Saiba quais os 5 principais meios de pagamento em viagens corporativas

Estruturar um bom planejamento financeiro para uma viagem corporativa faz toda a diferença para a experiência do colaborador e organização da empresa. Nesse contexto, conhecer os diferentes meios de pagamento é um passo importante para escolher a melhor opção.

Além de ajudar a alcançar os objetivos com mais facilidade, os cuidados com a preparação da viagem corporativa providenciam um maior conforto para o colaborador. Desse modo, é possível voltar a atenção para as atividades profissionais e promover bons resultados para a empresa.

Pensando nisso, separamos 5 principais meios de pagamentos que podem ser utilizados pelas empresas e dicas importantes para saber o que considerar na hora da escolha. Confira!

Principais meios de pagamento em viagens corporativas

Existem diferentes maneiras de pagar as despesas comerciais e de vários outros tipos de uma viagem corporativa. O ideal é que a empresa arque com todos os gastos, no entanto, ainda assim, há um universo de possibilidades para transferir os valores para os profissionais.

Conhecer esses meios de pagamento ajuda a escolher o modelo mais adequado para o perfil de colaboradores da empresa e para os objetivos das viagens corporativas. Assim, o negócio garante que o profissional não terá nenhuma experiência desagradável caso surja um gasto além das despesas dedutíveis.

A seguir, confira 5 das principiais opções de pagamento que a sua empresa pode escolher para arcar com as despesas das viagens corporativas!

1. Cartão de crédito

O cartão de crédito corporativo é uma das soluções mais interessantes, principalmente quando não é possível prever os gastos essenciais com a viagem. Além disso, esse meio de pagamento permite acesso à fatura, com detalhes dos locais em que ocorreram as compras, horários e demais informações.

2. Cartão virtual

De forma semelhante ao crédito, o cartão virtual pode facilitar o controle financeiro e a segurança na hora das compras. Afinal, essas são versões digitais do cartão, que podem ser excluídas ou bloqueadas pelo titular da conta a qualquer momento, em caso de atividades suspeitas.

O cartão virtual pode ser utilizado para realizar compras pela internet e presenciais. Nesse caso, a empresa pode cadastrar o número do cartão em um aplicativo de carteira virtual no celular do colaborador. Dessa forma, é possível realizar o pagamento remoto, prático e seguro durante as viagens. 

3. Adiantamento

Outra sugestão é oferecer o adiantamento aos profissionais que vão realizar as viagens corporativas. Esse é um valor disponibilizado conforme o orçamento previsto para a atividade. Desse modo, a empresa faz o depósito do valor e o colaborador pode utilizá-lo da maneira que preferir, como na função débito, transferências ou dinheiro em nota.

4. Reembolso

Há também a possibilidade de pedir para que o profissional lide temporariamente com os gastos da viagem e, em seguida, ao retornar para a empresa, o reembolso seja feito. Nesse caso, é ainda mais importante guardar todos os comprovantes de transações realizadas ao longo da viagem corporativa para ter acesso ao retorno correto.

5. Faturamento

Outra das maneiras mais comuns de efetuar o pagamento das despesas de uma viagem corporativa é por meio do faturamento. Nesse caso, os profissionais podem utilizar os serviços dos fornecedores e empresas parceiras. Esses negócios, em seguida, enviam uma fatura para que a empresa pague.

No entanto, vale destacar que essa é uma opção muito mais complexa e que exige um alto nível de comunicação entre empresa, parceiros e colaboradores. Desse modo, essa pode não ser a solução mais viável para quem busca uma gestão corporativa mais prática.

Dicas para escolher a melhor alternativa

Diante das diferentes opções, é comum surgir a dúvida sobre qual é a melhor solução para a empresa. Antes de tomar a decisão, existem alguns fatores que precisam ser considerados. A seguir, confira dicas importantes para saber escolher o meio de pagamento em viagens corporativas mais adequado ao perfil da empresa!

Faça um planejamento financeiro para a viagem

O primeiro passo é fazer um planejamento eficiente. Com isso, é possível saber quanto será necessário desembolsar para essa atividade. Cuidar das finanças, desde o momento da preparação, vai ajudar a evitar gastos desnecessários e aproveitar, ao máximo, o orçamento disponível.

Além disso, com um planejamento, é possível identificar o tipo de pagamento que favorece as finanças. Por exemplo, o adiantamento não seria a melhor alternativa para viagens programadas em cima da hora e que não passaram por um bom processo de preparação.

Pense no destino da viagem

Considerar os recursos disponíveis no local da viagem também é um cuidado indispensável. Usar, predominantemente, o cartão virtual em destinos que não apresentam máquinas de cartão por aproximação, por exemplo, vai gerar um grande constrangimento para o profissional, além de um problema extra para resolver.

Considere os imprevistos

É importante também pensar que toda a viagem, por melhor planejada que seja, está passível de imprevistos. Ter uma reserva de emergência para lidar com esse problema também é importante.

Portanto, nunca deixe o colaborador viajar com um orçamento muito apertado ou com um meio de pagamento que não permite adicionar mais créditos em caso de imprevistos, como ocorre com o adiantamento. Nesse caso, o ideal seria oferecer um cartão de emergência para que o profissional não passe por apuros.

Ouça a opinião dos colaboradores

A melhor maneira de coletar informações e ideias para tomar uma decisão em uma empresa é ouvir os colaboradores. Os profissionais que fazem as viagens corporativas têm mais conhecimentos sobre o que precisam para uma atividade tranquila.

Sendo assim, fazer uma reunião com os profissionais que estão prestes a viajar, escutar os feedbacks e pedir sugestões é uma ótima ação para a empresa. Com isso, é possível identificar com mais facilidade a forma de pagamento que os colaboradores mais gostam de usar nas viagens.

Como visto, com uma diversidade de meios de pagamento, escolher a melhor opção é verdadeiramente um desafio. No entanto, fazer uma gestão financeira de despesas em viagens vai ajudar a tornar essa tarefa factível, promover uma boa experiência ao colaborador e a melhorar o planejamento de sua empresa. Para isso, é importante contar com uma solução especializada, como o software SAP Concur, que proporciona eficiência, agilidade e praticidade na gestão de viagens corporativas.

Quer saber como caprichar na gestão de viagens corporativas? Entre em contato conosco e tire as suas dúvidas agora mesmo!