Perdi nota fiscal: como recuperar e garantir o reembolso no SAP Concur?

“Perdi a nota fiscal, e agora?” Essa é uma preocupação comum entre pessoas que fazem viagens corporativas, e não é por acaso. Afinal, esse pode ser um problema crítico para o processo de reembolso de despesas, pois tende a atrasar ainda mais o pagamento.

O gestor, nesse caso, precisa agir rapidamente para contornar a situação, recuperar a documentação e evitar prejuízos. Para ajudar, mostramos neste artigo as principais formas de obter a segunda via da nota fiscal e como anexá-la no sistema SAP Concur. Confira!

Por que as notas fiscais são importantes para o reembolso de despesas?

As notas fiscais são documentos legais que ajudam a comprovar as despesas realizadas durante as viagens corporativas. Elas são uma espécie de evidência oficial para a prestação de contas, então evitam fraudes, superfaturamentos e outros problemas que podem comprometer a transparência nas contas da empresa.

Sem a nota fiscal, o reembolso pode ser negado ou até mesmo gerar questionamentos sobre aquele gasto. Para garantir a isonomia e a veracidade das despesas, essa exigência é fundamental para todos os profissionais em deslocamento.

Com esse documento, é possível conferir as datas, locais e valores, sendo possível fazer uma auditoria interna, se necessário. Assim, os gestores conseguem evitar fraudes e identificar inconsistências.

Por isso, se você atua na área de gestão de viagens corporativas, oriente os colaboradores viajantes a exigirem a nota fiscal de todos os gastos reembolsáveis: transporte, deslocamento, hospedagem, alimentação, entre outros.

Quais as formas de obter a segunda via da nota fiscal?

Ao perceber que perdeu uma nota fiscal ou que se esqueceu de solicitar, é importante ser rápido e proativo para resolver a questão. Quanto antes agir, menores as chances de a empresa ter perdido a informação da venda ou da prestação de serviço.

Confira a seguir as principais estratégias para recuperar esse documento.

Solicitar diretamente ao fornecedor

A forma mais comum de recuperar uma nota fiscal perdida é entrar em contato diretamente com o fornecedor do produto ou serviço e pedir uma segunda via. Geralmente, é fácil ele ter acesso a essa informação.

Ainda assim, é recomendado informar dados que ajudem essa pessoa a encontrar o documento, como data, valor e número do pedido. Essa solicitação pode ser feita tanto por telefone quanto por e-mail, de modo a agilizar a resposta.

Utilizar o Portal da Secretaria da Fazenda

Caso você queira uma medida mais proativa ou se o contato com a empresa prestadora do serviço for mais demorado, uma opção é utilizar o Portal da Secretaria da Fazenda do estado no qual a despesa foi gerada.

Muitas vezes, as notas fiscais eletrônicas (NF-e) ficam armazenadas nesses sistemas. Assim, tanto o profissional quanto o gestor podem fazer a consulta e emitir a segunda via diretamente.

Esse método pode ser mais interessante nos casos em que as transações geram notas fiscais eletrônicas, como é comum com hospedagem e transportes intermunicipais e interestaduais. A navegação nesses portais é simples e, geralmente, as Secretarias de Fazenda publicam tutoriais ensinando como fazer a busca no sistema.

Verificar o e-mail e os sistemas internos

Em muitos casos, é possível enviar as notas fiscais automaticamente para o e-mail da empresa ou do colaborador após a confirmação da compra ou da prestação de serviço. Nesse caso, uma busca detalhada na caixa de entrada pode solucionar a questão.

Caso não encontre, confira pastas de arquivos e spam, pois talvez a comunicação com o documento arquivado esteja em uma delas. Se não encontrar, alguns sistemas internos desses serviços permitem que você baixe a nota lá. Por exemplo, ao acessar sua conta no site do hotel, a nota fiscal pode estar disponível para download.

Como anexar a nota fiscal no SAP Concur?

Após recuperar a segunda via da nota fiscal, o próximo passo é anexá-la no sistema SAP Concur para garantir o reembolso das despesas. O sistema é intuitivo, permitindo que você anexe notas fiscais e outros documentos que comprovam despesas de maneira prática.

Isso pode ser feito até mesmo ao longo da viagem, com o celular corporativo ou qualquer outro dispositivo com acesso à internet. Basta acessar o aplicativo e anexar na aba de “despesas” a foto da nota fiscal (caso ela seja física) ou subir o arquivo do documento (caso ele seja eletrônico).

Se for necessário tirar uma foto, é indispensável que todas as informações principais estejam legíveis, como:

• nome da empresa;
• CNPJ;
• data;
• horário;
• local;
• valor da despesa.

O aplicativo conta com tecnologia OCR (leitura óptica de caracteres), que identifica esses dados e já lança automaticamente no sistema. Com isso, fica mais rápido fazer o cadastro das informações, o que também agiliza o reembolso das despesas.

Se o sistema não fizer o reconhecimento correto, há a possibilidade de inserir os dados manualmente, os quais o gestor vai comparar depois com a nota fiscal para conferir se eles batem.

O passo seguinte é cadastrar o tipo de despesa de acordo com as categorias presentes no sistema. Uma vez confirmada, ela será inserida no relatório de despesas, que terá o compilado de todos os gastos ao longo da viagem. O documento também considera quais as políticas a serem consideradas para cada um dos itens cadastrados.

O sistema pode notificar, ainda, se há algum dado irregular. Por exemplo, caso tenha subido o valor errado, ele apontará que há inconsistência e pedirá para corrigir. Assim, as correções podem ser feitas rapidamente.

No aplicativo, você pode acompanhar o total de despesas e se o pagamento já foi feito. Todas as funcionalidades são intuitivas, então é possível realizar todas as etapas com bastante praticidade.

Agora você já sabe o que fazer quando algum de seus colaboradores em deslocamento disser “perdi a nota fiscal, e agora?” Diante dessa situação, a proatividade faz toda a diferença para resolver o problema o quanto antes, agilizar o processo de reembolso e ter mais controle das despesas.

A checagem com a nota fiscal é uma política que ajuda a conferir informações acerca de gastos de viagem e a evitar desconfianças. Para saber mais sobre como auditar relatórios de despesas, baixe nosso e-book “Fechando as lacunas de conformidade” e otimize esse processo.