Viagens corporativas de última hora: como garantir o sucesso

Os imprevistos acontecem até nas viagens corporativas. Dentre eles, a necessidade de um deslocamento urgente sem o devido planejamento. As viagens corporativas de última hora podem acontecer e você deve estar atento para que o colaborador seja instruído da melhor forma sobre como ter esse encontro às pressas.

É claro que, o correto seria isso não ocorrer sem o prévio aviso. Mas, como o mundo dos negócios conta com exigências de clientes, não é legal perder oportunidades de fechamento de negócios por falta de organização para as viagens corporativas de última hora.

A gestão de risco serve para que em situações como essas, o viajante seja priorizado no quesito segurança, para poder realizar a viagem da maneira mais tranquila possível, tendo o suporte da equipe e do gestor para eventuais problemas.

Por isso, no blog de hoje, ensinaremos como garantir o sucesso mesmo em deslocamentos que exijam tomada rápida de decisões.

Saiba mais: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Gestão de risco em viagens corporativas de última hora

É necessário se preparar, pois alguns pontos não podem se perder só pelo fato de ocorrer viagens corporativas de última hora. O ideal é evitar a desorganização e aplicar as práticas de uma gestão de risco equilibrada, que visa agir de forma responsável com o colaborador, garantindo que ele tenha todo o apoio para realizar esse deslocamento e garantir que o objetivo seja alcançado.

A grande missão é mitigar impactos e criar uma relação de confiança com os viajantes, já que ele também foi pego de surpresa com viagens corporativas de última hora e precisa que a empresa pense, não só estrategicamente, como humanamente também.

O primeiro passo é pensar em riscos pessoais, aqueles que envolvem o colaborador diretamente, como um acidente, por exemplo. Depois, os riscos financeiros, que são aqueles que impactam a área financeira, como passagens e hospedagens mais caras por não terem sido feitas com antecedência.

E, por fim, os riscos de conduta, que se relacionam com o modo que o colaborador faz as suas viagens corporativas de última hora no quesito produtividade. É importante pensar nos atrasos que podem acontecer por conta da correria para uma viagem que não estava programada.

Todas essas práticas se unem para que todos entendam qual a melhor maneira de agir em cada situação, colocando, para cada um dos riscos, a probabilidade e o impacto: baixa, alta.

No tópico a seguir, falaremos sobre dicas para ter boas viagens corporativas de última hora.

Veja também: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Viagens corporativas de última hora: como garantir o sucesso

Saber lidar com cada ponto descrito acima é imprescindível para que as viagens corporativas de última hora sejam um sucesso como aquelas que são programadas antecipadamente. O gestor é quem deve ter a cautela de escolher quais as melhores acomodações, transportes e alimentação para que a instituição não gaste exacerbadamente nesse tipo de situação.

Para ajudar a compreender melhor, separamos algumas dicas que podem ser usadas em viagens corporativas de última hora. Confira abaixo:

1- Cuidado ao escolher passagens

Como as viagens corporativas de última hora não possuem planejamento prévio, as passagens, tanto de ônibus, quanto aéreas, estarão muito mais caras. Porém, deve-se avaliar com cautela a necessidade de chegar com rapidez ao local combinado, para que não haja gastos exuberantes e o setor financeiro saia prejudicado. Mesmo que haja um fechamento de negócios muito bom financeiramente, até que o lucro chegue, a empresa não pode ficar com o financeiro no vermelho.

2- Escolha hospedagem pela localização

Já que as viagens corporativas de última hora acontecem sem que possa ser planejado o melhor hotel, com os melhores custos, busque promover ao colaborador uma hospedagem baseada na boa localização e que seja, principalmente, perto do local em que será o encontro. Isso minimiza os riscos e colabora com a boa gestão de viagens evitando custos desnecessários com longos deslocamentos de carro.

Uma dica é procurar por lugares que tenham um espaço de coworking ou sala de conferências, para que, se necessário, o colaborador possa realizar as suas atividades normais à distância.

3- Ajude a otimizar o tempo de quem viaja

O que você, gestor, pode auxiliar para que a experiência seja aprimorada de forma que o colaborador se sinta confortável em viagens corporativas de última hora? Pense que o viajante topou esse deslocamento mesmo sem prévio aviso e ele precisa que a equipe se esforce para otimizar o tempo e garantir o melhor desempenho na reunião de negócios.

Os itens anteriores são primordiais, então, eles precisam ser resolvidos o mais rápido possível. Depois de reservados, é necessário pensar sobre a logística da viagem, para onde o colaborador vai, onde será a reunião e como ele chegará lá. Uma dica é achar bons lugares que não exijam o longo deslocamento de ambas as partes, podendo ser um bom restaurante no almoço ou no jantar, por exemplo.

4- Adicione esses imprevistos na política de viagens corporativas

Adicionar esse tipo de situação na política de viagens corporativas ajuda a, cada vez mais, aprimorar a gestão de riscos visando minimizar imprevistos que colocam em risco o viajante e a saúde da empresa. Em viagens corporativas de última hora, diretrizes podem ser colocadas para facilitar o gerenciamento de uma próxima situação parecida. Alguns pontos importantes são: quem pode solicitar a reserva de itens como acomodação, alimentação e transporte e o valor máximo de gastos.

Tendo todos esses tópicos documentados, a segurança do colaborador e o respaldo da empresa estarão em conformidade para que a viagem seja um sucesso.

5- Use da tecnologia da SAP Concur

Quando o assunto são os custos do negócio, as viagens e despesas estão no topo da lista. Ao juntar T&E em uma solução, as empresas podem automatizar processos e registrar gastos de funcionários em um único lugar. Dessa forma, você pode acessar dados de gastos integrados, controlar custos em viagens corporativas de última hora e oferecer uma melhor experiência ao usuário.

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Leia mais: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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