O que é o cartão frota e quais as vantagens?

O cartão frota é uma versão mais específica de meios de pagamento tradicionais, como as transações por crédito e débito no ambiente corporativo. Ele é dedicado aos gastos com veículos, combustível e outras necessidades das empresas que precisam arcar com custos de deslocamento.

Neste artigo, será apresentado o conceito de cartão frota, as vantagens do seu uso, funcionalidades e os motivos que explicam por que ele é considerado uma solução estratégica para a gestão de veículos empresariais. Boa leitura!

O que é um cartão frota e como ele funciona?

Basicamente, é uma das ramificações de meios de pagamento, como cartões de crédito ou débito, já utilizados por empresas. Nesse caso, a opção de frota é utilizada para o pagamento das despesas relacionadas ao uso de veículos pelo negócio — como a gestão de carros e caminhões de uma companhia.

Assim, o cartão frota pode ser utilizado para realizar o abastecimento dos veículos, por exemplo, mas também para outras despesas relacionadas ao gerenciamento e uso dos carros. Isso inclui lavagens, pagamento de pedágios, gastos com manutenção, entre outros.

Um cartão frota também ajuda muito as empresas que utilizam as viagens corporativas para gerar novas oportunidades de negócio. Assim, ele pode ser usado para custear partes da jornada, como os gastos com hotéis, gasolina, estacionamentos e até alimentação, desde que os estabelecimentos aceitem esse meio de pagamento.

Algumas empresas que fornecem os cartões frota utilizam um sistema que permite aos colaboradores da contratante usarem para pagar o combustível em postos credenciados. Nesse caso, é registrada uma série de dados a cada abastecimento.

Com esse tipo de sistema, o gestor da empresa contratante consegue ter acesso a dados importantes para otimizar a sua gestão de despesas relacionadas aos veículos e às necessidades de abastecimento. Exemplo disso, é o controle da quilometragem rodada por carro e os litros consumidos nas jornadas.

Quais são os benefícios do cartão frota para empresas?

Entendido o conceito, chegou o momento de conferir as principais vantagens desse tipo de cartão.

Controle preciso dos gastos

Por ser uma modalidade exclusiva de cartão, utilizada apenas para custear os gastos relacionados ao deslocamento e à gestão de veículos, os gestores que o utilizam poderão controlar melhor as despesas.

Isso porque os gastos relacionados aos deslocamentos corporativos e ao uso de veículos podem ser bem elevados — basta pensar nos preços dos combustíveis no Brasil. Por isso, a possibilidade de mapear melhor esses custos é muito importante para a equipe que cuida das finanças do negócio.

Combate às fraudes na gestão de frotas

Outra vantagem significativa do cartão de frotas é a capacidade de reduzir o risco de fraudes. Afinal, cada transação feita com ele é devidamente monitorada e registrada.

Além de coibir o uso do cartão para outros fins, que não se enquadrem na política de uso da empresa, o controle desse instrumento evita compras não autorizadas e abusos por parte dos colaboradores.

Otimização da gestão diária

Outra vantagem significativa é a simplificação da gestão de frotas de veículos em relação a atividades como o custeio de combustível, manutenção e outros serviços relacionados. Isso elimina a necessidade de reembolsos em dinheiro.

Com todos os pagamentos relacionados ao transporte centralizados em um só cartão de frota, a gestão de despesas tende a ser bem mais organizada.

Economia de combustível

Se a gasolina, o etanol e o diesel já são considerados caros para o cidadão comum, o uso de combustível por uma empresa pode atingir patamares assustadores.

Isso porque o empreendimento provavelmente terá que abastecer mais de um veículo da sua própria frota — ou, no caso dos gastos com viagens corporativas, disponibilizar os créditos para vários colaboradores, que terão diversos custos durante as suas jornadas.

Nesse sentido, o uso do cartão frota gera relatórios com dados sobre o consumo de combustível. Esse instrumento é fundamental para que os gestores possam analisar as quantidades abastecidas, o número de ocorrência e os pontos pelos quais seus colaboradores passam, além da média geral de consumo por veículo.

Com esses dados em mãos, fica mais fácil mapear as opções mais econômicas e padronizar os resultados sob a forma de um manual de boas práticas. Esse é um documento que pode ser repassado aos colaboradores, para que eles assimilem a nova conduta e ajudem na economia geral dos gastos com o cartão frota.

Ampla cobertura

Conforme o serviço de cartão frota se populariza, fica mais fácil encontrar postos de gasolina e outros estabelecimentos que aceitam essa opção como pagamento.

Desse modo, as empresas contratantes correm menos riscos relacionados a imprevistos, que podem ocorrer quando os colaboradores não encontram locais para utilizar o cartão frota.

Quais são as desvantagens do cartão frota?

Embora esse tipo de recurso proporcione diversos benefícios, há uma possível desvantagem. Desde 2017, como mostra uma reportagem da revista Exame, há legislação que permite aos comerciantes cobrar uma taxa extra para pagamentos com cartão. Isso inclui, por exemplo, uma cobrança a mais no cartão de frota.

Felizmente, como mostra a reportagem citada, algumas empresas fornecedoras desse serviço já estão encontrando maneiras de evitar que os usuários de cartões frota tenham que pagar esse valor a mais. Um dos exemplos bem-sucedidos é a associação a bandeiras tradicionais de crédito, aumentando o alcance desse meio de pagamento.

Por que investir nas melhores soluções para o seu negócio?

O cartão frota é mais um exemplo de como uma inovação pode auxiliar na gestão financeira de uma empresa, independentemente do ramo em que ela atua. Esse meio de pagamento é útil para qualquer organização que queira simplificar os seus gastos com deslocamentos, gestão de veículos e viagens corporativas, por exemplo.

Uma boa ideia é complementar o uso de instrumentos como esse, com softwares integrados de gestão de desempenho. Há soluções nesse sentido, que ajudam a controlar os custos de viagens corporativas, de modo a registrar reembolsos, planejar rotas, monitorar o colaborador durante a sua jornada, entre outras funcionalidades.

Portanto, cabe aos gestores e profissionais de TI estarem sempre atentos às novidades e tendências do mercado, que possam otimizar as atividades e gerar economia para os cofres do empreendimento.

Como visto neste artigo, o cartão frota é um meio de pagamento especializado para empresas que lidam com gastos relacionados ao transporte, à manutenção e à gestão de veículos. A cobertura dessa nova solução tem aumentado, o que faz com que mais e mais estabelecimentos a aceitem.

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