Como fazer a análise de KPIs para ter sucesso na gestão de despesas

O termo KPIs tem ganhado cada vez mais espaço no mundo corporativo e a análise de KPIs mostra-se uma habilidade muito requisitada para os profissionais, principalmente, para os envolvidos na gestão de despesas.

Antes de falar efetivamente sobre como a análise de KPIs ajuda a gerir melhor as despesas de uma empresa, é preciso entender o que eles significam e como eles podem ser implementados. Neste artigo, você verá a importância da análise de KPIs e como a definição destes indicadores pode proporcionar uma gestão mais eficiente, produtiva, estratégica e inteligente para a empresa.

Inclusive, por meio dos diferentes tipos de KPIs, é possível não só mensurar os indicadores relacionados à gestão de despesas, como também tomar decisões importantes sobre o negócio, guiadas por dados reais, sólidos, confiáveis e consolidados.

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O que são KPIs?

Segundo a Content Trends, 78,1% das empresas que documentavam suas estratégias se consideravam bem-sucedidas. Já, entre as empresas que não faziam esse monitoramento, a porcentagem caiu para 25,2%. É por meio do acompanhamento de KPIs que se pode analisar o que está funcionando e o que não está. Mas, afinal, o que são KPIs?

KPI vem da sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou seja, Indicador-chave de Performance. Eles têm a função de medir o desempenho e os resultados da organização com o olhar voltado para a performance de cada meta traçada inicialmente. 

Ou seja, os indicadores podem ser aplicados em todos os setores e departamentos de uma organização, desde o RH, marketing, vendas, manutenção, TI, produção, atendimento ao cliente e help desk, até o administrativo e financeiro.

Então, quando falamos da análise de KPIs no cenário da gestão de despesas, é possível aplicar tais indicadores para monitorar os gastos de forma a trazer maior visibilidade financeira para a gestão.

Diferença entre KPI e métrica

O bom KPI é aquele que mede efetivamente o que a empresa busca para auxiliar os gestores a tomarem melhores decisões.

Vale ressaltar que KPI não é igual a métrica. A métrica pode até ser um KPI, mas há diferenças. Um indicador-chave de performance precisa estar relacionado aos objetivos de negócio, trazer valor e agregar informações úteis para a companhia. 

Já a métrica possui o indicador que embasa o KPI. Em outras palavras, as métricas trazem as informações sobre o negócio e os KPIs resultam de alguma ação baseada nas métricas.

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Como escolher e fazer uma boa análise de KPIs?

A premissa básica é que o KPI precisa ser objetivo e indicar um caminho para apoiar o gestor na hora da tomada de decisão. Para isso, há 5 características para a definição desses indicadores. Vamos a esses requisitos:

Disponibilidade: o KPI precisa estar disponível para ser mensurado e analisado.

Negócio: o KPI deve mostrar se a estratégia está sendo bem realizada para alcançar o objetivo principal da empresa.

Relevância: para uma análise de KPIs efetiva, é preciso que os indicadores sejam concretos para o negócio e não apenas números de vaidade.

Escolhas: é necessário que os KPIs ajudem a direção da empresa a tomar as melhores decisões com base nos dados gerados.

Periodicidade: os indicadores-chave devem ser mensurados constantemente para que a análise de KPIs não seja prejudicada.

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Conheça as principais categorias de KPIs

Há inúmeros KPIs que podem ser traçados de acordo com a estratégia de cada empresa. Estes indicadores são divididos em algumas categorias como:

KPIs primários: são aqueles que os tomadores de decisão querem ver, pois estão diretamente ligados ao lucro das empresas, como: receita total, margem bruta, lucratividade e outras.

KPIs secundários: a análise de KPIs desta categoria é feita pelos gerentes e supervisores e levam em consideração o desenvolvimento da estratégia e os resultados, como: custo de aquisição de clientes, retorno sobre investimento etc.

KPIs práticos: fazem parte do dia a dia das empresas e são geridos por cada equipe dentro das suas competências, como o time comercial, de marketing, TI, RH, administrativo e outros, sendo bem específicos a cada setor, como por exemplo despesas, impostos, rotatividade de funcionários, entre outros.

Com esses indicadores monitorados, os gestores e líderes podem fazer uma análise de KPIs de forma rápida e efetiva, tornando a empresa mais inteligente. Assim, é possível verificar gargalos, desperdícios, oportunidades e problemas operacionais e financeiros.

No caso específico da gestão de despesas, fica mais simples monitorar, visualizar e controlar os gastos iniciados pelos colaboradores, seja em viagens corporativas ou em outras situações em que estiverem atuando pela empresa, como pedágios, estacionamentos, táxis, almoços, material de escritório, home office etc.

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Como fazer a análise de KPIs na gestão de despesas

Para realizar a análise de KPIs em relação às despesas corporativas, é importante definir os principais indicadores a serem mapeados e acompanhados na operação da sua empresa. 

Dessa forma, os colaboradores sabem exatamente o que será considerado pela gestão como resultados positivos, neutros ou até mesmo negativos no gerenciamento de gastos. A seguir, veja os principais KPIs para avaliação:

Despesas fora da política

Ter um controle preciso sobre o quanto está sendo gasto é fundamental. Com isso, a gestão sabe quando há violação de políticas, como custos extrapolados e estouro de orçamento. Aliás, políticas como valor máximo de reembolso de combustível por dia são bastante comuns. No entanto, nem sempre as organizações se voltam para analisar e identificar o quanto se está extrapolando. 

