Como economizar nas viagens corporativas? Conheça 5 passos

Um dos maiores desafios para as empresas é conseguir controlar seus gastos durante as viagens, porém, a vontade é ainda maior quando se trata de economia. A grande dúvida é: como economizar nas viagens corporativas?

Para muitas empresas, as viagens corporativas são uma necessidade, podendo facilitar a tramitação dos negócios, assim como, também, poder proporcionar boas e novas experiências aos seus colaboradores.

Como as viagens à trabalho fazem parte do cotidiano de alguns colaboradores da empresa, é necessário administrar corretamente as despesas previstas e imprevistas que podem ocorrer durante uma viagem, como por exemplo: diárias a mais, adiamento de passagens, gastos extras com transportes e refeições, etc.

E pensando dessa forma, é sempre bom estar por dentro dos preços ideais desses custos, já que, dependendo da forma como você planejar, pode ser que saia mais caro do que você imagina.

Por isso, se você quer estar por dentro dos 5 passos para conseguir economizar nas viagens corporativas, confira este artigo.

Saiba mais: Processos em viagens corporativas: aprenda 4 passos para otimizá-los

A importância de economizar nas viagens corporativas

O principal objetivo de uma empresa também é garantir total controle financeiro sobre suas despesas, principalmente àquelas que estão ligadas às viagens corporativas.

A administração financeira da empresa deve atuar de forma que facilite o controle de gastos. É extremamente importante a implementação de orçamentos para cada viagem, também garantindo que haja conscientização por parte dos funcionários.

Os principais benefícios em ter uma disciplina quanto aos gastos empresariais nas viagens corporativas é poder garantir a saúde financeira da empresa, além de alinhar as expectativas e necessidades junto aos colaboradores.

Por isso, também é imprescindível que haja a instrução da política de reembolso por parte da empresa caso haja gastos extras dos funcionários.

Vale ressaltar que o objetivo é encontrar a forma mais funcional para cada empresa no seu controle de gastos, no entanto, sem que prejudique a comodidade do colaborador presente nas viagens.

Confira o blog: Conheça os benefícios de sistemas empresariais integrados

Os 5 passos para economizar nas viagens corporativa

01 - Tenha um bom planejamento de viagens corporativas

Quando se tem uma equipe estruturada e pronta para lidar com os assuntos certos, a empresa tende a economizar ainda mais que o previsto.

E isso é pelo fato de já haver um orçamento prévio para cada gasto que a empresa precisa ter antes, durante e depois de cada viagem.

A principal função de gerenciar os custos de cada uma das viagens corporativas não serve apenas para destinar o valor ideal para cada uma das demandas durante o processo de viagem, mas também para definir quanto cada uma delas deve custar, e assim podendo identificar se é possível economizar nas viagens corporativas.

02 - Defina um limite de gastos

Definir quanto cada viagem pode custar para a empresa é um processo que deve ser implementado antes mesmo de cada viagem, pois, você já imaginou como seria mais fácil estar por dentro de valores médios de cada uma das demandas?

Imagine que você já sabe quanto custa a diária do hotel, assim como também sabe o valor médio de cada meio de transporte, como carros de aplicativos e passagens aéreas. Consegue perceber que você já começou a estruturar cada parte das demandas que compõem as viagens corporativas?

Essa é uma das principais formas de economizar nas viagens corporativas, já que você começa a administrar quanto dinheiro vai entrar e quanto dinheiro vai sair referente a cada viagem.

Sendo assim, é importante frisar também a importância de estipular um valor referente aos possíveis imprevistos a cada viagem. E para evitar transtornos aos viajantes e a própria empresa, lembre-se de anotar essa dica também. Afinal de contas, se torna mais fácil lidar com os imprevistos não sendo uma surpresa, não é mesmo?

Por isso, você estando ciente que algo inesperado pode ocorrer, estará pronto para lidar com a situação. E mesmo que sobre algum valor daquele limite que você destinou às viagens corporativas, é só devolver aos cofres da empresa.

