Viajar a trabalho: quais os direitos e deveres do colaborador?

Os direitos trabalhistas do colaborador que vai viajar a trabalho podem gerar dúvidas tanto para os funcionários quanto para os gestores. Por isso, uma questão como essa precisa ser esclarecida para não causar desconfortos à empresa ou ameaças de processos.

A viagem corporativa ocorre quando o trabalhador desloca-se para representar a companhia e permanece trabalhando mesmo estando longe do seu local de trabalho habitual. Dessa forma, diante do deslocamento com essa função, os direitos trabalhistas seguem valendo normalmente.

Existem algumas questões mais simples que são negociadas desde o início, como reembolso e deslocamento. No entanto, precisamos também nos informar sobre outros assuntos, como horas extras, acidentes e diárias. Diante de tantas implicações, é necessário conhecer os direitos e deveres dos colaboradores para que tudo ocorra sob o amparo legal.

Ficou interessado e quer conhecer os direitos e deveres do colaborador em viagens a trabalho? Então, continue a leitura e saiba o que diz a lei!

Horas extras

O funcionário apenas terá direito às horas extras se o período em que ele ficar trabalhando for maior do que o presente no contrato de trabalho. Então é preciso analisar a partir das 8 horas por dia ou as 44 horas semanais. Porém, é preciso ter alguma forma de controle dessas horas extras para se comprovar o que foi excedido, caso contrário, o pagamento não será obrigatório.

No entanto, conforme a súmula 338 do TST, quem precisa comprovar que o empregado não cumpriu a jornada excedente é a empresa. Lembrando que o tempo de deslocamento entre as localidades também é contado como tempo de trabalho, já que o funcionário está à disposição do gestor devido a uma função que lhe foi dada.

O pagamento das horas extras deve ser em cima de 50% do valor da hora trabalhada; já nos finais de semana, há um aumento de 100%.

Necessidade de pernoite

Como não há um limite estabelecido para a duração das viagens a trabalho, é preciso ter atenção e, dependendo do tempo que durar o compromisso, preparar-se financeiramente para os momentos de descanso do funcionário, pois a legislação trabalhista prevê a necessidade de descanso entre os dias de trabalho.

No entanto, o período de descanso do trabalhador não deve ser contado como tempo à disposição do empregador, sendo assim, não entra nas horas extras trabalhadas.

Despesas

A reforma trabalhista permitiu uma maior flexibilização no momento de negociar as despesas das viagens, mas ainda assim o reembolso é um direito garantido pelo art. 2º da CLT. Então, as próprias companhias podem delimitar o que é reembolsável ou não.

Porém, é importante que a comunicação seja transparente e que haja um combinado de forma que todos os funcionários saibam as normas e como devem proceder. Se possível, já deixe alguns tópicos sobre o assunto no código de ética e conduta empresarial.

Geralmente, as despesas não reembolsáveis são aquelas que não têm relação com a empresa e nem com o horário de trabalho, por exemplo, compras de lembranças, multas de trânsito e, inclusive, taxas de atraso de voo.

As despesas reembolsáveis são aquelas que podem ser previstas durante a viagem, como hospedagem, translado, inscrição para o evento e alimentação. Porém, o empregador pode exigir a apresentação dos comprovantes e notas fiscais dos valores gastos, sendo essa uma condição para efetuar o reembolso.

Entretanto, há casos de empresas que estabelecem valores de diárias de viagem. Isso significa que elas fazem um cálculo e oferecem um valor fechado para que o empregador faça a sua viagem. Desse valor, o funcionário deve retirar todas as suas despesas. Em suma, conforme a legislação, a empresa pode agir de três formas: 

• fazer o reembolso das despesas a partir dos comprovantes;
• fazer o adiantamento das despesas — nesse caso, o colaborador terá de analisar se o valor realmente cobrirá as necessidades da viagem, caso contrário, pode guardar as notas dos gastos e combinar com a empresa um reembolso;
• oferecer as diárias de viagem.

Deslocamento

O deslocamento pode ser feito por meio do transporte da própria empresa, por meio do carro do próprio funcionário ou por meio do transporte público. Se o colaborador usar o próprio transporte, a empresa precisa reembolsar, mas atenção: reembolsar apenas os quilômetros rodados não é suficiente, há também taxas de manutenção e depreciação do veículo, além dos pedágios que serão encontrados durante o percurso.

Se o colaborador utilizar o transporte público, apenas há a necessidade de guardar os comprovantes da passagem para que ele seja reembolsado no mesmo valor posteriormente. É fundamental que esse processo seja feito da forma correta para que o empregado se sinta seguro.

Acidente de trabalho

A questão da periculosidade é muito importante, pois existe um risco nesse deslocamento, considerando que as estradas estão sujeitas a chuvas, acidentes, buracos, entre outros. Quando uma viagem corporativa é bem planejada, ela sempre levará em conta os possíveis imprevistos, e isso garantirá a segurança do trabalhador durante o percurso.

Todo cuidado é fundamental, pois, caso ocorra algum acidente, ele será configurado como acidente de trabalho e será tratado como tal pelo INSS. Existem também os seguros para viagens corporativas, que podem ser uma segurança para que seus colaboradores não fiquem desamparados.

Como realizar uma boa gestão de viagens?

Sabemos que gerir as finanças dentro do contexto empresarial e prezar pela qualidade de vida dos colaboradores não são tarefas fáceis. Por essa razão, é importante buscar por soluções que auxiliem nesse percurso e tornem o cálculo do custo total de uma viagem corporativa mais prático e seguro.

Por essa razão, pode ser uma ótima escolha buscar o auxílio de um sistema que integre viagens e despesas para simplificar alguns processos. Assim, é possível ter dados seguros e criptografados para os fluxos de sistema, economizar tempo e automatizar e integrar todo o processo com a ERP já existente.

Notou como é importante conhecer detalhadamente as leis que envolvem os colaboradores que vão viajar a trabalho? Além disso, a busca por soluções que visam a diminuir o desgaste causado pelos processos burocráticos pode tornar essa tarefa mais ágil e confortável.

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