Plano de gerenciamento de custos: como os CFOs devem atuar?

SAP Concur Team | 08-11-2021
Como todo CFO bem sabe, é fundamental ter um plano de gerenciamento de custos eficiente, estruturado e adequado de acordo com as necessidades de cada empresa. Este planejamento serve para todos os momentos a fim de apoiar o processo de consolidação, expansão e crescimento das organizações e, principalmente em tempos de crise, para ajudar na continuidade do negócio.
 
Por meio de um plano de gerenciamento de custos, é possível guiar as estratégias de gastos e investimentos da empresa. O que permite manter as despesas e desembolsos sob controle da gestão. Isso proporciona maior lucratividade do negócio, fomentando maior competitividade no acirrado mercado atual.
 
Ou seja, na prática, com um planejamento completo, fica mais fácil os gestores, líderes e diretores financeiros terem maior visibilidade dos custos e finanças. Com isso, é possível verificar gastos desnecessários, excesso de compra de matéria-prima, insumos ou de estoque, despesas de colaboradores fora das políticas ou sem conformidade, entre outros problemas.
 

Afinal, o que é um plano de gerenciamento de custos?

Basicamente, o plano de gerenciamento de custos pode ser definido como uma ferramenta ou conjunto de processos que tem como foco garantir que todos os serviços prestados ou fabricação de produtos tenham o orçamento necessário para concluir os projetos.
 
Inclusive, dentro desse planejamento, é importante contar com itens como cronograma de custos, orçamentos e investimentos, políticas para a realização dos gastos, responsáveis por todas as áreas relacionadas a compras e custos, entre outros detalhes.
 
Desse modo, é possível conciliar os gastos fixos e variáveis, de acordo com a categorização das despesas, e fazer a análise do orçado x realizado para saber se os orçamentos estão sendo cumpridos à risca ou se estão sendo extrapolados. Afinal, um problema comum que as empresas enfrentam é que os orçamentos, vira e mexe, são estourados e não se identifica o que aconteceu para explodir o limite deles.

Importância do plano de gerenciamento de custos para superar crises

Em cenários de crises, como a pandemia do coronavírus, as empresas devem acionar um plano de gerenciamento de riscos. E este tipo de ação nem sempre é planejada pelos líderes. De acordo com uma pesquisa realizada pela Ernst & Young, por exemplo, somente 21% dos gestores disseram que os negócios estavam preparados para os potenciais impactos de uma crise antes do surto da Covid-19.
 
No entanto, além da implementação das medidas de mitigação de riscos, também é importante ter um plano efetivo de controle de custos. Neste sentido, os CFOs devem agir com agilidade, eficiência e resiliência para promover uma redução de gastos. O objetivo aqui é verificar os investimentos e desembolsos essenciais para manter o negócio funcionando e aqueles não essenciais que podem ser cortados ou negociados. Quem ajuda a embasar todas essas decisões é o plano de custos.
 

5 benefícios do plano de gerenciamento de custos

Além de promover redução de gastos quando necessário e garantir a continuidade de negócios em períodos crise, o plano de gerenciamento de custos ainda permite diversos impactos positivos, como por exemplo:
  • Minimização de desperdícios;
  • Redução de gastos desnecessários;
  • Programação de investimentos futuros, seja na contratação de pessoas, na locação de espaços, na compra de equipamentos etc.;
  • Planejamento da implementação de tecnologias inteligentes que geram retorno sobre o investimento e maior economia no longo prazo;
  • Identificação imediata de oportunidades de economia e de otimização de operações internas, a fim de gerar maior produtividade e menos custos.
Portanto, fica claro que esse planejamento pode trazer vantagens no curto, médio e longo prazo. A partir da união de plano, estratégia e tecnologia, inclusive, é possível ganhar maior produtividade e eficiência nos processos, evitar erros e retrabalhos, também gerando economia.
 

 

3 principais características do plano de gerenciamento de custos

Agora, após identificar todos esses benefícios, vamos ver as principais características e requisitos necessários para desenvolver o plano de custos, hoje em dia, para cuidar das despesas e gastos corporativos.

