5 erros para calcular custo de viagem corporativa

Planejar viagens corporativas é uma tarefa importante para controlar os gastos e otimizar os recursos da empresa. No entanto, calcular o custo de viagem de modo eficiente ainda é um desafio para muitas organizações. Um processo bem estruturado ajuda os colaboradores a preencher as informações corretamente e garante que as despesas estejam conforme as expectativas financeiras da empresa.

Neste artigo, vamos explorar a importância de calcular o custo de viagem, seus principais componentes, como realizar esse cálculo, os erros mais comuns e as dicas para um planejamento eficaz. Boa leitura!

Importância de calcular o custo de viagem

Calcular o custo de viagem é uma prática que deve estar presente em empresas que desejam manter a saúde financeira e melhorar a experiência dos colaboradores em viagens corporativas. Isso evita surpresas desagradáveis no retorno, como custos não previstos ou relatórios financeiros imprecisos.

Além disso, um cálculo detalhado possibilita:

• previsibilidade de custos: ajuda a estimar o orçamento necessário;
• conformidade com políticas internas: facilita o cumprimento das diretrizes estabelecidas pela empresa;
• redução de erros: minimiza discrepâncias nas prestações de contas.

Com um planejamento sólido, as viagens corporativas deixam de representar uma despesa significativa para se tornar investimentos estratégicos.

Componentes do custo de viagem corporativa

A fim de simplificar o processo de preenchimento e evitar falhas, é fundamental conhecer os principais componentes que integram o custo de viagem, conforme comentamos a seguir.

Transporte

Geralmente, o transporte é o maior custo de uma viagem corporativa. Aqui estão incluídos:

• as passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias;
• o aluguel de carros ou o transporte por aplicativo;
• o combustível e os pedágios, no caso de uso de veículos próprios.

Aqui, uma dica é pesquisar opções econômicas, como passagens com antecedência ou tarifas corporativas negociadas.

Hospedagem

A escolha do local de hospedagem pode impactar significativamente o custo total de uma viagem. Por isso, você deve considerar:

• tarifas de hotéis;
• taxas de estacionamento;
• serviços adicionais, como lavanderia e Wi-Fi.

É interessante concentrar as reservas em uma única plataforma para garantir preços competitivos e maior controle.

Alimentação

As despesas com alimentação englobam:

• refeições diárias;
• lanches ou gastos com alimentação emergencial.

Para otimizar as despesas com alimentação, recomenda-se definir limites diários claros para as refeições e comunicar previamente aos colaboradores a importância de manter os comprovantes para a prestação de contas.

Comunicação

Em viagens corporativas, é importante prever também os gastos com comunicação, tais como:

• pacotes de dados para celular;
• ligações internacionais;
• serviços de videoconferência.

Nesse cenário, verifique planos de roaming e priorize o uso de Wi-Fi sempre que for possível.

Cálculo dos custos de viagem

Na hora de calcular o custo total da viagem corporativa, siga estas etapas:

• liste todos os componentes: inclua transporte, hospedagem, alimentação, comunicação e possíveis despesas adicionais, como taxas de inscrição em eventos;
• use ferramentas de gestão: plataformas de gerenciamento de viagens automatizam os cálculos e garantem maior precisão;
• considere imprevistos: adicione uma reserva de emergência ao orçamento;
• revise o planejamento: certifique-se de que todos os gastos estejam alinhados às políticas internas da empresa.

Exemplo aplicado

Se um colaborador viajar para um evento em outra cidade, com estadia de três dias, o cálculo poderá ser feito da seguinte maneira:

• transporte: R$ 1.000 (passagem aérea de ida e volta);
• hospedagem: R$ 1.200 (R$ 400/dia);
• alimentação: R$ 300 (R$ 100/dia);
• comunicação: R$ 50 (pacote de dados);
• reserva emergencial: R$ 200.

Custo total: R$ 2.750.

Erros ao calcular o custo de viagem

Mesmo com um planejamento inicial bem estruturado, alguns erros ao calcular o custo de viagem corporativa podem comprometer o orçamento e gerar falhas na prestação de contas.

Esses deslizes, além de afetarem a gestão financeira da empresa, podem impactar negativamente a experiência dos colaboradores durante a viagem.

A seguir, detalhamos os erros mais comuns e apresentamos algumas dicas para evitá-los.

1. Omitir despesas adicionais

Um dos erros mais frequentes é subestimar ou esquecer despesas adicionais que, embora pareçam pequenas, podem se acumular e causar inconsistências no orçamento final.

Alguns exemplos de despesas omitidas são:

• taxas de bagagens despachadas em voos;
• estacionamentos em aeroportos, hotéis ou locais de reuniões;
• transporte local, como táxis, aplicativos de carona ou transporte público;
• gorjetas, especialmente em viagens internacionais;
• taxas de turismo ou impostos locais, comuns em hospedagens.

Quando esses custos não são previstos, o orçamento inicial pode ser superado, gerando surpresas indesejadas no fechamento da viagem. Confira possíveis soluções para esse problema:

• faça um levantamento detalhado de todos os gastos possíveis antes da viagem;
• utilize checklists ou ferramentas de planejamento que ajudem a mapear despesas adicionais específicas para cada destino;
• crie categorias de custos no orçamento, a fim de evitar esquecimentos.

