apoio de ferramentas tecnológicas facilitará o cálculo de combustível para viagem corporativa, desde a etapa de estimação do consumo até a hora de considerar as demais variáveis que influenciam na gestão estratégica dos custos do percurso.

Conheça o SAP Concur Travel & Expense

A SAP Concur pode ajudar a sua empresa a calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa e a gerenciar todo o deslocamento dos funcionários, assim como os gastos envolvidos. Tudo isso pode ser feito por meio do SAP Concur Travel & Expense.

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas corporativas repleto de funcionalidades específicas para essa finalidade. Com isso, reúne as melhores ferramentas para ajudar o seu negócio na criação de rotas, facilitar o envio de comprovantes financeiros, tornar os reembolsos mais transparentes, garantir auditorias em todas as solicitações e simplificar a geração de relatórios.

Além disso, o SAP Concur Travel & Expense é intuitivo e responsivo. Desse modo, pode ser utilizado tanto em ambientes da web quanto em dispositivos móveis, o que facilita o cotidiano das operações em deslocamentos.

Como visto, calcular o combustível para viagem corporativa é um processo que envolve diversas variáveis. Por esse motivo, ter um maior controle sobre os fatores envolvidos no cálculo e contar com o apoio de ferramentas inteligentes são maneiras de simplificar as contas e chegar a resultados mais satisfatórios para o negócio.

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