Crie políticas de despesas claras

Os gastos realizados pelos funcionários acontecem a todo momento, seja com questões de home office, despesas de escritório, reuniões externas, viagens de trabalho, qualificação profissional etc. Por isso, para controlar essa situação, os CFOs devem agir na definição de política e procedimentos claros e consistentes de gastos corporativos. Assim, todos saberão o limite de cada tipo de despesa, qual a forma de pagamento correta a ser feita, como solicitar o reembolso, quanto demora a aprovação e o pagamento do ressarcimento.
 
Com a incorporação de tecnologias adequadas, os diretores financeiros têm muito mais facilidade para monitorar o cumprimento dessas políticas de forma automática. Com regras de auditoria, também é possível identificar gastos fora da política e solicitar a correção por parte dos funcionários.
 
Outro ponto de atenção aqui é a possibilidade de criar categorias de despesas para proporcionar a revisão e atualização contínua do plano de gerenciamento de custos. Uma vez que os gestores podem rastrear os novos gastos, como máscaras de proteção, e incluí-los no próximo planejamento.
 

Promova visibilidade real dos gastos

Em decorrência das diversas transformações ocorridas nos últimos tempos no ambiente de trabalho, com o home office e o modelo híbrido, as empresas estão lidando a todo tempo com novas categorias de despesas. Além disso, como a maioria dos funcionários e fornecedores continuam a trabalhar remotamente, o uso de métodos de pagamento digital se aceleraram nos negócios.
 
Porém, ao mesmo tempo, com a pandemia, ainda houve o cancelamento de reuniões e conferências presenciais. O que resultou em menos viagens corporativas e, logicamente, menos despesas em deslocamentos. Em contrapartida, com o avanço da vacinação, as viagens estão sendo reprogramadas em menor quantidade e com mais cuidados e outros gastos.
 
Então, para ter um plano de gerenciamento de custos flexível e rapidamente adaptável a todas essas situações, é importante obter a verdadeira visibilidade de todos os gastos. Dessa forma, com as mudanças no comportamento de compra das empresas e dos funcionários, o rastreamento e a transparência das despesas se tornaram indispensáveis e os CFOs devem identificar rapidamente essa visibilidade. Como consequência, é possível:
  • Estimar posições do fluxo de caixa;
  • Determinar necessidades de caixa;
  • Identificar se as categorias de despesas estão funcionando corretamente;
  • Verificar deficiências nas comprovações de gastos;
  • Retirar gastos ocultos dos relatórios de despesas;
  • Criar relatórios personalizados para obter mais insights sobre as despesas;
  • Analisar todos os custos realizados na empresa;
  • Ter maior confiança nos dados sobre as despesas para embasar as tomadas de decisão.

Introduza um processo digital de despesas

A maioria das empresas ainda não decidiu como será o retorno dos escritórios, se adotará o modelo híbrido, presencial ou remoto, e quantos funcionários vão trabalhar a cada dia. Segundo o estudo do Global Workplace Analytics, 76% dos colaboradores no mundo desejam continuar trabalhando em casa. Em média, sua preferência é por 2 dias por semana no home office.
 
Neste sentido, fica clara a importância de adotar um processo digital simples e fácil para realizar todas as funções de gastos, desde a pré-aprovação de solicitações de despesas até o envio de relatórios de gastos, aprovação de faturas e processos de reembolsos.
 
Desse jeito, o trabalho dos profissionais será mais ágil, eficiente e otimizado, garantindo maior produtividade, processos seguidos de forma mais adequada e dados mais precisos para a equipe de finanças manter o controle. Por isso, à medida que as informações mais atualizadas e confiáveis sobre as despesas chegam à gestão, os CFOs podem ter um acesso mais simples e facilitado ao que foi gasto, o que está pendente e os custos planejados. Assim, é possível direcionar seus desembolsos de acordo com as principais prioridades da organização.

Quais os 4 passos do plano de gerenciamento de custos?

