7 passos para organizar convenções corporativas de sucesso

Os eventos empresariais são importantes desde antes da pandemia da covid-19. Mas, com a volta do presencial, as convenções corporativas puderam retornar com o sucesso de antes, e até superiores. As palestras não deixaram de acontecer durante o trabalho remoto, porém, o ao vivo garante maior humanização no encontro do que o on-line, pela facilidade da transferência de pensamentos, debates e exposição de opiniões.

Além disso, organizar convenções corporativas pela internet é muito mais fácil: abre-se uma sala conectada com os integrantes e participantes em uma determinada data e horário. O mais importante a se atentar é se todos terão uma conexão de internet que permitirá o andamento da reunião tranquilamente. Já os famosos congressos exigem melhor estruturação, maiores cuidados, prevenção de acidentes, acomodação, alimentação, entre outros fatores.

O melhor jeito de difundir conhecimento, trocar ideias e ampliar conexões é por meio dos eventos empresariais. Eles aumentam a produtividade e a motivação dos colaboradores impulsionados pela própria instituição. Para aprender a planejar convenções corporativas e quais estratégias usar em cada uma para acertar no público-alvo, continue acompanhando o nosso blog de hoje.

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O que são convenções corporativas?

Para começar o bem o planejamento da sua reunião empresarial, é preciso entender o que são, de fato, as convenções corporativas. Elas são reuniões privadas que prezam por pautas internas como normas, acordos, reunindo os profissionais e proporcionando debates com pessoas do mesmo setor. É um dos eventos mais difíceis de serem organizados pela demora no tempo de preparação do mesmo. No tópico abaixo, explicaremos mais detalhadamente quais os tipos principais de convenções corporativas e o que cada uma delas pretende levar de estratégia para a empresa.

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Quais os tipos de convenções corporativas?

Organizar convenções corporativas não é, somente, montar um evento com assuntos da atualidade. Cada tipo de reunião carrega consigo uma tática de troca de conhecimento. Por exemplo, os congressos, geralmente, são encontros com especialistas que debatem assuntos pertinentes às relações empresariais, mas mais comuns. Já os seminários são mais peculiares: discutem questões culturais e científicas. Outro tipo de evento são as feiras. Elas têm uma estratégia totalmente diferente: atrair clientes novos. Eles divulgam a empresa, os principais serviços e ajudam no relacionamento com investidores.

As confraternizações são as mais conhecidas, pois acontecem, principalmente, no fim de ano, reunindo todas as equipes de todas as áreas e comemorando todo o trabalho. Além de acontecerem a curto prazo, as festividades ocorrem também em aniversários, datas comemorativas, entre outros.

Os workshops ganharam muita visão diante da facilidade de passar a aprendizagem. Por serem mais práticos, eles são mais rápidos e têm como objetivo desenvolver a capacitação profissional.

Os simpósios são outro tipo de eventos corporativos desenvolvidos para debates científicos com um moderador debatendo com autoridades no assunto.

Por fim, os seminários fazem parte da premissa do evento que debate a ciência em si com diversas palestras. Já que nosso foco neste artigo são as convenções corporativas, nada mais lógico do que falar sobre elas. Esse tipo de reunião permite que as discussões passem por otimizações internas até a apresentação de resultados de performances.

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7 passos para organizar convenções corporativas de sucesso

Agora, chegamos ao desafio de aprender a organizar convenções corporativas de sucesso em 7 passos. Primeiramente, é preciso pensar que os eventos da empresa precisam estar alinhados com o posicionamento da mesma. Não há segredos, mas é preciso compreender que cada etapa tem a sua necessidade para que a reunião seja um sucesso e traga benefícios para todos.

Separamos algumas dicas abaixo. Confira:

1- Definir os objetivos do evento

Quais resultados você deseja alcançar com essas convenções corporativas? É assim que se deve começar o planejamento. As metas precisam ser colocadas no papel para que os temas abordados e o público-alvo sejam definidos com prioridade.

2- Definir data e local

O local deve ser apropriado para comportar todas as pessoas com conforto e a estrutura deve ser pensada para que todos tenham a melhor experiência. É importante não realizar convenções corporativas em datas muito próximas às comemorativas, como feriados, ou de reuniões de planejamento estratégico.

3- Produzir um cronograma

É preciso saber, exatamente, quais assuntos serão abordados e em que horário. Juntamente disso, reunião com fornecedores e criação de material de divulgação precisam ser colocados nesse cronograma.

4- Escolher os especialistas

Talvez, a principal etapa seja esta: a escolha dos especialistas que conversarão nas convenções corporativas. A expertise de cada um dos palestrantes precisa ser relacionada com os assuntos escolhidos, pois eles passarão os principais conhecimentos sobre. Explore novas técnicas avançadas para compartilhar com os colaboradores.

5- Entender o orçamento

Nem sempre tudo do planejamento será possível ser realizado por conta do orçamento empresarial, mas, em convenções corporativas, é necessário dar maior atenção ao local e aos especialistas que apresentarão toda a sua expertise. Apesar de ser um ponto complexo, o orçamento pode ser visto e revisto para se encaixar com o momento atual da empresa.

Um fator importante é ter sempre uma reserva de emergência caso ocorra algum imprevisto para que o mesmo possa ser resolvido o mais rápido possível. Portanto, locomoção, espaço, material gráfico e palestrantes devem estar como prioridade no orçamento.

6- Enviar o convite

Depois de tudo organizado, só sobrou a parte mais tranquila: a confecção e entrega dos materiais gráficos. A mensagem deve ser clara e concisa para que o colaborador compreenda do que se trata, quando e onde. Uma ideia muito utilizada é mandar, primeiro, um convite chamado “Save the Date”, que é para que os profissionais guardem aquela data que algo de importante irá acontecer. Após isso, mais perto do evento, o convite oficial deverá ser mandado.

7- Organizar os brindes

Os brindes são essenciais em convenções corporativas por agregarem valor na presença do convidado. Pense em presentes simples, mas que colaborem com a rotina daqueles profissionais. Dessa forma, eles se sentirão especiais e motivados.

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