Como otimizar a prestação de contas com tecnologia?

A prestação de contas é uma atividade que integra a rotina das empresas. Junto com os pagamentos corporativos, ajuda na identificação dos custos envolvidos nas operações, no cumprimento da política de gastos e na análise do tempo necessário para o reembolso dos funcionários.

Além de dominarem os conceitos, os gestores e os profissionais do setor administrativo-financeiro precisam estar atentos à correta emissão e ao controle do documento, a fim de garantir a conformidade com o planejamento de gastos do negócio.

Uma prestação bem estruturada assegura o controle de despesas e a responsabilidade corporativa, além de manter tudo em ordem em eventuais auditorias. Com isso, o processo contribui também para a gestão de compliance, minimizando riscos de fraudes.

Você quer entender como otimizar a prestação de contas na empresa por meio da tecnologia? Continue a leitura, conheça soluções e saiba como implementar!

Qual a importância da prestação de contas efetiva?

A prestação de contas é uma atividade que impacta a segurança e a previsibilidade financeira das empresas. Portanto, independentemente do porte, todo negócio precisa saber como fazer uma prestação de contas alinhada com as necessidades da sua operação.

Com o avanço nas tecnologias que oferecem suporte a essa atividade, as empresas já têm adotado práticas de digitalização de processos. Assim, otimizam o trabalho e minimizam os riscos de erros.

Quais os desafios da prestação de contas?

Controlar pagamentos e prestar contas pode ser um verdadeiro desafio, especialmente para empresas que não mantêm um controle eficiente das informações e os registros atualizados. Além da burocracia envolvida, o excesso de informações e dispersão dos documentos são características que tornam essa atividade ainda mais desafiadora.

Somado a isso, é preciso estar atento às normas legais contábeis e fiscais, que estão em constante evolução, o que demanda uma rápida adequação de práticas e de processos. Essas questões exigem que os responsáveis por essa função dediquem muito tempo e esforços para fazer a conciliação de gastos e os relatórios de despesas.

Por que a prestação de contas não é tão fácil quanto parece?

De acordo com a Global Business Travel Association (GBTA), o preenchimento do documento para a prestação de contas de viagens corporativas, por exemplo, demora em média 20 minutos. Para piorar, 1 a cada 5 relatórios são enviados com erros ou faltando informações. Ou seja, ainda é preciso ter o retrabalho para corrigir esses problemas, o que pode levar em torno de 18 minutos a mais.

A pergunta que surge é: como evitar tais dificuldades para as áreas financeira e administrativa, facilitando a rotina dos colaboradores e dos gestores? A resposta é simples: usando tecnologias e recursos de mobilidade para digitalizar, automatizar e otimizar os processos de prestação de contas, relatórios e reembolsos.

Como automatizar as prestações de contas?

A automação da prestação de contas é uma iniciativa que já integra as estratégias de muitas empresas em razão dos benefícios agregados às operações. É possível encontrar diversas ferramentas e softwares no mercado. A dica é que você conheça as necessidades do seu negócio e busque soluções que contemplem funcionalidades como:

• integração com sistemas de gestão financeira e demais sistemas já utilizados pela empresa, viabilizando a captura automática de dados;
• classificação automática de despesas;
• geração automática de relatórios personalizados.

Como as tecnologias podem ajudar na prática?

Para os gestores e a equipe financeira, o uso da tecnologia na prestação de contas também colabora e muito, já que é possível receber os comprovantes de forma rápida e online. Isso facilita a aprovação ou não de reembolsos de maneira 100% digital e em tempo real, diminuindo o tempo para o colaborador receber seu retorno financeiro.

Além disso, com as ferramentas e inovações, os relatórios sobre as despesas saem automaticamente, com diversas análises, desde os gastos por colaborador e as classificações por tipo de custo até a categorização por fornecedores e por cartões de crédito corporativo.

Assim, é possível ter maior visibilidade financeira de todas as despesas iniciadas por colaboradores, se estão dentro do teto, se cumprem a política, se são necessárias ou em excesso, entre outros detalhes. A partir daí, os gestores podem tomar decisões embasadas por esses dados, escolhendo reduzir determinadas despesas em certo período, como as viagens corporativas.

Quanto às despesas corporativas, o ajuste de contas envolve diversos fatores. Isso porque os colaboradores precisam comprovar os diferentes gastos realizados, como:

• home office — contas de energia, internet, telefone, equipamentos eletrônicos, entre outros;
• viagens de negócios — passagens, hospedagem, alimentação, táxi etc.;
• cursos de qualificação profissional;
• materiais de escritório;
• custos externos — alimentação, táxis, estacionamentos, combustíveis e afins.

Nesse sentido, os funcionários devem enviar as informações das notas fiscais das despesas para solicitar os reembolsos. Com processos manuais ou usando planilhas, eles têm que guardar os comprovantes, esperar o retorno à empresa depois de uma viagem ou visita ao cliente e levar os itens até alguém do departamento financeiro.

Todo esse processo gera perda de tempo e causa o risco de perdas de notas fiscais, por exemplo. Isso sem falar no transtorno e no estresse. Então, imagine só o trauma na hora do reembolso ao perder notas fiscais!

Com o uso de ferramentas tecnológicas móveis, os colaboradores podem otimizar esse processo fotografando os comprovantes via celular e enviando as notas pelo próprio dispositivo ou por aplicações web. Como consequência, a experiência do colaborador nessa jornada de prestação de contas e reembolso se torna melhor e mais simples.

Como o SAP Concur Expense otimiza a prestação de contas?

Depois de ver toda a importância e os benefícios da tecnologia e dos recursos móveis para facilitar os processos de prestação de contas, reembolsos e elaboração de relatórios, você deve estar se perguntando qual ferramenta usar.

A SAP Concur disponibiliza uma solução inovadora para gestão completa das despesas iniciadas pelos colaboradores, o SAP Concur Expense. A plataforma permite o controle de despesas de forma rápida, fácil e automatizada, em qualquer lugar e na palma da mão.

O Concur Expense ajuda no cumprimento das políticas de gastos. Afinal, sua empresa pode capturar recibos, processar pedidos de despesas, otimizar e qualificar o processo de tomada de decisões empresariais, baseadas em informações pontuais e precisas.

Um dos cases na implementação dessa tecnologia é a Eneva. A empresa tinha o desafio de simplificar os processos de reembolsos, realizando a prestação de contas pelo celular. Com a adoção da solução da SAP Concur, foi possível centralizar essa atividade, as solicitações de reembolso e a gestão de cartão corporativo em um só lugar.

Como observamos, esse procedimento tem seus desafios, mas pode ser bem menos desgastante. Ao conhecer suas necessidades e investir em um software de prestação de contas, por exemplo, você agrega valor, agilidade e segurança a todas as etapas.

Gostou das dicas de prestação de contas e quer qualificar esse processo na sua empresa? Entre em contato e saiba mais sobre as nossas soluções.