Workflow de aprovação: como fazer para despesas corporativas?

Aprimorar o controle e a transparência na gestão das despesas é um dos grandes desafios de qualquer negócio. E a saída pode estar no workflow de aprovação, um processo estruturado que organiza, padroniza e agiliza a revisão e a autorização dos gastos.

A importância de um workflow de aprovação está na sua capacidade de reduzir erros, otimizar o tempo de análise e assegurar que cada despesa esteja em conformidade com as políticas internas. Quer saber como isso funciona? Então, continue a leitura e confira um passo a passo para implantar na prática.

O que é um workflow de aprovação?

O workflow de aprovação é um método de trabalho que busca organizar e padronizar as etapas relacionadas a uma solicitação de despesa, abrangendo desde seu registro até a validação final. Esse processo faz com que as demandas sejam avaliadas de forma ágil e conforme os critérios estabelecidos.

Em uma empresa, o fluxo de aprovação garante que cada solicitação passe por uma sequência de análises para verificar sua conformidade com as políticas financeiras. Isso garante, ao mesmo tempo, transparência e segurança no uso dos recursos da organização, além de prevenir a ocorrência de gastos não planejados.

Com o uso de ferramentas digitais, a empresa pode automatizar esse fluxo, permitindo que cada etapa seja monitorada em tempo real e que ajustes sejam feitos conforme necessário. Dessa forma, o workflow funciona como um instrumento ágil na prevenção de riscos e fraudes.

Qual é a importância desse método?

A relevância de um workflow de aprovação está na sua capacidade de fortalecer o controle financeiro e operacional, garantindo que cada despesa seja justificada e esteja em conformidade com as políticas da empresa. Esse processo traz benefícios importantes, como:

• redução de riscos — minimiza erros, evita despesas desnecessárias e reduz fraudes, assegurando que os recursos sejam usados de modo estratégico;
• otimização do tempo — automatizar o fluxo de aprovação reduz a burocracia, eliminando aprovações manuais e acelerando o processo, o que libera gestores para focarem outras atividades;
• visibilidade e transparência — permite um acompanhamento em tempo real das despesas, possibilitando ajustes rápidos e maior previsibilidade financeira;
• adequação às políticas corporativas — a padronização facilita o cumprimento das diretrizes financeiras e operacionais, melhorando a segurança e a conformidade dos processos.

Quais são os tipos de workflow de aprovação?

Os tipos de workflow de aprovação variam conforme o nível de complexidade e a necessidade de controle da empresa. Confira os principais métodos!

Workflow sequencial

O mais comum, segue uma ordem fixa, em que cada etapa precisa ser concluída antes de passar para a próxima. É ideal para processos padronizados e com menos urgência.

Workflow paralelo

Permite que múltiplas aprovações ocorram simultaneamente, o que reduz o tempo total do processo. É indicado para empresas que precisam de agilidade e que contam com diversas áreas envolvidas na aprovação.

Workflow condicional

Aplica condições específicas para cada etapa, direcionando a validação conforme o tipo de despesa ou o valor envolvido. Esse modelo é ideal para empresas que necessitam de maior controle e personalização.

Workflow de autoaprovação

Utilizado para despesas de baixo valor ou recorrentes, permite aprovações automáticas dentro de certos parâmetros. Dessa maneira, proporciona economia de tempo e diminuição da burocracia.

Como fazer workflow de aprovação para despesas corporativas?

Criar um workflow de aprovação eficiente para despesas corporativas envolve organização e clareza em cada etapa do processo. A seguir, estão os principais passos para estruturar e implementar um workflow eficaz.

Mapeie as etapas

Identifique cada fase do processo de aprovação de despesas, desde o pedido inicial até a autorização final. Mapeie todos os passos para assegurar que nada seja esquecido e que o fluxo atenda às necessidades específicas da empresa.

Defina as responsabilidades

Determine a alçada de aprovação, ou seja, estabeleça quem será responsável por cada etapa do fluxo. Isso inclui identificar gestores e departamentos que precisam validar as despesas, garantindo que cada pessoa saiba seu papel e sua importância no processo.

Conte com uma boa política

Estabeleça uma política de despesas eficiente, a qual detalhe os critérios de aprovação, limites de valor e diretrizes que os colaboradores devem seguir. A política orienta as decisões e promove a conformidade com as diretrizes internas.

Providencie a documentação necessária

Especifique quais documentos devem ser apresentados para cada tipo de despesa — notas fiscais, comprovantes ou cotações, por exemplo. Essa é uma maneira de assegurar que todas as informações sejam consistentes e verificáveis.

Decida os prazos

Defina prazos para cada etapa do workflow, estabelecendo tempos máximos de aprovação para evitar atrasos e garantir a agilidade do processo. Prazos bem estruturados ajudam a evitar gargalos.

Adote uma ferramenta para a implementação

Escolha uma ferramenta digital, como um sistema de gestão de despesas, que permita gerenciar o workflow de forma automatizada, com monitoramento em tempo real e notificações. Isso aumenta a eficiência e facilita o acompanhamento de cada etapa.

Faça a implementação na prática

Com todos os elementos definidos, implemente o workflow e promova o treinamento necessário para garantir que todos compreendam o processo. Monitore os resultados e faça ajustes conforme necessário para otimizar o fluxo e assegurar a eficácia do sistema.

Quais os riscos de não implementar um workflow de aprovação?

A ausência de um workflow de aprovação para despesas corporativas pode trazer diversos riscos que comprometem a saúde financeira e a eficiência operacional da empresa. Alguns deles são:

• descontrole financeiro — sem um fluxo organizado, despesas podem ser aprovadas sem o devido critério, resultando em gastos desnecessários e ultrapassagem do orçamento;
• fraudes e desvios — a falta de controle e padronização facilita erros e até práticas fraudulentas, já que não há um processo formal de verificação e aprovação;
• atrasos operacionais — sem prazos e etapas bem definidos, pedidos podem se acumular, prejudicando o fluxo de caixa e a capacidade de resposta financeira da empresa;
• dificuldade de monitoramento — por falta de uma estrutura clara, a empresa perde a visibilidade sobre as despesas em andamento, dificultando a tomada de decisões e a alocação estratégica de recursos.

A organização e a padronização na autorização de gastos fortalecem a governança financeira, beneficiando a empresa como um todo. Com o suporte de ferramentas digitais e uma estrutura clara, o workflow de aprovação torna a operação mais sustentável e adaptável aos desafios.

Para aprofundar seus conhecimentos, confira o guia Equilibrando conformidade e flexibilidade. Nesse material, são apresentadas seis dicas práticas para melhorar a gestão de viagens corporativas, incluindo questões relacionadas às aprovações.