Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Ter uma boa gestão de viagens corporativas é essencial para manter um bom controle sobre todos os aspectos das viagens corporativas realizadas em nome da empresa. Para muitas empresas, as viagens são frequentes no calendário de atividades, sejam para visitar clientes e fechar novos negócios ou para a participação de eventos. O fato é que são muitas viagens ao longo do ano e sem uma maneira de fazer esse controle, muitos problemas podem aparecer.

Ou seja, a gestão de viagens, nada mais é do que as medidas que uma empresa tomou para controlar as viagens corporativas, definindo prazo, orçamento, realizando as reservas de passagem, hospedagem, etc.

Com isso, além de diminuir as chances de problemas e erros, é possível reduzir custos, evitar desperdícios e agilizar os processos, tudo sem abrir mão do conforto dos viajantes.

Para otimizar ainda mais esse processo de gestão, a empresa pode contar com um sistema de viagens corporativas, que pode automatizar diversos processos, facilitando e auxiliando na tarefa dos gestores.

Se você quer saber mais sobre a importância de um sistema de viagens corporativas, quais suas vantagens e como ele funciona, continue a leitura deste artigo.

Por que investir em um sistema de viagens corporativas?

Investir em um sistema de viagens corporativas pode trazer diversos benefícios para a sua empresa, com ele é possível minimizar ao máximo os processos manuais, garantindo maior automação, produtividade e eficiência, e menos erros e retrabalhos. Ao mesmo tempo, os gestores conseguem ter maior visibilidade dos processos e das despesas realizadas pelos colaboradores. O que auxilia a tomar decisões mais inteligentes e baseadas em dados, com previsão de gastos com maior precisão e uma melhor capacidade de negociação com fornecedores.

Além disso, ao investir em tecnologia e ter à disposição uma solução voltada para a gestão de viagens corporativas, a empresa garante a preparação para realizar os deslocamentos com segurança, eficiência e economia.

Inclusive, no novo cenário de viagens corporativas, existem medidas de segurança e novas diretrizes que garantem conforto aos usuários, como recursos de localização e tracking de passageiros. Por fim, não podemos esquecer que o sistema de gestão de viagens corporativas também contribui para atender às novas demandas dos colaboradores viajantes, que querem maior flexibilidade na hora de decidir quando vão viajar, para onde e quanto tempo ficarão fora. Isso porque a ferramenta tem todos os atributos necessários para fazer a pesquisa de condições que se enquadrem nas solicitações.

Saiba mais: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Como funciona o sistema de viagens corporativas?

Basicamente, o sistema de gestão de viagens corporativas permite digitalizar, modernizar e otimizar todas as operações relacionadas aos deslocamentos e às despesas, desde o planejamento das viagens até o pagamento de reembolso e a identificação de possíveis fraudes.

Dessa forma, a tecnologia ajuda nos mais diversos processos para os colaboradores viajantes, os profissionais do setor financeiro que precisam lidar com os custos e os gestores. O sistema possibilita, por exemplo:

• Pesquisa de voos, serviços de hospedagem, transporte e outros;

• Fechamento das reservas de todos os itens mencionados;

• Integração com plataformas como Airbnb, Uber e outras;

• Envio de comprovantes de despesas por meio de fotos tiradas pelo celular;

• Entrada no pedido de reembolso pelo sistema;

• Geração automática do relatório de despesas;

• Categorização automática de despesas a partir do relatório;

• Aprovação dos gastos e liberação do reembolso;

• Ressarcimento dos colaboradores em tempo mais ágil;

• Mitigação de riscos e fraudes por meio de serviços de auditoria e detecção automática de inconsistências nas despesas;

• Rastreamento dos colaboradores, garantindo que as empresas saibam onde eles estão para uma necessidade de extração, ou para indicação de clínicas e assistência médica em caso de algum problema de saúde;

• Indicação de opções mais sustentáveis de viagens e de fornecedores de serviços, como hospedagens;

• Visualização dos dados, despesas, relatórios e detalhes de viagens em um único lugar.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Quais as vantagens de um sistema de viagens corporativas?

Diminui as chances de erros

A gestão de viagem é uma atividade que requer muitas atividades repetitivas, massantes e que podem ser facilmente confundidas ou erradas durante o processo. Ao contar com um sistema de viagens corporativas, você automatiza essas atividades, garantindo que essas chances sejam minimizadas.

Garante uma visão ampla

Outra vantagem dos sistemas de viagens corporativas é a possibilidade de ter acesso a diversos dados e informações, tudo de forma fácil, rápida e prática. Isso permite que os gestores tenham uma visão mais ampla sobre todas as viagens e possam tomar as melhores decisões de acordo com as necessidades.

Alguns softwares possuem integração com mapas de viagens e controle de voos, além de validação e controle de documentos, pagamentos e reembolso.

Mais agilidade aos processos

Como já foi falado mais cedo, neste artigo, a automatização desses processos através do uso de um sistema de viagens corporativas, garante que as atividades e tarefas da gestão sejam feitas de maneiras muito mais práticas e ágeis.

Isso garante que seus colaboradores possam dedicar seu tempo e esforço para outras atividades, que seriam mais importantes para a empresa.

Resolve processos burocráticos

Em todas as viagens, os processos burocráticos exigem muito tempo e esforço de quem está responsável por ela. Podem ser os registros contábeis, solicitações tributárias ou cumprimentos legais, todos são processos massantes que poderiam ser facilmente acelerados com a utilização de um bom sistema de viagens corporativas.

Controle de gastos

Por último, mais uma vantagem da utilização de um sistema de viagens corporativas é a possibilidade de fazer um controle de gastos eficiente. Uma viagem corporativa pode envolver muitos gastos: hospedagem, transporte, passagens aéreas, alimentação, seguro e muito mais. Com um sistema de viagens corporativas, você consegue ter acesso a diversas possibilidades de preços e locais, permitindo que você escolha as melhores opções com um bom custo-benefício e, assim, reduzindo os gastos da empresa.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

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