Despesas corporativas e ROI: qual a relação?

Controlar a saúde financeira da sua empresa pode ser uma tarefa complexa, porém, é algo extremamente essencial para que sua organização possa se desenvolver de maneira saudável, sem enfrentar problemas e prejuízos financeiros.

Um dos principais pontos que devem ser analisados são as despesas corporativas. Com isso, é possível identificar o que está sendo gasto para a realização das atividades e dos processos da sua empresa e analisar se os gastos estão dentro do orçamento ou se é necessário a diminuição de gastos, além de identificar possíveis desperdícios e gargalos que podem ser otimizados.

Outro dado importante para o desenvolvimento de uma empresa é o ROI ou Retorno sobre investimento, essa métrica permite que você identifique quanto a sua empresa está obtendo de retorno de acordo com os investimentos que está fazendo.

Mas você sabe qual é a relação entre eles? Neste artigo, falaremos sobre tudo sobre esses dois dados importantes para a gestão de uma empresa, além de dicas de como fazer o controle das despesas corporativas de maneira eficiente.

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

O que são despesas corporativas?

Primeiro, vamos entender o que são as despesas corporativas. De maneira geral, as despesas corporativas são os gastos realizados pelos colaboradores enquanto estão a serviços de sua empresa.

Esses gastos podem ser desde material necessário para a execução de uma função no escritório até gastos com alimentação e hospedagem durante uma viagem para fechar um novo contrato com possíveis clientes.

As despesas corporativas foram incluídas na reforma trabalhista de 2017, onde as despesas corporativas não podem mais ser descontadas do salário do funcionário, ficando totalmente como responsabilidade da empresa.

Segundo o §2º do art. 457 da CLT, os valores pagos como ajuda de custo (despesas corporativas) e diárias para viagem não integram a remuneração do funcionário. Isso quer dizer que não incidirão encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS, férias, 13º salário, INSS, entre outras obrigações.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

O que é ROI?

Agora, vamos entender o que é o ROI, uma das siglas mais utilizadas no mundo do marketing digital e empreendedorismo. Essa sigla vem do inglês Return on Investment e, em português, é traduzida como retorno sobre o investimento.

Ou seja, é uma maneira das empresas calcularem quanto de retorno financeiro estão recebendo com um determinado investimento. Por exemplo, se a sua empresa quer fazer uma ação para atrair novos clientes e investe em uma estratégia de marketing digital. Após o final da ação, é possível identificar o quanto foi gasto para realizar essa campanha e o quanto ela trouxe de retorno para a empresa.

Com isso, é possível saber quando uma ação faz ou não sentido para a sua empresa. Quando você gasta mais dinheiro do que obtém de retorno, dependendo do objetivo do investimento, essa ação pode não fazer sentido e o investimento pode ser melhor aproveitado de outras formas.

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

Qual a relação entre ROI e despesas corporativas?

E qual a relação entre essas duas métricas? Como falamos, as despesas corporativas são uma forma de investimento. Quando seus colaboradores viajam para fechar um negócio, você está contando com um retorno financeiro dessa viagem. O mesmo acontece com outras despesas dentro da própria empresa.

Sendo assim, é possível utilizar as técnicas de cálculo de ROI para saber se esse investimento está mesmo dando retorno ou se você está gastando dinheiro que poderia ser melhor aproveitado em outras oportunidades.

Para calcular o ROI sobre as despesas corporativas é fácil, primeiro, é necessário obter os dados de receita bruta do negócio, da atividade ou da área.

Depois, desse valor deve ser subtraído os gastos e o resultado dividido pelos gastos, novamente. Por fim, o valor é multiplicado por cem. Teremos o seguinte cálculo:

ROI = [(receita bruta – custos gerais) / custos gerais ] x 100

O resultado do cálculo é equivalente ao retorno sobre o capital investido em porcentagem. Por isso, seu objetivo é facilitar a comparação do ROI com produtos e projetos de diferentes áreas.

Veja também: O que é ESG aplicada à realidade de pequenas e médias empresas?

Como fazer o controle das despesas corporativas de maneira eficiente

Agora que você já está familiarizado com a relação entre as despesas corporativas e o ROI, vamos entender como fazer o controle de maneira eficiente para que os seus resultados sejam otimizados.

Veja também: Passo a passo para se tornar uma empresa inteligente

Tenha uma política de gastos bem estruturados

A primeira coisa que você precisa colocar em prática para ter mais controle de despesas é definir uma política de gastos. Com ela, você consegue regularizar o valor que pode ser gasto com cada item ou tarefa.

Por exemplo, em uma viagem corporativa é possível definir o valor gasto com hospedagem, alimentação, transporte, etc. Dessa forma, fica claro para todos os funcionários o que eles podem e não podem fazer durante uma viagem corporativa.

Leia mais: Sustentabilidade nas organizações: o impacto nas gerações Y e Z

Defina métricas

Outro fator importante é a definição de métricas, afinal, é com elas que você conseguirá entender se os resultados que você quer alcançar estão próximos e se suas ações estão gerando resultados.

Com isso, é possível que os gestores tomem decisões estratégicas de acordo com os resultados obtidos, sempre garantindo o melhor serviço sem abrir mão do conforto dos colaboradores.

Saiba mais: Quais os principais pilares da ESG em viagens corporativas

Exija comprovantes

Não basta apenas criar uma política de gastos, é necessário realizar o controle de todos eles e uma etapa fundamental desse processo é conferir todos os comprovantes com tudo o que os colaboradores precisaram gastar nas despesas corporativas.

Assim, é possível evitar tentativas de fraudes, já que você irá conferir todas as informações com o valor que foi gasto pelo colaborador. Além disso, é possível identificar gastos desnecessários e utilizá-los como parâmetro para melhorar as políticas de despesas da empresa.

Conte com a tecnologia

Por fim, uma ótima dica é contar com a ajuda da tecnologia para realizar todo o processo de comparação de preços, reserva de passagens, hospedagem, etc. Dessa forma, você evita erros, garante que sempre irá encontrar os melhores preços e fornecedores, além de fazer tudo isso de maneira automatizada, diminuindo o tempo gasto e aumentando a produtividade da sua equipe.

Existem diversas ferramentas incríveis no mercado, como a SAP Concur Travel & Expense, que oferece todos esses recursos e muito mais!

Descubra outras plataformas da SAP Concur

Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “O novo destino das viagens corporativas”, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo e-mail: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!