As características apresentadas acima têm muito a ver com o momento de intensas e constantes transformações nas empresas e na sociedade. Mas são importantes de serem monitoradas e mapeadas, porque a tendência é que essas mudanças continuem ocorrendo. No entanto, agora, vamos detalhar como funciona o plano de gerenciamento de custos em 4 passos básicos.

Planejar o gerenciamento dos custos

O ponto de partida é o planejamento inicial dos custos para a prestação dos seus serviços, desenvolvimento de projetos ou fabricação de produtos. Neste caso, o gestor deve avaliar a mão de obra necessária, contratação de terceiros, equipamentos para atender às demandas, insumos, entre outros itens.
 
Neste passo, é fundamental planejar de forma detalhada cada uma das fases do projeto da sua empresa, com tudo que será preciso para concluir o trabalho. Assim, é possível planejar o orçamento inicial e como fazer o gerenciamento dele em cada etapa.

Estimar os custos

Com o planejamento inicial, o próximo passo é estimar os custos por meio de um estudo embasado e aproximado de quanto custará cada recurso presente no serviço ou projeto. Aqui os gestores financeiros devem ficar de olho nos valores dos projetos e nos orçamentos dos fornecedores.

Determinar o orçamento

Aqui pode-se confundir orçamento com a estimativa do item anterior. Mas, neste momento, o orçamento previsto mostra todo o investimento necessário para a conclusão do projeto, serviço ou produto. Então, os líderes têm os valores exatos para a condução das suas atividades para determinado tempo e entrega de determinados resultados.

Controlar os custos

Mesmo com o orçamento estipulado, os custos podem variar de acordo com o andamento das atividades executadas na fabricação de produtos ou na prestação de serviços. Neste passo do plano de gerenciamento de custos, é importante documentar e monitorar todas as despesas realizadas para garantir o controle adequado e a verificação de que o projeto está dentro do orçamento.
 
Vale lembrar também que o controle de custos é um processo contínuo. Ou seja, os gestores financeiros não podem parar de acompanhar e mensurar as despesas com pessoal, infraestrutura, equipamentos, tecnologias e ainda os gastos dos colaboradores. Com isso, durante toda a operação, pode-se identificar se os desembolsos estão dentro do previsto ou acima.
 
Para fazer a prestação de contas correta de todos os custos também, é recomendado registrar as operações financeiras e guardar os comprovantes fiscais.

Dicas para elaborar um plano de gerenciamento de custos

Por fim, depois de ver o passo a passo do plano de gerenciamento, apresentamos dicas úteis que você deve ficar de olho para melhorar o seu planejamento, estimativa e controle de custos.
 
  • Análise de fornecedores: veja quais as opções com melhor custo-benefício.
  • Avaliação de equipamentos: identifique os equipamentos que precisam ser atualizados, revisados ou trocados e aqueles que precisam ser comprados para a realização dos serviços.
  • Limite de orçamento: trace um orçamento com teto máximo e mínimo. Assim, além de ficar dentro do orçamento, é possível verificar um limite de trabalho para a realização dos serviços e projetos.
  • Projeção anual: não esqueça as projeções anuais de gastos e despesas dos mais variados tipos, sejam as realizadas por colaboradores, as contas fixas e outras.
  • Investimento em tecnologias: o uso de tecnologias na gestão financeira e em toda a gestão empresarial é cada vez mais imprescindível. Por isso, é importante estimar os investimentos em ferramentas e soluções e mapear o seu retorno financeiro.

Como a SAP Concur pode ajudar no gerenciamento de custos

Para ajudar no plano de gerenciamento de custos, conte com a SAP Concur, que disponibiliza uma solução inovadora e completa de gestão de viagens e despesas corporativas, o SAP Concur Travel & Expense. Com isso, é possível categorizar gastos, ter automação na prestação de contas, otimizar os processos de reembolsos e ainda promover maior visibilidade financeira.
 
Assim, os gestores financeiros podem tomar melhores decisões sobre orçamentos e custos com dados e informações mais confiáveis e assertivas. Quer saber mais sobre o SAP Concur Travel & Expense? Entre em contato ou faça uma demonstração autoguiada.