Como contabilizar reembolso de despesas na minha empresa?

Como contabilizar reembolso de despesas? Essa é a pergunta de muitos gestores que precisam melhorar a gestão financeira da empresa para manter as contas em dia e a competitividade do negócio intacta. Uma boa administração das finanças é sinônimo de recursos para investir e se diferenciar dos concorrentes.

Além disso, a falta de uma gestão eficiente é motivo para quase metade das empresas no Brasil fecharem as portas dentro de três anos, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Por isso, encontrar um meio para melhorar a contabilização do reembolso de despesas é um passo importante para superar os desafios.

Quer saber mais sobre como fazer esse lançamento e otimizar todos os processos com a ajuda de uma solução tecnológica especializada? Então, continue a leitura e confira nossas dicas, a seguir.

Quando fazer reembolso de despesas?

Existem diversas situações que tornam uma despesa reembolsável em uma empresa. Conhecê-las é fundamental para efetuar esse procedimento de maneira adequada, assegurando satisfação dos colaboradores e boa gestão de custos. Entre os casos mais comuns, estão:

• despesas com viagens — quando os trabalhadores precisam se deslocar a trabalho, a companhia conta geralmente com uma série de gastos que podem ser ressarcidos;
• material de trabalho — os custos relacionados à compra de itens para realizar as atividades do dia a dia podem entrar como despesas reembolsáveis;
• capacitação profissional — em algumas ocasiões, a empresa também pode custear os valores destinados para aprimoramento das habilidades dos colaboradores;
• home office — o trabalho remoto gera custos ao colaborador, os quais devem ser ressarcidos pelo empregador, conforme previsto na Lei nº 13.467/2017.

Como classificar o reembolso?

Uma classificação apropriada do reembolso é importante para uma recuperação de despesas efetiva e para um melhor controle na organização. Nesse sentido, é possível classificar:

• por tipo, separando os gastos em viagem, transporte, saúde, home office e outros;
• por forma de pagamento, como cartão, transferência ou dinheiro;
• por área, como vendas e sucesso do cliente;
• por cargo, ideal caso tenha uma política de reembolso específica para cada nível hierárquico.

Qual a importância de contabilizar corretamente o reembolso?

Desenvolver a contabilização de reembolso de maneira adequada permite otimizar a gestão. Na prática, sua empresa assegura mais transparência e eficiência na hora de controlar esse tipo de custo.

Além disso, evita erros nos reembolsos que resultem em prejuízos para o negócio ou insatisfações por parte de colaboradores que tinham direito ao ressarcimento, mas que tiveram a solicitação negada.

Também vale destacar que contar com um sistema apropriado para efetuar o registro torna a operação mais ágil, precisa e segura. Desse modo, é possível otimizar o tempo dessa atividade e melhorar a gestão financeira do negócio.

Como contabilizar o reembolso de despesas corporativas?

Agora que você já sabe os motivos para ter uma contabilização de despesas otimizada na empresa, que tal descobrir as melhores práticas com esse objetivo? Confira!

Defina as despesas reembolsáveis, inclusive as de home office

O primeiro passo sobre como contabilizar o reembolso de despesas é definir e comunicar aos profissionais da sua organização quais são os custos reembolsáveis, inclusive os de home office.

Dessa maneira, os custos para a estrutura do trabalho remoto, como mesa, cadeira, notebook, telefone, tablet, entre outros, por exemplo, podem ser custeados pela empresa.

Outras despesas fixas, como internet e conta de energia elétrica, também fazem parte dos custos reembolsáveis. No entanto, para isso, é preciso definir esses custos passíveis de reembolso antecipadamente e deixar os funcionários cientes.

Estabeleça normas para comprovação dos custos

Para as despesas empresariais iniciadas pelos colaboradores serem devidamente reembolsadas, é preciso estabelecer normas para comprovar que elas são realmente de caráter corporativo. Nesse caso, duas regras comuns nas empresas são: a obrigatoriedade de apresentação de nota fiscal e o envio de relatório de despesas.

No comprovante fiscal, o documento deve conter informações mínimas, como serviço ou produto adquirido, valor, razão social da empresa, CNPJ, endereço, telefone e e-mail. Já o relatório de despesas corporativas deve ser enviado todo mês com os comprovantes fiscais com informações como o motivo e o valor do gasto, por exemplo.

Crie o recibo de reembolso

Ainda pensando em como realizar esse procedimento, é importante criar o recibo de reembolso para ficar comprovado e documentado que o colaborador recebeu os valores solicitados.

Com isso, a empresa garante a comprovação física da entrega, caso ocorra alguma contestação posterior por parte de um colaborador, evitando quaisquer tipos de desentendimentos.

Invista em tecnologia e automação

Por fim, é fundamental utilizar bons sistemas que auxiliem a efetuar os lançamentos de maneira ágil. Inclusive, quando o assunto é contabilizar reembolso de despesas empresariais, esse investimento pode ajudar a automatizar tarefas.

Assim, os profissionais podem focar atividades estratégicas, que permitirão a diferenciação de mercado e o aumento de lucros. Desse modo, torna-se possível melhorar os fluxos de contabilização e ter uma série de vantagens.

Como otimizar o processo de reembolso?

Para otimizar todo esse processo de lançamento e contabilização de reembolso e despesas, vale a pena ter uma parceira com anos de mercado e soluções que demonstram toda essa expertise.

Nesse sentido, apresentamos o SAP Concur Expense. Trata-se de um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores que proporciona a administração financeira completa da sua empresa.

Nossa plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, de forma que facilita a vida dos gestores ao propiciar vantagens como:

• melhor gestão operacional;
• automatização de todos os fluxos;
• adequação rápida por parte dos colaboradores;
• efetiva redução de custos nas empresas.

Vale lembrar ainda que o SAP Concur Expense é a única solução que tem, de ponta a ponta, a capacidade de educar, sugerir melhores escolhas, mensurar dados e ajudar sua empresa a ser mais sustentável.

Após entender como contabilizar reembolso de despesas, fica mais fácil aprimorar esse processo na sua organização. Além disso, ao contar com o SAP Concur Expense, todos os fluxos são otimizados, permitindo que o setor financeiro tenha alta eficiência na hora de realizar os lançamentos e garantir os reembolsos.

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