Como fazer a análise de KPIs para ter sucesso na gestão de despesas

O termo KPIs tem ganhado cada vez mais espaço no mundo corporativo. Nesse cenário, a análise de KPIs se mostra uma habilidade muito requisitada para os profissionais, principalmente para os envolvidos na gestão de despesas.

Antes de entender efetivamente como a análise de KPIs ajuda a gerir melhor os gastos de um empreendimento, é preciso aprender o que eles significam e como podem ser implementados. Neste artigo, você verá a importância dessa tarefa para uma gestão mais eficiente, produtiva, estratégica e inteligente para a empresa.

Inclusive, por meio dos diferentes tipos de KPIs, é possível não só mensurar os indicadores relacionados à gestão de despesas, como também tomar decisões importantes sobre o negócio, guiadas por dados reais, sólidos, confiáveis e consolidados.

O que são KPIs?

KPI vem da sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou seja, indicador-chave de performance. Eles têm a função de medir o desempenho e os resultados da organização com o olhar voltado para cada meta traçada inicialmente.

Essas ferramentas podem ser aplicadas em todos os setores e departamentos de uma organização, desde RH, marketing, vendas, manutenção, TI, produção, atendimento ao cliente e help desk até o administrativo e o financeiro.

Então, quando falamos da análise de KPIs no cenário da gestão de despesas corporativas, é possível aplicar tais indicadores para monitorar os gastos para trazer maior visibilidade financeira para a administração.

Qual a diferença entre KPIs qualitativos e quantitativos?

Para fazer a análise de indicadores de maneira correta, também é importante saber que existem os qualitativos e os quantitativos. Esses últimos medem números e dados concretos, como faturamento, número de vendas ou taxa de conversão. Eles são excelentes para acompanhar metas objetivas.

Por outro lado, os KPIs qualitativos avaliam aspectos subjetivos, como satisfação do cliente, engajamento da equipe ou percepção de marca, que podem ser mensurados por meio de pesquisas ou feedbacks.

Ao combinar os dois tipos nas avaliações da empresa, fica mais fácil entender o que está acontecendo e os motivos por trás dos resultados, o que ajuda a encontrar pontos de melhoria e a tomar decisões que potencializem o crescimento do negócio.

Qual a diferença entre KPI e métrica?

O bom KPI é aquele que mede efetivamente o que a empresa busca para auxiliar os gestores a tomarem melhores decisões. Vale ressaltar que KPI e métrica são conceitos distintos. A métrica pode até ser um KPI, mas há diferenças.

Um indicador-chave de performance precisa estar relacionado aos objetivos de negócio, trazer valor e agregar informações úteis para a companhia. Já a métrica tem o indicador que embasa o KPI. Em outras palavras, as métricas trazem os dados sobre o negócio e os KPIs resultam de alguma ação baseada nas métricas.

Como escolher e fazer uma boa análise de KPIs?

A premissa básica é que o KPI precisa ser objetivo e indicar um caminho para apoiar o gestor na hora da tomada de decisão. Para isso, há cinco características para a definição desses indicadores:

• disponibilidade — o KPI precisa estar disponível para ser mensurado e analisado;
• negócio — o KPI deve mostrar se a estratégia está sendo bem realizada para alcançar o objetivo principal da empresa;
• relevância — para uma análise de KPIs efetiva, é preciso que os indicadores sejam concretos para o negócio, e não apenas números de vaidade;
• escolhas — é necessário que os KPIs ajudem a direção da empresa a tomar as melhores decisões com base nos dados gerados;
• periodicidade — os indicadores-chave devem ser mensurados constantemente para que a análise de KPIs não seja prejudicada.

Quais as principais categorias de KPIs?

Há vários KPIs que podem ser usados para melhorar as estratégias da empresa, e eles são divididos conforme as categorias destacadas a seguir:

• primários — focados no lucro e analisados por tomadores de decisão, como receita total, margem bruta e lucratividade;
• secundários — avaliados por gerentes e supervisores, focam a estratégia e os resultados, como custo de aquisição de clientes (CAC) e retorno sobre investimento (ROI);
• práticos — gerenciados pelas equipes no dia a dia, com foco em áreas específicas (comercial, marketing, RH etc.).

