Gestor de viagens corporativas: quais os maiores desafios?

Viajar é algo comum a muitas empresas, além de ser uma ótima oportunidade para fechar novos negócios também pode ser aproveitada como benefícios para os colaboradores. No Brasil, de acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), as viagens corporativas tiveram um aumento de 38,7% e movimentaram mais de R$ 5,7 bilhões em julho, quando comparado ao mesmo mês de 2021.

Além disso, segundo a Incentive Research Foundation, programas de viagens de incentivos adequadamente projetados e executados podem aumentar a produtividade de vendas em 18% e gerar um ROI de 112%.

Como podemos perceber, viagens corporativas são assunto sério dentro das empresas e por isso é necessário que tenha uma pessoa inteiramente responsável por essa atividade dentro da sua organização, o gestor de viagens corporativas.

Dessa forma, sua empresa conseguirá aproveitar ao máximo esses benefícios oferecidos pelas viagens corporativas. Neste artigo, você irá entender qual é a função de um gestor de viagens corporativas e quais os principais desafios que eles encontram no dia a dia. Confira!

Saiba mais: Qual o conceito de Business Agility e quais seus princípios?

O que faz um gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas é responsável por controlar todos os detalhes envolvidos no processo de viagens corporativas. Por exemplo, fica sob responsabilidade do gestor entrar em contato com fornecedores de passagens aéreas, realizar a reserva de hotéis, aluguel de carros, agências de viagens corporativas, etc.

A atuação do gestor é feita de maneira estratégica e está responsável por um dos setores que mais geram custos para as empresas, as viagens corporativas. Por isso, ter um profissional qualificado é essencial para evitar gastos desnecessários e conseguir usar as viagens corporativas como forma de aumentar os lucros da empresa.

Para isso, ele deve estar sempre atento ao mercado, procurando novas opções de fornecedores de viagem, controlar a emissão e reserva de passagens aéreas, reservar hotéis e hospedagens, transporte para os colaboradores dentro da cidade e realizar uma gestão eficiente, procurando diminuir gastos sem abrir mão do conforto dos colaboradores.

Leia também: Quais os principais pilares da ESG em viagens corporativas

Quais os principais desafios enfrentados por um gestor de viagem corporativa?

Agora que você já sabe o que um gestor de viagens corporativas faz, podemos falar sobre a importância que ele tem para a sua empresa e quais são os principais desafios que esse profissional irá enfrentar no dia a dia.

Controle de gastos

Uma das principais tarefas dos gestores de viagem corporativa é o controle de gastos. Já falamos um pouco sobre isso ao longo do texto, porém vamos aprofundar um pouco mais no assunto.

Como a função principal do gestor de viagens corporativas é procurar as melhores maneiras de realizar as viagens corporativas usando menos recurso possível, ou seja, gastando menos.

Isso permite que você tenha um controle de gastos melhor, encontre desperdícios e despesas desnecessárias e faça cortes.

Planejamento de viagens corporativas

Planejar uma viagem corporativa não é nada fácil, tudo tem que acontecer certinho, afinal, estamos falando do dinheiro e da reputação da empresa. Por isso, ter uma pessoa inteiramente responsável por fazer o planejamento das viagens é algo muito benéfico para a empresa.

Dessa forma, você tira a responsabilidade das costas dos colaboradores e garante que eles se preocupem apenas em realizar o trabalho deles.

Fortalecer as políticas de viagens

Outro desafio deste profissional é fortalecer as políticas de viagens corporativas. As políticas de viagens são as regras, deveres e responsabilidades que os viajantes devem ter durante uma viagem corporativa. Nela, deve estar documentado tudo sobre a forma como a empresa lida com as viagens, reembolso, orçamento, entre outras coisas.

O gestor de viagens corporativas é a pessoa responsável por conhecer e entender as políticas de viagens. Dessa forma, tirando dúvidas e garantindo que os viajantes cumpram essas políticas corretamente.

Descubra: O que é self-compliance e como essa ação impacta as viagens corporativas

Estar preparado para imprevistos

Apesar de tentar evitar ao máximo, sabemos que imprevistos acontecem. Por isso, o gestor de viagens corporativas deve estar preparado para enfrentar os problemas e dificuldades que podem aparecer em uma viagem.

Dessa forma, ele é o responsável por preparar e gerenciar um orçamento de emergência, que será utilizado apenas em casos especiais, no caso de diárias extras, transportes, passagens aéreas, etc. No caso dessa reserva de emergência não for utilizada, o dinheiro volta para os cofres da empresa e podem ser usados em uma próxima viagem.

Conhecer o perfil dos viajantes

A gestão de pessoas também é uma função dos gestores de viagens corporativas. Eles precisam conhecer o perfil de cada viajante, para identificar as necessidades e o comportamento de cada um perante as viagens.

Dessa forma, ele consegue otimizar as viagens e os custos, garantindo que todos estejam confortáveis e sem desperdícios ou problemas.

Interpretação e análise de dados

Outra característica extremamente importante para um gestor de viagens corporativas é a interpretação e a análise de dados. Boa parte do tempo, esse profissional estará olhando para números e planilhas, tentando achar formas de otimizar as viagens da empresa.

Por isso, é essencial que ele tenha noções de análise e interpretação de dados para tomar as melhores decisões.

Apoio para os colaboradores e para a empresa

Além de tudo isso, o gestor deve servir como um apoio para os colaboradores e para a empresa. Quando acontecer algum imprevisto nas viagens, será com ele que os funcionários irão conversar. Da mesma forma, a empresa precisa ter confiança neste profissional.

Se adaptar às novas tecnologias de gestão de viagens corporativas

Por último, os gestores de viagens corporativas devem estar atualizados com as mais modernas tecnologias de gestão de viagens e despesas, como as soluções da SAP Concur, líder de gestão de viagens e despesas, on-line e fácil de usar, que sua empresa pode economizar tempo e dinheiro e assumir o controle total sobre os corporativos - resolvemos problemas grandes, pequenos e problemas que você nem sabia existirem!

Novas soluções modernas de gestão de viagens e despesas podem ajudá-lo a acelerar e simplificar os processos, como, por exemplo, coleta e auditoria de despesas, reservas de viagens, análises e gerenciamento de gastos. Ao integrar a gestão de viagens e as despesas na nuvem, as soluções modernas de viagens e despesas oferecem conectividade inteligente que permite que os funcionários registrem e gerenciem de forma eficiente todos os relatórios de despesas e cada viagem.

Descubra outras plataformas da SAP Concur

Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “Longe de casa - Bleisure”, com Lucas Amadeu, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Nesse episódio vamos falar de uma tendência, o Bleisure, um termo usado para descrever uma viagem de negócios que abre espaço para o lazer.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo email: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

Você pode se interessar: Desenvolvimento ágil: o que ele influencia na empresa

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!