4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas

As viagens corporativas são muito importantes para as empresas, porém, elas também são responsáveis por uma grande parcela dos custos de uma empresa. De acordo com a Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), só no terceiro trimestre de 2022, o setor de viagens corporativas movimentou mais de R$ 3,3 bilhões.

Esse valor é 11,6% maior do que no mesmo período antes da pandemia, em 2019. O setor aéreo foi o que teve mais destaque, representando 66% da receita total, R$ 2,2 bilhões entre julho e setembro.

Com esses dados, é possível observar que os gastos com as viagens são enormes, apesar de terem um potencial de retorno muito grande. Com isso, torna-se necessário a realização do controle de gastos em viagens corporativas.

Porém, isso não é tão simples de ser realizado, já que a empresa precisa encontrar o equilíbrio entre reduzir os custos, mas sem abrir mão da qualidade e o conforto da viagem para os colaboradores.

Por isso, neste artigo, iremos fala sobre as principais dificuldades que as empresas encontram durante uma gestão de viagens para controlar os gastos. Continue a leitura até o final.

Saiba mais: Conheça as tendências de viagens corporativas para 2023

Como reduzir os custos de uma empresa?

Na era atual da transformação digital, as empresas estão procurando maneiras de reduzir custos e aumentar as margens de lucro. Uma das maneiras mais simples de fazer isso é implementando soluções baseadas em IA.

Ao usar a automação, as empresas podem reduzir suas despesas gerais e economizar em custos de mão de obra. Isso leva a uma margem de lucro mais alta, o que é benéfico em um mercado cada vez mais competitivo, onde as margens estão ficando cada vez mais finas.

Por exemplo, isso pode ser feito terceirizando o processo de fabricação de produtos que não estão em alta demanda. Outra maneira é reduzir os custos de publicidade usando anúncios on-line em vez de anúncios de TV.

É importante que as empresas analisem suas operações atuais e vejam onde há áreas de melhoria para reduzir custos e aumentar a margem de lucro.

Uma empresa pode reduzir custos e aumentar a margem de lucro de várias maneiras. Uma das maneiras mais eficazes é otimizar sua cadeia de suprimentos.

Confira: Quais os desafios de uma viagem corporativa de fim de ano?

As principais dificuldades do controle de gastos nas viagens corporativas

Como foi possível perceber, fazer o controle de gastos nas viagens corporativas não é uma tarefa fácil, é necessário ter bom planejamento, fazer análises, ter o pensamento estratégico e contar com a ajuda de boas ferramentas de viagem para encontrar os melhores preços e conseguir as melhores oportunidades de hospedagem e reservas.

Além disso, muitos outros fatores como as políticas da própria empresa podem influenciar no quanto será gasto durante uma viagem corporativa. Para que você consiga tomar as melhores decisões e controlar os gastos, separamos 4 das principais dificuldades de controle de gastos que podem aparecer no dia a dia.

Reembolso

A primeira dificuldade ao reduzir custos e, talvez, a maior é o reembolso e a veracidade das informações, seja por registros de gastos extras, por desatenção ou até mesmo por fraude.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Chrome River Technologies as fraudes em despesas custam US$ 1,9 bilhão por ano às empresas americanas. Por isso, o reembolso de viagens corporativas é um ponto bastante delicado e um dos mais importantes no controle de gastos.

A melhor maneira de superar essa dificuldade e organizar os reembolsos é através de políticas e normas específicas e bem definidas, com prazos e as formas pelas quais as solicitações serão realizadas.

Porém, é importante ficar atento para não burocratizar demais os processos e causar exigências desnecessárias, pois isso poderá desmotivar a equipe e acabar demorando os processos e atrapalhando mais do que ajudando. Com isso, uma viagem que deveria ser uma oportunidade de novos negócios, passará a ser mais um trabalho maçante.

Nesse sentido, é importante definir prazos e deixar as informações claras para os colaboradores. Afinal, o pagamento é um direito do colaborador, um dever da empresa e a clareza das informações pode fazer parte desta motivação.

Lançamento feito pelo próprio colaborador

Outra dificuldade bastante comum é quando a empresa não possuí uma gestão de viagens corporativas e o lançamento das despesas fica a cargo do próprio colaborador que participou da viagem.

Apesar de parecer uma tarefa simples, são muitas informações importantes e, ao acumular com as outras tarefas do colaborador, maiores são as chances de erros. Além disso, quanto maior for a sua equipe, mais notas, pedidos de reembolso e outras informações demandam gerenciamento.

Controle dos canais de compras

Mais uma dificuldade que as empresas enfrentam na hora de reduzir os custos é com o controle efetivo dos diferentes canais de compras. Isso porque, atualmente, existem diversas opções de sites e aplicativos para que sejam compradas passagens, reservas de hotéis, aluguel de carros e muito mais.

Dependendo do quadro de funcionários e do número de viagens que são realizadas, fazer o gerenciamento e o controle de todas as notas fiscais, recibos e outros documentos pode ser extremamente trabalhoso.

Perda ou atraso nas faturas

Por fim, outro problema muito comum é a perda da fatura, ou ainda, o atraso na data de entrega das faturas e recibos. Isso pode gerar muitos problemas para a empresa, além de ser considerado como uma tentativa de fraude.

Por isso, é necessário que as políticas de viagens corporativas sejam muito bem definidas e os colaboradores devem estar cientes de todos os seus direitos, deveres e responsabilidades.

Use a tecnologia para ajudar a reduzir os custos em viagens corporativas

Depois de tantos problemas e dificuldades, é hora de saber como você pode fazer uma gestão de viagens corporativas efetiva e como reduzir os custos. Podemos dar duas dicas de ouro para você, a primeira é ter uma política de viagens corporativas bem definida e bem clara para os colaboradores.

A segunda é contar com a ajuda da tecnologia, existem diversas ferramentas que permite automatizar os processos de pesquisa, compra e reserva de passagens, hospedagem, aluguel de carros e muito mais.

Dessa forma, você consegue centralizar todas as informações em um só local e ainda fazer toda a gestão de maneira fácil e eficiente.

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