Por que trocar planilha de despesas mensal por um sistema de controle?

Usar planilhas de despesas mensais na gestão de informações financeiras é parte da rotina de muitas empresas. Embora essas ferramentas facilitem o controle de dados e otimizem algumas atividades, nem sempre elas conseguem dar suporte para todas as necessidades da operação.

Qualquer organização, independentemente do porte, precisa adotar práticas e processos que garantam o controle da dados, informações, pagamentos e recebimentos. Com o avanço da tecnologia, o uso de modelos como a planilha de despesas mensal tem perdido espaço.

Neste artigo, a ideia é explorar o tema, principalmente em razão das diversas dúvidas que cercam o assunto. Afinal, sua empresa deve continuar usando essas planilhas? Quais os outros métodos de gestão que podem ser usados? Será que vale a pena uma empresa pequena investir em sistemas de controle? Continue a leitura e descubra!

O que é uma planilha de despesas mensal?

A planilha de despesas mensal é uma ferramenta usada para organizar e controlar as finanças de uma empresa. Ela funciona como uma espécie de diário no qual são registrados todos os gastos da organização durante determinado período.

Em geral, as planilhas de despesas são relevantes porque ajudam a organizar dados, controlar gastos e encontrar oportunidades de economia, assim como facilitam a criação do orçamento e a definição de metas e auxiliam na tomada de decisões.

Quais as informações de uma planilha de despesas mensal?

Uma planilha básica de despesas deve incluir informações como data, descrição do gasto, valor, categoria do gasto e forma de pagamentos. No caso de despesas de viagem corporativa, por exemplo, as informações de descrição precisam ser detalhadas. Além disso, é necessário incluir uma coluna específica de identificação do colaborador responsável pela despesa.

Por que esse método de controle não é a melhor opção?

Embora as planilhas sejam ferramentas úteis e práticas, nem sempre elas são a melhor opção, especialmente porque apresentam algumas limitações que podem comprometer a eficiência e a segurança dos dados.

A falta de integração com outros sistemas, a possibilidade de erros manuais, a dificuldade em compartilhar informações em tempo real e a ausência de recursos avançados de análise e relatórios são alguns dos desafios comuns enfrentados por quem usa planilhas para gerir despesas empresariais.

Além disso, à medida que os dados se tornam complexos e a empresa necessita de informações mais precisas, as planilhas podem ser tornar ineficientes, exigindo soluções mais completas, como os softwares de gestão.

Vale a pena trocar a planilha de despesas por um sistema de controle?

A decisão de substituir a planilha de despesas por um sistema de controle financeiro depende do contexto específico de cada empresa e suas necessidades. Em geral, a troca costuma ser uma opção interessante em razão dos diversos benefícios que pode proporcionar. Confira, a seguir, os principais!

Mobilidade

Uma das grandes vantagens de utilizar um sistema de controle financeiro em relação a uma planilha é a mobilidade. Com um sistema, você pode acessar seus dados financeiros de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que tenha acesso à internet.

Integração

Outro benefício é a integração. Afinal, com um software específico, a empresa consegue integrar ferramentas como sistema de gestão, softwares de contabilidade e até soluções bancárias. Essas integrações não são possíveis quando se usa uma planilha de despesa tradicional.

Segurança

A segurança dos dados é uma preocupação crescente nas empresas, especialmente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Nesse contexto, quando comparamos sistemas de controle financeiro com planilhas, a questão da segurança se torna um diferencial.

A maioria dos sistemas de controle financeiro utiliza criptografia para proteger seus dados, tornando-os ilegíveis para pessoas não autorizadas. Além disso, para acessar um sistema de controle financeiro, você geralmente precisa de uma senha.

Aumento da produtividade

Com a automatização de tarefas e a facilidade de acesso aos dados, a empresa que troca a planilha por sistemas de controle economiza tempo que pode ser utilizado em outras atividades. A tecnologia também ajuda no ganho de eficiência e na redução de erros humanos.

Na prática, os colaboradores ganham tempo para desempenhar outras atividades. Já a empresa ganha em produtividade e ainda reduz os custos de operação, o que gera maior lucratividade, inteligência de negócios e, consequentemente, competitividade de mercado.

Como escolher um sistema de controle de custos?

Se você está pensando em substituir as planilhas de despesas mensal por um sistema de controle de custos, precisa primeiramente avaliar as demandas do seu negócio.

Considere fatores como: tamanho da empresa, volume de transações e complexidade dos processos. Com esses dados levantados, identifique quais funcionalidades são essenciais para você, como integração com outros sistemas (ERP, contabilidade), geração de relatórios personalizados, controle de gastos por centro de custo e automatização de workflows.

O passo seguinte consiste em buscar soluções no mercado. Considere o custo-benefício, a facilidade de uso e o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Dê preferência para empesas que têm expertise em soluções para controle de orçamento e gestão.

Quais os diferenciais do SAP Concur Expense?

O SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores que garante a redução de até 8% dos custos corporativos de uma organização. A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos e melhor adequação por parte dos funcionários.

Além disso, um sistema de gestão de despesas corporativas como o SAP Concur Expense gera benefícios como:

• fortalecimento da política de reembolso;
• ganho de produtividade dos colaboradores;
• agilidade e eficiência na gestão de custos corporativos;
• acesso a indicadores em tempo real;
• relatórios com dados precisos.

Esse sistema oferece suporte para empresas de diferentes segmentos de mercado, atendendo pequenas, médias e grandes corporações. A tecnologia é uma aliada na gestão e pode fazer toda a diferença na qualidade dos processos, na segurança e na gestão operacional do seu negócio.

Como você viu, as planilhas podem ser boas ferramentas, mas não conseguem suprir todas as necessidades de uma empresa. Com o uso de sistemas específicos, sua empresa ganha em produtividade, segurança e garantia de conformidade legal.

Deseja trocar a planilha de despesas mensal por um sistema de gestão de despesas corporativas completo? Entre agora mesmo em contato e conte com o apoio da SAP Concur.