Aprenda como planejar o itinerário de viagens de negócios

O itinerário de viagens de negócios é o roteiro de todas as atividades, locais e pontos de parada da jornada de um ou mais colaboradores. Com um planejamento bem feito, será bem mais fácil manter o foco e extrair os melhores resultados possíveis das visitas realizadas.

Planejar viagens de última hora é arriscado, uma vez que não há a garantia de que a empresa conseguirá hospedagens e passagens, mas também oneroso. Isso porque bilhetes costumam ficar mais caros perto da data que se escolhe para viajar. Além disso, há questões de logística e segurança.

Neste post, vamos explicar o que é um itinerário de viagens corporativas e como fazer um bom planejamento, mostrando o papel da tecnologia nesse processo. Confira!

O que é um itinerário de viagens corporativas?

Uma viagem corporativa é o deslocamento realizado por um ou mais colaboradores da empresa, para desempenhar atividades relacionadas aos objetivos do negócio. Nesse sentido, o itinerário é a definição de todos os lugares pelos quais os viajantes passarão, assim como questões logísticas.

Uma viagem pode ser feita com diversos objetivos em mente, como amostragem e vendas de produtos e serviços, negociação com os fornecedores, fortalecimento de networking. Independentemente do motivo, o itinerário deve estar alinhado às metas do negócio.

Esse planejamento é muito importante para que os colaboradores não se confundam em relação a horários, locais e prioridades. Assim, definir o itinerário é uma forma que os gestores encontram para esquematizar todo o roteiro de uma viagem corporativa.

Como planejar esse itinerário de viagens de negócios?

Agora, mostraremos todas as etapas para um bom planejamento de itinerário.

Defina uma política de viagens

As viagens e despesas corporativas da empresa devem ser enquadradas em uma política com regras bem definidas. Nesse documento, é importante definir questões como a antecipação, o reembolso e até mesmo as pessoas autorizadas para receber esses valores e registrar essas ocorrências.

Também é importante definir critérios para o itinerário. A empresa pode, por exemplo, só liberar o adiantamento de despesas caso todos os critérios estabelecidos para que o passageiro viaje sejam cumpridos.

Uma política de viagens bem estruturada e transparente ajudará o colaborador não somente no itinerário, mas também em outras questões, como as regras para a compra de passagens, aluguel de carro, valores de alimentação, aprovação da liderança, entre outros fatores.

Assim, ao definir regras específicas para o itinerário em seus documentos oficiais, a empresa garante um gerenciamento mais rígido de todos os aspectos das viagens, como o controle financeiro.

É preciso lembrar que erros no itinerário, como mudança forçada de hospedagem ou transporte, geram gastos extras — que podem ser coibidos com um bom planejamento.

Agende as reuniões antecipadamente

Os gestores e os responsáveis pelo planejamento das viagens devem tomar cuidado para não acabarem gastando todo o tempo em questões financeiras e esquecer o essencial: confirmar os compromissos as quais o colaborador deve ir. Esse é um aspecto fundamental para garantir a produtividade.

Desse modo, os líderes garantem que esses encontros e reuniões vão, de fato, ocorrer. Além disso, é preciso avaliar se há mesmo a necessidade de enviar mais de uma pessoa, com a possibilidade de que ela participe de maneira on-line.

Confirmar os compromissos também é importante para elaborar uma agenda mais organizada para os dias de viagem. É possível até mesmo incluir alguns momentos de lazer para os colaboradores, como uma espécie de bônus.

Escolha as atividades a serem feitas

Depois que os compromissos foram confirmados e a empresa avaliou quem ela enviará para a viagem, organizar um itinerário detalhado é o próximo passo.

Para planejar a rota e as atividades a serem feitas, é preciso considerar os objetivos da empresa, as expectativas em relação aos resultados que ela quer obter, os compromissos dos viajantes e o tempo disponível.

Assim, organizar uma agenda com o que deve ser feito em cada dia da jornada é uma maneira de facilitar a vida do colaborador e reforçar o foco

Atente-se para as informações do voo ou ônibus

Como o colaborador se deslocará de um ponto a outro durante a viagem corporativa? Suponhamos que esteja decidido que ele chegará à outra cidade de avião. Contudo, como ele vai se locomover do aeroporto para a hospedagem? Táxi? Uber? Carro alugado?

Todos esses aspectos devem ser bem planejados. Desse modo, será possível economizar dinheiro, garantir que o colaborador esteja nos locais certos e no horário adequado, assim como aumentar a segurança desse funcionário.

Caso o colaborador não tenha critérios bem definidos de itinerário, ele pode acabar parando em um ponto perigoso da cidade, sem assistência da empresa. Nesse sentido, um bom planejamento também influencia no bem-estar das pessoas que representam a empresa.

Por isso, é muito importante fazer o levantamento dos meios de transporte que serão utilizados durante a viagem corporativa. É preciso escolher entre as diversas possibilidades de mobilidade, avaliar o tempo de deslocamento de um local para outro e mensurar os valores gastos.

Busque informações a respeito da acomodação

Assim como as passagens, a hospedagem é uma grande fonte de custos quando estamos falando de viagens corporativas. Além disso, a escolha da acomodação deve ser feita de modo que facilite o deslocamento do funcionário para os destinos que ele precise visitar.

É muito importante realizar a escolha da hospedagem com cuidado e antecedência. Escolher tudo de última hora é mais caro e a empresa ainda corre o risco de nem mesmo encontrar lugares que hospedem o colaborador, o que pode ocorrer numa convenção concorrida, por exemplo.

Além disso, ao reservar com antecedência, a empresa obtém diversas vantagens, como descontos para grupos, caso a intenção seja enviar mais de um colaborador.

Tão importante quanto o aspecto financeiro é buscar informações a respeito da acomodação. Verifique se ela tem boas notas em aplicativos de hospedagem, se tem avaliações públicas nas redes sociais e no Google, estude a sua reputação no mercado.

Utilize uma ferramenta de gestão

Felizmente, hoje é possível contar com uma solução digital centralizada que ajuda no planejamento de itinerário, como a reserva de viagens, o controle dos gastos e outras funcionalidades para que os funcionários viagem com segurança.

Exemplo disso, é o software SAP Concur. Com ele, a sua empresa pode colocar em prática todos os pontos que consideramos aqui. Assim, será possível:

• consolidar os detalhes de viagens em um único itinerário;
• visualizar os dados e detalhes de viagens em uma solução centralizada;
• capturar e processar os gastos de viagens, de maneira automática;
• ajustar as políticas de viagens com base nos objetivos e necessidades do negócio;
• entre outras funcionalidades, que você pode conferir aqui.

Como vimos no artigo, o itinerário de viagens é uma parte muito importante do planejamento. Será por meio dele que as atividades serão definidas, os compromissos serão mapeados, os meios de transporte serão identificados, entre muitas outras questões.

Para que nenhum ponto importante fique de fora na hora de planejar o seu itinerário de viagens, nada melhor do que contar com a tecnologia. Com todas as informações registradas e relatórios precisos, será bem mais fácil melhorar a experiência do colaborador, garantir o seu bem-estar e segurança, além de ter certeza de realizar uma boa gestão nesse sentido.

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