Como oferecer uma experiência personalizada em viagem corporativa?

Quando pensamos na vivência de um colaborador em viagens corporativas, gostaríamos que fosse algo positivo e sem estresses. No entanto, nem sempre é assim. Por isso, a tecnologia entra como uma das principais ferramentas para criar uma experiência personalizada, auxiliando para que todos cheguem aos seus destinos, prontos para cumprirem seus objetivos.

Foi pensando nisso que falaremos sobre um diferencial para quem viajará a trabalho: a experiência personalizada. Além disso, entenderemos por que ela é importante em viagens corporativas e como implementá-la efetivamente.

O que é experiência personalizada?

A experiência personalizada em viagens corporativas é a prática de adaptar os arranjos de viagens de negócios de acordo com as preferências e necessidades específicas dos funcionários e da empresa.

Em vez de seguir um modelo padrão, as viagens corporativas personalizadas consideram as preferências individuais dos viajantes, como escolha de companhias aéreas, hotéis preferidos, opções de transporte e horários de viagem.

Além disso, é possível incluir serviços adicionais, como assistência personalizada durante a viagem, reservas de restaurantes, atividades de lazer e acomodações especiais que atendam às preferências específicas dos viajantes corporativos.

Qual a importância da experiência personalizada em viagens?

Viajar é algo benéfico, é o que diz a pesquisa desenvolvida pela Harvard Business Review. Nesse estudo, realizado com 485 adultos nos Estados Unidos, foi observado que a participação em viagens estava correlacionada com um aumento na habilidade de direcionar a atenção e a energia.

O resultado foi uma melhor capacidade de funcionamento em diversas situações, bem como na expressão de sinais emocionais adequados, tanto verbais quanto não verbais.

Além disso, os benefícios persistiram mesmo após o retorno dos participantes às suas residências. A experiência de passar tempo em locais desconhecidos, como vilas, cidades ou países, pode aumentar a tolerância à ambiguidade e promover uma maior confiança na habilidade de enfrentar situações desafiadoras.

Por isso, podemos compreender que quando um colaborador viaja, ele adquire uma experiência necessária tanto para si mesmo quanto para a empresa. Nesse contexto, a viagem personalizada tem muito a acrescentar, pois faz com que esse momento seja mais respeitoso e seguro.

A importância da personalização da experiência em viagens corporativas reside na capacidade de proporcionar conforto, conveniência e satisfação aos colaboradores, o que contribui para a produtividade, o bem-estar e o engajamento. Além disso, uma experiência personalizada pode diferenciar a empresa como empregadora, aumentando a retenção de talentos e a imagem corporativa.

Como oferecer uma experiência personalizada em viagens corporativas?

Quer oferecer uma experiência sob medida para o colaborador? Então veja como!

Colete informações antes da viagem

Antes de qualquer viagem corporativa, é muito importante coletar informações detalhadas sobre as preferências e necessidades individuais de cada colaborador. Isso inclui aspectos como preferências alimentares, restrições dietéticas, necessidades especiais de saúde, preferências de assento em voos, de hospedagem e quaisquer outras considerações pessoais relevantes.

Escolha com cuidado o quarto de hotel

Ao selecionar os quartos de hotel para os colaboradores durante suas viagens corporativas, é importante considerar uma variedade de fatores. Por exemplo, a localização do hotel em relação aos locais de trabalho ou reuniões, as comodidades oferecidas pelo hotel, como Wi-Fi gratuito, academia e café da manhã, e quaisquer preferências individuais dos colaboradores. Podemos citar o tipo de cama, a vista do quarto e, principalmente, as necessidades de acessibilidade.

Ofereça apoio durante toda a viagem

Durante toda a viagem corporativa, garanta que os colaboradores tenham acesso a apoio e assistência contínuos, caso surjam problemas ou preocupações. Estamos falando de incluir a disponibilização de números de telefone de emergência ou linhas diretas de contato com a equipe de suporte da empresa, para que os funcionários possam obter ajuda imediata sempre que necessário.

Permita que o colaborador fale de suas preferências

Ouvir o colaborador é algo que não pode ser deixado de lado. Por isso, incentive os colaboradores a compartilhar suas preferências e feedbacks com a empresa. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação pós-viagem, em que os colaboradores fornecem comentários sobre o serviço personalizado, incluindo o que gostaram e o que acham que poderia ser melhorado.

Além disso, as empresas devem estar abertas a receber feedback direto dos colaboradores durante a viagem, para que possam fazer ajustes em tempo real para atender às necessidades individuais de cada profissional.

Mantenha uma comunicação proativa

Uma comunicação proativa envolve fornecer informações atualizadas sobre horários de voos, reservas de hotel, agendas de reuniões e quaisquer outras atividades planejadas. Dessa forma, a gestão ajuda os colaboradores a se sentirem mais informados e preparados durante sua viagem, reduzindo o estresse e a incerteza.

As empresas também devem estar disponíveis para responder a quaisquer perguntas ou preocupações dos colaboradores de forma rápida e eficiente, garantindo uma experiência de viagem tranquila e sem complicações.

Sugira passeios nas horas livres

O colaborador não ficará em uma viagem todo o tempo realizando trabalhos voltados para a empresa, inclusive essa situação diminui o rendimento, o desempenho e a capacidade criativa de uma pessoa.

Sendo assim, durante o tempo livre dos colaboradores em viagem, é uma boa ideia sugerir atividades de lazer e entretenimento que possam ser desfrutadas no destino. Você pode incluir recomendações de restaurantes locais, pontos turísticos populares, atividades ao ar livre e eventos culturais.

Qual a importância de orientar o colaborador?

Orientar o colaborador antes da viagem garante que ele esteja bem preparado e confiante para enfrentar os desafios que podem surgir durante o trajeto. Aqui estão algumas razões pelas quais a orientação adequada é crucial para uma experiência customizada:

• quando se fornece dados culturais, sociais e ambientais do local da viagem para o colaborador, auxilia-se em uma adaptação rápida ao ambiente, incluindo costumes locais e normas de comportamento;
• quando a gestão orienta sobre normas de segurança específicas do destino e das atividades planejadas, ela garante a proteção do colaborador, abordando procedimentos de emergência e precauções de saúde;
• ao informar sobre políticas da empresa relacionadas à viagem, como reembolso, despesas e comunicação, o colaborador se dispõe a cumprir com as diretrizes de forma eficiente;
• fornecendo informações precisas sobre horários de voos, reservas de hotel, transporte terrestre e agenda de atividades, contribui-se para uma organização adequada das atividades durante a viagem.

Como acompanhar o pós-viagem?

Após o retorno da viagem, é importante acompanhar o colaborador para garantir que suas necessidades foram atendidas e que quaisquer problemas ou preocupações sejam resolvidos de forma eficaz.

Por isso, você pode incluir reuniões de feedback, revisão de despesas e assistência com questões da pós-viagem, como reembolsos e relatórios de despesas — essas informações garantirão novas experiências sob medida.

Notou como oferecer uma experiência personalizada em viagens corporativas é essencial para promover o bem-estar, a satisfação e o engajamento dos colaboradores, além de diferenciar a empresa como empregadora de escolha?

Ao adotar uma abordagem proativa, uma experiência adaptada e centrada no colaborador, as organizações podem criar viagens que impulsionam o sucesso e o crescimento.

Se quer saber mais sobre o assunto, baixe este guia rápido sobre pequenas coisas que podem ter um grande impacto na experiência e retenção dos colaboradores!