Esses indicadores podem ajudar na identificação de gargalos, desperdícios e problemas operacionais ou financeiros. Além disso, ajudam a visualizar oportunidades de melhoria e otimização.

Para empresas que trabalham com viagens corporativas, ainda vale acompanhar números relacionados com pedágios, estacionamentos, táxis, refeições e outros. Isso permite maior controle e simplifica o acompanhamento das despesas dos colaboradores.

Como fazer a análise de KPIs na gestão de despesas?

Para realizar a avaliação de KPIs, é válido adotar uma série de ações que vão melhorar a visualização dos dados e a tomada de decisões. Quer saber quais são? Então, confira a seguir.

Despesas fora da política

Com um controle preciso sobre o quanto está sendo gasto, a gestão sabe quando há violação de políticas, como custos extrapolados e estouro de orçamento. Aliás, políticas como valor máximo de reembolso de combustível por dia são bastante comuns. No entanto, nem sempre as organizações se voltam para analisar e identificar o quanto se está extrapolando.

A partir do acompanhamento desse indicador, poderão ser levantadas as áreas ou os profissionais que mais furam a política e o impacto que isso traz para as finanças da organização. Na sequência, pode-se também criar um plano de ação para evitar novos gastos excessivos — o que, certamente, vai trazer economia para a empresa.

Gastos em viagens corporativas

Um aspecto importante da gestão de despesas é o gasto relacionado às viagens corporativas. Isso porque os deslocamentos, muitas vezes, são custosos para os negócios, já que as passagens aéreas e as hospedagens são caras.

Para que os desembolsos em viagens não saiam do controle dos gestores, existe um planejamento financeiro e orçamentário inicial baseado nos objetivos e nas necessidades das empresas.

Dessa forma, a análise de KPIs aqui tem um indicador bastante relevante chamado de orçado x realizado. Nele, é possível fazer uma avaliação comparativa entre o que foi planejado no princípio e os gastos efetivamente realizados.

Logo, os gestores têm uma visão macro se esse tipo de despesa está ok e dentro do previsto ou se está ultrapassando o projetado e há necessidade de revisar o planejamento.

Prestação de contas

Outro indicador relevante de acompanhamento é o atraso na prestação de contas. Afinal, para receberem os reembolsos, os funcionários precisam entregar os comprovantes e as notas fiscais dos gastos realizados. Mas, muitas vezes, eles demoram nesse envio, o que impacta todo o processo de aprovação do pagamento, o ressarcimento e a gestão dos gastos.

Portanto, é importante estabelecer determinado tempo para a prestação de contas. Os mais comuns são 7, 10 e 15 dias. Assim, é possível monitorar o índice de atrasos e quem são as pessoas que mais demoram.

Comparação de fornecedores

A análise de KPIs também passa por indicadores relacionados aos fornecedores, e isso envolve não só o custo dos serviços praticados. É importante mensurar a qualidade das entregas, o prazo e outras questões.

Com isso, é possível ter uma visão melhor do custo-benefício e cotar diferentes fornecedores para alcançar maior economia nos gastos corporativos. Por exemplo, no caso de internet, celular, materiais de escritório e até hospedagens e empresas de táxi.

Categorização de despesas

Usar os indicadores de categorização de despesas para fazer a análise de KPIs é uma ação muito útil. Até porque os gestores podem colocar diversas parametrizações para verificar os gastos dos colaboradores, como:

• despesas totais mensais;
• despesas mensais por categoria (alimentação, home office, viagens, mobilidade, escritório e outras);
• gastos totais do mês por colaborador;
• gastos mensais do colaborador por categoria;
• outros períodos (trimestre, semestre e ano);
• por setor da empresa (gastos dos colaboradores de RH, por exemplo).

Dessa maneira, as empresas têm uma vasta gama de informações e insights para verem se algo está fora da política, se é possível implementar alguma medida de economia em algum lugar, se determinado setor é exemplo para outros por usar diferentes fornecedores etc.

Retorno sobre o investimento

Por fim, é sempre essencial falar de um indicador-chave para qualquer setor e situação de negócio: o retorno sobre o investimento (ROI). Todo e qualquer gasto ou investimento pode ser colocado sob a ótica do ROI. Por exemplo, você pode calcular esse indicador nas viagens corporativas para compreender se está sendo rentável.