2. Não ter um planejamento

A ausência de planejamento adequado é um dos maiores vilões do controle de custos. Reservas feitas de última hora costumam ter tarifas significativamente mais altas, tanto para transporte quanto para hospedagem.

Veja alguns exemplos de problemas relacionados à falta de planejamento:

• passagens aéreas compradas na véspera, com preços elevados;
• falta de opções de hospedagem acessíveis, forçando a escolha de alternativas mais caras;
• perda de benefícios corporativos, como tarifas especiais ou upgrades.

A imprevisibilidade gera gastos extras e pode impactar negativamente a vivência do colaborador, que pode acabar se hospedando em locais inadequados. Algumas alternativas para esse problema são:

• estabeleça prazos mínimos para o planejamento e a aprovação de viagens;
• use ferramentas de gestão de viagens corporativas para centralizar reservas e buscar as melhores tarifas disponíveis;
• incentive os colaboradores a planejar, a fim de aproveitar descontos ou promoções.

3. Ignorar políticas internas

Mais um erro recorrente é desconsiderar as políticas internas de viagens, o que leva a despesas fora dos limites permitidos pela organização. Isso pode incluir escolhas de transporte, hospedagem ou alimentação que não se alinham com o estabelecido anteriormente.

Confira exemplos de violações dessas políticas:

• escolher hotéis acima da categoria permitida;
• ter gastos excessivos em refeições ou entretenimento;
• contratar serviços não autorizados, como upgrades de classe em passagens aéreas.

Despesas fora da política podem resultar em recusas de reembolso, conflitos entre colaboradores e gestores e até mesmo prejuízos financeiros. Veja possíveis soluções:

• disponibilize um guia claro e acessível sobre as políticas internas de viagens corporativas;
• adote sistemas de aprovação prévia que garantam o cumprimento das diretrizes;
• ofereça treinamentos periódicos para esclarecer dúvidas sobre as regras.

4. Não registrar os gastos em tempo real

Muitos colaboradores acabam não registrando suas despesas no momento em que elas acontecem, o que gera problemas na prestação de contas. Esse hábito dificulta o controle financeiro e pode levar a erros ou imprecisões.

Acompanhe alguns exemplos de problemas que podem ser gerados nesse cenário:

• esquecimento de pequenas despesas, como transporte local ou lanches;
• perda de comprovantes fiscais necessários para reembolsos;
• retrabalho para reconstruir o histórico de gastos após o retorno da viagem.

Relatórios financeiros incompletos ou imprecisos prejudicam o fechamento contábil e podem comprometer a transparência. Veja algumas dicas para evitar esse problema:

• forneça aplicativos ou sistemas que permitam o registro de gastos em tempo real;
• incentive o uso de soluções digitais que capturem e armazenem recibos automaticamente;
• estabeleça lembretes diários para os colaboradores registrarem suas despesas.

5. Não preparar uma reserva para as emergências

Viajar envolve diversos riscos e imprevistos, como atrasos, cancelamentos de voos, problemas de saúde ou emergências logísticas. Ignorar a necessidade de uma reserva financeira para lidar com essas situações pode gerar dificuldades ao colaborador e à empresa.

Confira alguns exemplos de emergências comuns:

• troca de voos devido a cancelamentos ou mudanças na agenda;
• necessidade de transporte adicional em um local desconhecido;
• gastos médicos em viagens nacionais e internacionais.

Sem uma reserva de emergência, a empresa ou o colaborador pode enfrentar custos elevados de última hora, comprometendo o planejamento financeiro. Veja alternativas para solucionar esse problema:

• inclua uma margem de segurança de 10% a 15% no orçamento de cada viagem;
• esclareça quais tipos de despesas emergenciais são reembolsáveis.
• oriente os colaboradores sobre como reportar e justificar esses gastos.

Dicas para um planejamento de viagem eficiente

Abaixo, confira algumas dicas para criar um planejamento de viagens corporativas que realmente funcione:

• estabeleça processos claros: documente como as viagens devem ser planejadas, aprovadas e relatadas;
• use tecnologia a seu favor: afinal, as ferramentas de gestão de viagens corporativas ajudam a organizar e monitorar os custos;
• negocie parcerias: crie contratos com hotéis, companhias aéreas e locadoras para tarifas especiais;
• tenha um guia de despesas: detalhe os limites de gasto por categoria, a fim de simplificar o preenchimento pelos colaboradores;
• revise relatórios regularmente: identifique tendências e pontos de melhoria para otimizar futuras viagens.

Como vimos, planejar e calcular o custo de viagem não precisa ser complicado. Com atenção aos detalhes, o uso de tecnologia e o treinamento dos colaboradores, é possível otimizar esse processo, reduzindo erros e melhorando o controle financeiro. Portanto, se sua empresa deseja aprimorar a gestão de viagens corporativas, agora é o momento de implementar essas dicas e evitar os erros listados. Com isso, cada experiência se tornará não apenas mais eficiente, mas também mais estratégica.

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