A partir do acompanhamento desse indicador, poderão ser levantadas as áreas ou profissionais que mais furam a política e o impacto que isto traz para as finanças da organização. Na sequência, pode-se também criar um plano de ação para evitar novos gastos excessivos. O que, certamente, vai trazer economia para a empresa.

Gastos em viagens corporativas

Um aspecto importante da gestão de despesas é o gasto relacionado às viagens corporativas. Isso porque os deslocamentos, muitas vezes, são custosos para os negócios, já que as passagens aéreas são caras e as hospedagens também.

Para que os desembolsos em viagens não saiam do controle dos gestores, existe um planejamento financeiro e orçamentário inicial baseado nos objetivos e necessidades das empresas.

Dessa forma, a análise de KPIs aqui tem um indicador bastante relevante chamado de orçado x realizado. Nele, é possível fazer uma avaliação comparativa entre o que foi planejado no princípio e os gastos efetivamente realizados. Logo, se tem uma visão macro se esse tipo de despesa está ok e dentro do previsto, ou se está ultrapassando o projetado e precisa ser revisado o planejamento.

Prestação de contas

Outro indicador relevante de acompanhamento é o atraso na prestação de contas. Afinal, para receberem os reembolsos, os funcionários precisam entregar os comprovantes e notas fiscais dos gastos realizados. Mas, muitas vezes, os colaboradores demoram nesse envio. O que impacta todo o processo de aprovação do pagamento, no ressarcimento e na gestão dos gastos.

Portanto, é importante estabelecer um determinado tempo para a prestação de contas. Os mais comuns são 7, 10 e 15 dias. Assim, é possível monitorar o índice de atrasos e quem são as pessoas que mais demoram. 

Comparação de fornecedores

A análise de KPIs também passa por indicadores relacionados aos fornecedores. E isso envolve não só o custo dos serviços praticados. É importante mensurar a qualidade das entregas, o prazo e outras questões. 

Com isso, é possível ter uma visão melhor do custo-benefício e cotar diferentes fornecedores para alcançar maior economia nos gastos corporativos, como por exemplo, no caso de internet, celular, materiais de escritório e até hospedagens e empresas de táxi.

Categorização de despesas

Usar os indicadores de categorização de despesas para fazer a análise de KPIs é uma ação muito útil. Até porque os gestores podem colocar diversas parametrizações para verificar os gastos dos colaboradores, como por exemplo:

• Despesas totais mensais;

• Despesas mensais por cada categoria (alimentação, home office, viagens, mobilidade, escritório e outras);

• Gastos totais do mês por colaborador;

• Gastos mensais do colaborador por categoria;

• Outros períodos de tempo (trimestre, semestre e ano);

• Por setor da empresa (gastos dos colaboradores de RH por exemplo);

• Entre outras análises de KPIs.

Com isso, as empresas têm uma vasta gama de informações e insights para ver se algo está fora da política, se é possível implementar alguma medida de economia em algum lugar, se algum setor é exemplo para outros por usar diferentes fornecedores etc. Ou seja, na prática, diferentes ações estratégicas e decisões podem ser tomadas a partir de todos esses dados e indicadores.

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Retorno sobre o investimento 

Por fim, é sempre essencial falar de um indicador chave para qualquer setor e situação de negócio, o ROI, também conhecido como retorno sobre o investimento. Mas o que o ROI tem a ver com a gestão de despesas você deve estar pensando, não é mesmo?

Na verdade, todo e qualquer gasto ou investimento pode ser colocado sob a ótica do ROI. Por exemplo: a empresa adquire 10 linhas de telefonia celular corporativa, só que a economia gerada em relação a outro modelo de contratação está sendo vantajosa o suficiente.

Outra situação para ajudar a entender é nas viagens corporativas. O colaborador viajou a outro país para um congresso internacional da área, com diversos potenciais clientes. As despesas, certamente, serão altas, com passagens, hospedagem, alimentação, transporte e outras. E o retorno disso? Ele conseguiu fechar os negócios?

O cálculo para saber isso é simples: ROI = [(investimento - retorno gerado)] / investimento] x 100

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Como a tecnologia pode ajudar na análise de KPIs?

A tecnologia é a grande aliada das empresas na gestão das informações e análise de KPIs. O mercado conta com diversos softwares desenvolvidos para ajudar neste processo. A SAP Concur, por exemplo, oferece o SAP Concur Expense que conta com inúmeros recursos para facilitar o dia a dia das empresas.

Com ele, é possível que os gestores tomem as melhores decisões empresariais sobre as despesas corporativas. Afinal, as informações sobre os gastos iniciados pelos colaboradores estão disponíveis em tempo real e com fácil acesso, garantindo maior visibilidade.

Além disso, o SAP Concur Expense permite uma gestão inteligente de gastos, fornecendo capacidade de gerenciar as fontes de despesas de maneira estratégica por categoria e até reunindo, em um único local, todos os dados referentes a gastos para obter uma visão unificada.

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