Imagine que um colaborador viajou a outro país para um congresso internacional da área, com diversos potenciais clientes. As despesas podem ser altas, envolvendo passagens, hospedagem, alimentação, transporte e outras. Para entender se esse tipo de viagem vale a pena, você pode usar o ROI, por meio da seguinte fórmula:

ROI = [(investimento – retorno gerado)] / investimento] × 100

Como comunicar os resultados da análise?

Comunicar os resultados da análise de indicadores exige clareza e objetividade para que os colaboradores e os gestores entendam e aproveitem todas as informações obtidas por meio dos relatórios de KPIs.

Nesse sentido, um primeiro passo é explicar os objetivos pelos quais está usando cada indicador, contextualizando os resultados com relação às metas da empresa. Para isso, você pode usar gráficos, tabelas e comparativos visuais.

Esses elementos ajudam a observar tendências, progressos e pontos de atenção. Assim, é possível focar os impactos práticos, como oportunidades de melhorias que podem ser adotadas.

Quais os erros comuns na análise de KPIs?

Existem alguns erros na análise de indicadores de desempenho que podem prejudicar o uso dos relatórios e dos dados na empresa. Portanto, é essencial ter cuidado com aspectos como:

• escolher KPIs irrelevantes — o uso de indicadores desalinhados com os objetivos estratégicos da empresa não auxilia na tomada de decisões;
• medir tudo ao mesmo tempo — coletar dados em excesso gera confusão e desperdício de recursos;
• não ter periodicidade — analisar KPIs de forma inconsistente prejudica a avaliação de tendências e resultados;
• ignorar o contexto — avaliar números isoladamente, sem considerar fatores externos ou internos que os influenciam, é um erro que prejudica a análise;
• focar apenas os resultados negativos — desconsiderar conquistas e pontos fortes que merecem ser reforçados desmotiva a equipe e prejudica os resultados.

É importante ainda contar com soluções que simplifiquem o monitoramento de KPIs e a organização das estatísticas, permitindo tirar conclusões sobre os resultados da empresa.

Quais as melhores ferramentas de análise de KPIs?

Para analisar indicadores e métricas de desempenho da sua organização, o uso de ferramentas é superútil. Mas quais são elas? Confira algumas:

• softwares de Business Intelligence — permitem criar dashboards interativos, visualizar tendências e integrar dados de várias fontes;
• planilhas eletrônicas — apesar de mais simples, podem ser eficazes para análises rápidas e personalizadas em empresas sem orçamentos altos;
• ferramentas de CRM — mais indicadas para as áreas de vendas, marketing e atendimento ao cliente;
• sistemas de ERP — servem para integrar e analisar indicadores financeiros e operacionais em tempo real.

Por falar em boas ferramentas, contar com as soluções SAP Concur é uma ótima alternativa para acompanhar os indicadores do seu negócio e otimizar os resultados. Saiba mais, a seguir.

Como a tecnologia pode ajudar na análise de KPIs?

A tecnologia é a grande aliada das empresas na gestão das informações e na análise de KPIs. O mercado disponibiliza diversos softwares desenvolvidos para ajudar nesse processo. A SAP Concur, por exemplo, oferece o SAP Concur Expense, que conta com inúmeros recursos para facilitar o dia a dia das empresas.

O sistema possibilita que os gestores tomem as melhores decisões empresariais sobre as despesas corporativas. Afinal, as informações sobre os gastos iniciados pelos colaboradores estão disponíveis em tempo real e com fácil acesso, garantindo maior visibilidade.

Além disso, o SAP Concur Expense permite uma gestão inteligente de gastos, fornecendo capacidade de gerenciar as fontes de despesas de maneira estratégica por categoria e até reunindo, em um único local, todos os dados referentes a gastos para obter uma visão unificada.

Entender como fazer a análise de KPIs é muito importante para encontrar as melhores estratégias e levar sua empresa a níveis mais altos de lucratividade. Para tanto, vale a pena contar com ferramentas como o SAP Concur, a fim de visualizar os dados com mais clareza e tomar decisões mais alinhadas às metas da empresa.

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