Cinco desafios que o RH enfrenta em viagens corporativas (e como resolvê-los)

Os departamentos de recursos humanos (RH) desempenham um papel crucial nos programas de viagens corporativas: Eles são intermediários entre uma empresa e seus colaboradores e ajudam a garantir que ambas as partes se beneficiem de viagens de negócios, em parceria com um gerente de viagens interno ou uma empresa de gestão de viagens (travel management company, TMC) externa.  

O RH é fundamental para melhorar a experiência geral de viagem, alinhando políticas com as necessidades dos colaboradores e metas organizacionais com base em feedback anedótico e percepções baseadas em dados. Os profissionais de RH podem ajudar a identificar tendências, avaliar a conformidade e tomar decisões informadas que melhoram as políticas ao longo do tempo.  

No entanto, ser o intermediário pode trazer atrito. Há vários desafios centrados em viagens que os profissionais de RH podem enfrentar. Por exemplo, pode ser difícil garantir que os colaboradores estejam mantendo a conformidade, principalmente à medida que as responsabilidades de RH continuam a aumentar em escopo.  

Outro desafio, à medida que o RH chega ao topo das prioridades da diretoria, é equilibrar a experiência do colaborador com o corte de custos. A Pesquisa global de viagens de negócios da SAP Concur deste ano descobriu que, embora 35% dos gerentes de viagens globais digam que sua empresa está mais focada em atender às necessidades dos colaboradores de opções de viagens flexíveis, outros 32% dizem que sua empresa está focada em reduzir os custos de viagens de negócios. Muitos departamentos de RH, mesmo quando apoiados por um gerente de viagens ou uma TMC, se veem navegando por esses interesses concorrentes. 

Na SAP Concur, descobrimos que há alguns desafios enfrentados pelos profissionais de RH em viagens corporativas e, felizmente, há soluções para tudo. 

1. Clareza e conformidade com a política 

• Desafio: os colaboradores podem não entender totalmente as políticas de viagens corporativas, levando a problemas de conformidade e aumento dos custos para as empresas. Em uma pesquisa anterior com gerentes financeiros, 58% disseram acreditar que despesas não conformes são resultado de políticas incertas. 
• Solução: fazer parceria com um gerente de viagens ou uma TMC para desenvolver políticas de viagens claras que considerem cenários comuns que os viajantes a negócios podem encontrar em suas viagens. Desenvolver programas de treinamento para educar os colaboradores sobre políticas e usar formatos fáceis de ler, como infográficos ou vídeos, para ajudar a familiarizar os colaboradores com as expectativas da empresa. 

2. Gestão de custos 

• Desafio: controlar os custos e, ao mesmo tempo, garantir que os colaboradores tenham uma experiência positiva pode ser difícil. No ano passado, os colaboradores viram cortes nos benefícios e solicitações focadas no conforto para reduzir os custos. Esses cortes incluíram passar a noite para evitar um longo dia de viagem, pagar mais para obter um voo sem escala ou rota direta, usar a classe executiva ou premium ou usar opções como táxis ou aplicativos de transporte compartilhado em vez de transporte público. 
• Solução: procurar compensações inteligentes com as quais os colaboradores estejam de acordo. Começar identificando as políticas que têm mais valor para os colaboradores e ouvir o feedback deles antes de fazer ajustes conscientes dos custos. Por exemplo, talvez haja um meio-termo entre uma grande ajuda de custo para refeições e um orçamento mais apertado para transporte compartilhado.  

3. Preocupações de saúde e segurança 

• Desafio: garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores pode ser complexo. De fato, as preocupações de segurança são o maior motivo pelo qual os viajantes a negócios recusariam uma viagem de negócios, principalmente devido a: 
  • Preocupações de segurança sobre o destino da viagem (44%). 
  • Preocupações políticas ou sociais sobre o destino da viagem (35%). 
  • Preocupações de segurança sobre o modo de transporte necessário (33%). 
• Solução: trabalhar com seu gerente de viagens ou TMC para se manter informado sobre recomendações de viagens e diretrizes de saúde. Garantir que os colaboradores estejam reservando viagens por meio de canais aprovados e que a empresa use tecnologia, como o Concur TripLink, para monitorar reservas que estão sendo feitas diretamente com os fornecedores. Usar um serviço especializado no dever de diligência. Na SAP Concur, trabalhamos com parceiros de dever de diligência, como a International SOS e o Anvil Group, para monitorar a localização dos colaboradores e nos comunicar em um instante. 

4. Satisfação e experiência do colaborador 

• Desafio: as viagens podem ser estressantes e experiências negativas podem afetar o moral, a produtividade e a retenção dos colaboradores. Isso é especialmente verdadeiro se os colaboradores sentirem que não têm oportunidades iguais para viagens de negócios. Cerca de dois em cada três viajantes a negócios globais sentem que não tiveram a mesma oportunidade de fazer viagens de negócios em comparação com seus colegas, e atribuem isso ao seu nível de senioridade, idade ou status como cuidador ou mãe/pai, entre outros atributos. 
• Solução: criar uma política clara e transparente descrevendo como as oportunidades de viagens de negócios são atribuídas. Incluir critérios que se concentrem nas necessidades de negócios e, ao mesmo tempo, considere as preferências e circunstâncias pessoais dos colaboradores. Garantir que a política declare explicitamente que todos os colaboradores, independentemente da senioridade ou das circunstâncias pessoais, têm a mesma oportunidade de serem considerados para viagens. Fornecer treinamento aos gerentes para garantir que estejam cientes e tenham clareza sobre a política.  

5. Integração tecnológica 

• Desafio: acompanhar as tecnologias de viagem em rápida evolução e garantir a integração com os sistemas existentes pode ser um desafio para os colaboradores, principalmente neste período de inovação rápida com IA generativa. 
• Solução: investir em um software de gestão de viagens fácil de usar que se integra bem aos sistemas de RH e contabilidade. A nova experiência de reserva no Concur Travel apresenta uma experiência de usuário de nível do consumidor, com um processo simplificado de reserva e check-out. Ela oferece uma experiência moderna e intuitiva que é adaptável para web e dispositivos móveis e personalizada para o viajante. Além disso, considere trabalhar com a TI, bem como com um gerente de viagens ou uma TMC, para criar materiais de treinamento para os colaboradores quando novos recursos forem introduzidos ou novas ferramentas forem implementadas. 

Ao abordar esses desafios proativamente, o RH pode fazer parcerias mais eficazes com outras partes interessadas da empresa para melhorar a experiência de viagens corporativas, manter a conformidade e, em última análise, apoiar as metas da empresa e a satisfação dos colaboradores.