Você sabe calcular o custo total de uma viagem corporativa?

Empresas que lidam frequentemente com viagem corporativa entendem a necessidade de apresentarem o custo total desse deslocamento para a área financeira da instituição. Isso porque, dessa forma, a contabilidade no fim do mês bate com as expectativas geradas pelo planejamento de viagens corporativas. Se a sua empresa ainda não tiver um, está na hora de realizá-lo.

Esse documento serve para que gestores e colaboradores saibam até onde podem ir no quesito orçamento, já que a estimativa dá um norte ao gestor e também traz segurança para a contabilidade. O processo de conhecimento desse setor de finanças permite que a organização tenha visibilidade e possa programar os investimentos a longo prazo.

Um dos investimentos mais comuns é o de viagem corporativa para fechar negócios. Nem sempre os clientes estão na mesma região e, por isso, o deslocamento se torna necessário para uma reunião. Com a crescente demanda dessas viagens a trabalho, o uso da tecnologia de um bom ERP se tornou necessário para evitar gargalos nos processos, que trazem prejuízos financeiros, e concedem visão holística e em tempo real de todos os procedimentos empresariais.

Para que o assunto cálculo de custo não seja mais tão burocrático, ensinaremos a determinar os gastos de uma viagem corporativa no blog de hoje. Acompanhe!

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Quais os custos de uma viagem corporativa?

Como dito anteriormente, uma viagem corporativa dispõe de uma série de despesas que entram no planejamento orçamentário da empresa. Seja de longa ou curta duração, os deslocamentos envolvem gastos como: alimentação, hospedagem, transporte, estacionamento, entre outros.

Além disso, imprevistos também geram custos em uma viagem corporativa e a situação deve ser documentada em uma política de viagens para que a empresa e o colaborador estejam ambos seguros nessas circunstâncias. As inúmeras possibilidades trazem à tona a necessidade de controlar esses custos, programáveis ou não.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

Você sabe calcular o custo total de uma viagem corporativa?

A forma mais eficaz de calcular o custo total de uma viagem corporativa é realizar com a ajuda de um ERP como os da SAP Concur. Primeiramente, porque executar esse tipo de tarefa manual leva tempo que poderia ser utilizado estrategicamente, e também porque as chances de falhas são infinitamente maiores.

Imagine uma pilha de recibos de reembolsos corporativos, ou até mesmo papéis com os gastos previstos de uma próxima viagem. Até esses valores serem colocados em uma planilha, o colaborador poderia estar realizando qualquer outra atividade que não envolvesse a burocracia da validação do pagamento, seja ele prévio ou reembolsado.

As soluções SAP Concur e nossa extensa rede de fornecedores de viagens podem ajudar você a criar um sistema de viagens integrado e automatizado que o ajudará a atingir as metas de viagens e despesas, independentemente de quais sejam.

• Registre dados de viagens e gastos, onde quer que sejam reservadas

• Veja dados consolidados de viagens em um único painel

• Reserve facilmente transportes aéreos, trens, hotéis e carros usando uma ferramenta de reservas on-line

• Facilite a conformidade com as políticas para os colaboradores

• Dê aos colaboradores a liberdade de reservarem viagens sozinhos

A falta de centralização traz gera complicações para o próprio setor financeiro que se perde mediante tantos orçamentos. Por isso, para ajudar a calcular o custo total de um deslocamento a trabalho, listamos algumas dicas a seguir:

1- Faça um documento com tópicos

Um cálculo sem uma lista detalhada de informações não tem sentido algum. Por isso, comece colocando em ordem os custos da viagem corporativa, de modo que fique claro para gestores e colaboradores quais são os gastos aceitos e como essas despesas serão reembolsadas futuramente.

2- Crie uma média de gastos

Criar um valor médio ajuda no planejamento orçamentário da viagem corporativa, visto que, os preços podem ser alterados de acordo com o momento da compra ou reserva, e até do próprio destino. Porém, ter o conhecimento de um custo médico ajuda a não pagar preços extremamente altos e preparar a área financeira para esse reembolso.

3- Calcule a diária da viagem

Outro modo de realizar o cálculo é por meio da diária de viagem. Nela, são documentados os dados de transporte, alimentação e deslocamento, com base no objetivo da viagem corporativa. Esse tipo de estimativa contribui para que uma viagem seja orçada com o máximo de assertividade possível, contando os dias de deslocamento e a média de gastos em cada um deles.

4- Fixe um orçamento prévio

O colaborador que irá viajar precisa saber qual o limite máximo de gastos que podem ser reembolsados em uma viagem corporativa. Principalmente para ter em mente que, caso extrapole o limite, o custo sairá de seu próprio bolso. No orçamento prévio, é preciso adicionar não só os custos fixos, mas também os variáveis, ou seja, aqueles emergenciais que resguardam tanto o colaborador como a empresa.

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

Descubra outras plataformas da SAP Concur

Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “O novo destino das viagens corporativas”, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo e-mail: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!