Como identificar red flags em viagens corporativas?

Não há dúvida: ficar atento a sinais de alerta em viagens corporativas aumenta a segurança e a produtividade dessa atividade. Mas você sabe como identificar red flags nesses momentos ou mesmo em seu planejamento?

Tudo começa por entender o que são essas “bandeiras vermelhas” e como elas impactam o sucesso dos deslocamentos com fins profissionais. A partir daí, será possível implementar ações capazes de gerenciar seus riscos.

Confira a seguir essas informações e muito mais!

O que são red flags em viagens corporativas?

Para começar, é importante compreender o que se encaixa nesse conceito. Afinal, para ser um sinal de alerta, é preciso causar um aumento do grau de perigo já envolvido na atividade proposta.

No caso de viagens corporativas, isso abrange o efeito tanto das omissões da empresa na orientação e no controle quanto do desrespeito dos colaboradores às normas estabelecidas, explorando esses momentos para benefício próprio por meio de fraudes — como pedido de reembolso de custos inexistentes.

Assim, a organização pode expor os funcionários à insegurança jurídica e real, enquanto fica sujeita a riscos de compliance. Ou seja, descobrir como identificar red flags é parte de um gerenciamento adequado.

Por que é importante identificar esses sinais de alerta?

As perdas financeiras decorrentes de fraudes ou de uma má gestão das despesas de viagens corporativas estão entre os principais motivos para as empresas identificarem e eliminarem as red flags. Só para você ter uma ideia, situações fraudulentas nesse contexto são mais de 14% do total.

Entretanto, os problemas de reputação e os riscos jurídicos de não agir preventivamente tendem a acarretar prejuízos tão ou mais relevantes, apesar de nem sempre serem diretamente associados. Logo, atuar em busca de sinais de alerta é uma decisão estratégica para o bom desenvolvimento empresarial.

Mais que isso, uma gestão qualificada se baseia na contínua adequação de processos. Assim, um negócio de sucesso frequentemente cria propostas para evitar falhas que afetam o desempenho. Um bom exemplo é mitigar inseguranças a que funcionários ficam expostos em viagens e que atrapalham seus resultados.

Como identificar red flags em viagens corporativas?

Muitas vezes, é necessário se voltar para o planejamento das viagens corporativas a fim de descobrir como identificar red flags. Isso porque a própria falta de organização e orientação já é um sinal de alerta. Na prática, o processo envolve muito mais do que a mera prestação de contas. Veja a seguir alguns exemplos do que observar!

Verifique se existem políticas de viagem claras

As políticas de viagem servem para dar segurança jurídica para os colaboradores na hora de realizar gastos durante os deslocamentos profissionais. Quando bem elaboradas, também ajudam a prevenir dificuldades práticas que esses funcionários podem enfrentar.

Uma empresa que não conta com essas orientações abre precedentes para erros, ou mesmo, ações de má-fé contrárias às medidas de compliance e à legislação. Da mesma forma, a partir da vigência de leis que visam evitar e responsabilizar atos do tipo, essa lacuna deixa o empreendimento exposto.

Procure inconsistências na prestação de contas

Colaboradores que abusam da confiança investida neles nas viagens também precisam ser responsabilizados. Nesse sentido, uma análise aprofundada dos gastos é imprescindível.

Ou seja, não há como identificar red flags sem conferir as despesas à procura de inconsistências. Isso pode envolver desde o uso de softwares até a comparação entre notas fiscais físicas e os custos indicados.

A ideia por trás disso é encontrar padrões incomuns, como valores muito acima da média sem justificativa ou situações que não tenham relação com o plano de trabalho.

Avalie a conformidade com regulamentações locais

Pense um pouco: receber uma nota fiscal indicando o consumo de determinado item proibido no local da viagem é uma red flag fácil de identificar se a gestão prestar atenção, não acha?

Diante disso, avaliar se as despesas e os relatórios relacionados a um deslocamento profissional estão em conformidade com regulamentações locais é uma medida tão simples quanto útil para mapear fraudes.

No entanto, realizar esse procedimento com qualidade passa por uma etapa-chave de planejamento: a pesquisa do destino. Em geral, é recomendável que as empresas façam esse estudo visando prevenir riscos. Ainda, essa ação serve para entender as restrições que impactam o dia a dia do viajante, evidenciando inconsistências.

Descubra se há preparação para emergências

A falta de preparação para situações de emergência é outra red flag para os colaboradores, com consequências que as empresas não podem ignorar. Orientações de segurança, protocolos de resposta, suporte ininterrupto e coberturas de seguro são alguns exemplos do que precisa ser feito.

Essas precauções devem fazer parte do planejamento de viagens para evitar que o funcionário fique exposto, desamparado e sem auxílio da organização diante de problemas inesperados — como cancelamento de voos ou de reservas, crises etc.

Como implementar uma gestão de riscos eficaz em viagens corporativas?

A preocupação de como identificar red flags é um passo importante para implementar uma gestão adequada desses riscos. Cabe começar a agir pela criação de políticas claras, isto é, um guia com todos os registros das normas e dos acordos para orientar os colaboradores sobre a realização de:

• planejamento e preparação;
• mensuração e contingência de danos;
• reservas e cancelamentos;
• pedidos de reembolso;
• prestações de contas de gastos;
• relatórios de desempenho.

Em seguida, é fundamental promover treinamentos regulares. Essa estratégia permite que os funcionários entendam as melhores maneiras de aplicar essas regras tanto para organizar uma viagem quanto durante o deslocamento.

Por fim, o uso de tecnologias de monitoramento tem impulsionado a segurança e a produtividade do processo. Nesse quesito, a SAP Concur pode ajudar com ferramentas como o Concur Request, o Travel & Expense e o ExpenseIt, que:

• controlam o orçamento;
• automatizam procedimentos;
• registram despesas;
• integram informações;
• estruturam dados;
• digitalizam documentos.

Pronto, agora você sabe como identificar red flags em viagens corporativas e quais medidas tomar para eliminá-las. Com essas informações, será possível agir para tornar os deslocamentos profissionais mais seguros tanto para a empresa quanto para os colaboradores viajantes.

Práticas de compliance e ESG andam de mãos dadas. Saiba mais sobre o segundo conceito com Denis Tassitano e Pedro Pereira!