03 - Fique de olho nos preços de passagens, hotéis, etc.

Ao escolher o destino das viagens corporativas, também fique de olho nos preços dos hotéis, das refeições e dos meios de transporte que serão utilizados.

Quando se estuda bem a importância de estipular um orçamento determinado para cada demanda, fica fácil economizar nas viagens corporativas, pois você consegue administrar melhor os gastos que vai ter durante todo o processo.

Quando se escolhe bem o dia e o horário das passagens, por exemplo, você consegue ter alguma economia, pois as passagens compradas com antecedência saem muito mais barato. Então, para facilitar a sua vida neste ponto, opte por empresas aéreas com valores bons, também prezando pela qualidade do serviço. Afinal de contas, quanto menos estresse for o trajeto para o colaborador, melhor.

Quanto aos hotéis, a dica está em escolher hotéis que fiquem mais próximos aos destinos mais frequentes do colaborador. Isto é, além de evitar o desgaste para o funcionário, claro, a empresa vai arcar um custo muito menor com transporte, por exemplo. Até porque, quanto menor for o trajeto, menor o valor a ser pago pela empresa, correto?

E falando em trajeto, já pensou em tentar economizar no transporte a ser utilizado pelos colaboradores durante a viagem?

Você pode contar com a ajuda de aplicativos para conseguir economizar nas viagens corporativas, sabia? O valor das corridas entre os destinos sai muito mais barato dessa forma

04 - Analise a política de viagens da sua empresa

Neste ponto vamos falar sobre a importância de alinhar a política de viagens entre a empresa e seus funcionários.

Durante o processo de viagem, é importante conversar com seus colaboradores sobre as regras da empresa, e também sobre as obrigações de cada funcionário. Logo, dessa forma, você estará evitando que aconteçam situações desagradáveis depois.

É importante definir os objetivos junto aos colaboradores para que haja compreensão e o alinhamento dos pontos citados, e eles são:

• Gastos pessoais x gastos corporativos

• Reembolsos

• Comportamento do colaborador

• Resultados esperados

É um dever da empresa estabelecer os limites que cada funcionário deve ter, assim como, quanto ele pode gastar utilizando o saldo correspondente ao limite de gastos. Dessa forma, será mais fácil que haja compreensão da parte do funcionário quanto a seu papel, juntamente com o objetivo da empresa nas viagens corporativas.

Deixe claro a vontade da empresa quanto aos resultados esperados diante dos limites pré-estabelecidos. Isto é, informe quais gastos poderão ser reembolsados, além de informar a diferença de gastos pessoais e gastos corporativos, pois o colaborador precisa estar ciente que a viagem é para fins profissionais, e não para lazer.

Afinal de contas, as viagens corporativas têm como objetivo facilitar e melhorar os processos e acordos das empresas, sendo eles administrativos e operacionais.

Logo, para garantir a excelência da viagem, seja objetivo sobre os resultados esperados pela empresa.

05 - Seguro de viagem é importante

A necessidade de um seguro de viagem é para prevenir o funcionário e a empresa de passarem por inconvenientes e desgastes físicos e mentais, sem contar com o prejuízo financeiro.

Em casos de possíveis doenças e acidentes durante o processo de viagem, a empresa terá um custo alto, pois ela é responsável pela saúde do colaborador. Além do mais, é direito do colaborador estar assegurado sobre possíveis situações, para que não ocorra nenhum agravamento. Dessa forma, a melhor instrução para a empresa é assegurar que o seu funcionário estará bem representado, evitando maiores questões futuramente.

Com um seguro de viagens, a economia das viagens corporativas são altas, pois não dá para prever que tudo sairá como previsto. Por isso, evite deixar esse ponto tão importante de lado. Afinal, é ele quem vai garantir que a viagem ocorra bem tanto para a empresa quanto para o funcionário.

Leia também: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

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Você pode ler: 4 dicas sobre sustentabilidade na gestão de viagens corporativas

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