Viagens internacionais: quais os desafios ao viajar a trabalho?

Viagens internacionais a trabalho são parte da rotina de colaboradores de empresas que fazem negócios no exterior. Porém, tanto eles quanto seus gestores e demais funcionários envolvidos acabam enfrentando desafios nesse processo.

O segredo para lidar melhor com essas questões é o planejamento. Assim, o ideal é começar entendendo quais são as dificuldades que podem aparecer e se preparar com base nessas possibilidades.

Para ajudar, o primeiro passo fica por nossa conta. Confira uma lista de situações desafiadoras e muito mais neste conteúdo.

Qual a importância do planejamento de viagens corporativas para o exterior?

O planejamento busca antecipar situações deixando os envolvidos com o projeto preparados para elas. Em viagens internacionais, seu papel é sobretudo organizar os processos e os itinerários para evitar transtornos ou contratempos que inviabilizem o motivo do deslocamento.

Dessa forma, entender os desafios que podem se apresentar para o viajante por estar fora do país de origem é o passo inicial desse exercício de previsão. Ainda, quando a ida para o exterior é em razão do trabalho, as empresas devem lidar com isso de maneira a prestar completo apoio ao funcionário.

Portanto, um bom planejamento de viagem aumenta as chances de sucesso por permitir otimizar os recursos investidos. Os objetivos principais são garantir a produtividade, assegurar o controle de despesas sem prejudicar os resultados, atender às necessidades do colaborador em trânsito, promover seu bem-estar e fechar negócios lucrativos.

Quais os desafios nas viagens corporativas internacionais?

Já que antecipar desafios é o começo do planejamento de viagens internacionais, vamos a eles?

Visto, imigração e alfândega

A burocracia é algo que causa confusão no dia a dia. Agora, pense estar em um lugar onde as normas legais, contábeis, fiscais e organizacionais são diferentes. Pois saiba que os desafios ligados a isso começam antes de entrar em um novo país.

A emissão do visto, por exemplo, depende dos regulamentos do destino, podendo exigir comprovações na fase consular. Para complementar essas exigências, a imigração requer a apresentação de documentação e informações adicionais.

Por fim, a alfândega é a terceira etapa desse processo. Nesse caso, restrições e proibições se somam a declarações obrigatórias para que o viajante não infrinja as regulamentações internas do fisco. Ainda, há a possibilidade de seu tipo de negócio ser tributado no local.

Logo, sem a devida preparação, os colaboradores ficam sujeitos a ter sua entrada negada, pagar multas ou outras penalidades mais severas, dependendo do que dizem as legislações cabíveis. Desse modo, cabe fazer uma pesquisa ampla para descobrir o que é permitido ou necessário, a fim de separar documentos, ter os dados e evitar ações indevidas.

Diferença de idioma

Pedir um café, o almoço, um táxi ou uma informação sem falar o idioma do país de destino é um desafio inegável das viagens para o exterior. Nesse cenário, aplicativos tradutores são de grande ajuda.

Essa questão é ainda mais impactante no mundo dos negócios. Desde dificuldades entre duas pessoas tentando se comunicar em uma terceira língua, que não é nativa de nenhuma delas, até a falta de domínio de uma das partes sobre o idioma comum tendem a afetar o sucesso da transação.

Diante dessas situações, a empresa tem algumas alternativas. Ela pode enviar um colaborador que seja fluente na língua local ou até mesmo investir nos serviços de um intérprete para não perder oportunidades, por exemplo.

Fuso horário e jet lag

Imagine o representante da sua empresa chegando para uma reunião atrasado e com cara de sono porque perdeu a hora devido à mudança de fuso horário. Esse problema tende a ser um efeito do jet lag.

Mais que o risco de perder negócios, a condição afeta o bem-estar do funcionário, já que ele fica cansado, desorientado, com dificuldade de se concentrar ou de se lembrar das coisas, tem dores de cabeça, distúrbios gastrointestinais, entre outros sintomas.

Nesse contexto, o melhor caminho é manter uma rotina saudável quanto ao horário de dormir, à dieta, à ingestão de líquidos e aos exercícios. Ao mesmo tempo, é fundamental evitar hábitos prejudiciais na tentativa de driblar o cansaço, como o consumo de energéticos.

Logística, saúde e segurança

A saúde é outra questão relevante em viagens internacionais até porque as emergências médicas não esperam as pessoas voltarem para casa. Assim, cabe à empresa contratar um bom seguro e dar orientações práticas sobre o uso do benefício e as recomendações das autoridades locais.

Ainda, é importante garantir a segurança dos funcionários. Isso envolve instruí-los sobre conexões, meios de deslocamento, medidas para evitar riscos e quais áreas não são recomendadas no destino, por exemplo. Todos esses aspectos merecem atenção da organização antes do embarque.

Gestão à distância

Uma viagem internacional de negócios é um investimento e, como tal, deve ser acompanhado. Porém, a gestão de gastos à distância não é uma tarefa fácil. Os desafios vão desde diferentes modelos de documentos fiscais até o câmbio, as taxas e os meios de pagamento distintos.

Um exemplo são os países em que é difícil encontrar estabelecimentos que aceitam cartão, exigindo que o colaborador faça saques ou que a empresa realize um adiantamento em dólares para que ele viaje. Essas situações complicam o acompanhamento das despesas, deixando-as pendentes de comprovação no retorno.

Superar essa adversidade começa com a criação de políticas que orientam o comportamento do funcionário. Além disso, é útil otimizar o processo — das reservas à prestação de contas — com o uso de tecnologias que facilitem o controle enquanto agilizam as atividades. Inclusive, esse é o assunto do nosso último tópico.

Como a tecnologia facilita o planejamento e a gestão de viagens internacionais?

Soluções digitais, a exemplo do SAP Concur Travel e de sua integração com o Expense, respondem às demandas quanto ao planejamento ou à gestão de viagens internacionais, a partir de funcionalidades como:

• realização de pesquisa de tarifas e reservas;
• digitalização de notas fiscais e comprovantes;
• acesso completo a dados e análises;
• preenchimento automático de relatórios;
• reembolso facilitado;
• acompanhamento 24 horas de qualquer lugar;
• modelo em nuvem;
• conexão com sistemas de ERP.

Viagens internacionais de trabalho têm diversos desafios para colaboradores e empresas. Assim, é preciso investir em um planejamento sólido e contar com o apoio de soluções tecnológicas para que todos fiquem seguros enquanto alcançam os objetivos traçados.

Se você tem dúvidas sobre quais políticas adotar em seu empreendimento, baixe nosso e-book que trata das diretrizes para a gestão de viagens de negócios!