Viagem internacional a negócios: tudo o que você precisa saber!

Uma viagem internacional a trabalho é uma oportunidade única para profissionais expandirem seus horizontes e adquirirem novas habilidades e conhecimentos. Além disso, pode ser um meio valioso para estabelecer novos contatos comerciais e fortalecer relacionamentos existentes.

Organizar uma viagem internacional a trabalho requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. É importante verificar diversos pontos e organizar de maneira minuciosa os processos. Também é importante levar em conta o objetivo da viagem e o que se espera dela, a fim de garantir que sejam cumpridas as responsabilidades da empresa.

Há muito o que falar sobre essa categoria de viagem corporativa, e foi por isso que decidimos fazer este guia, oferecendo as informações essenciais para você planejar e executar uma viagem internacional. Afinal, com planejamento adequado e dedicação, ela pode ser uma jornada inesquecível e bem-sucedida. Siga a leitura e aproveite todas as dicas!

O que são viagens internacionais a negócio?

Viagens internacionais a negócio são viagens realizadas com o objetivo de conduzir atividades relacionadas ao trabalho, como reuniões com clientes ou fornecedores, participação em feiras ou eventos, negociações comerciais ou outros assuntos profissionais.

Essas viagens são geralmente pagas pelo empregador ou pelo próprio negócio e são uma parte importante do relacionamento comercial global. Elas geralmente envolvem uma combinação de viagens de ida e volta entre o local de trabalho e o local de destino, alojamento, refeições e outras despesas relacionadas ao trabalho.

Considerando tantos pontos de gerenciamento e organização, é importante planejar com antecedência e seguir as regulamentações de viagens internacionais, incluindo regulamentos de vistos, passaportes e outros requisitos de entrada no país de destino.

Quando as viagens corporativas internacionais são necessárias?

As viagens internacionais a trabalho são necessárias quando as relações comerciais internacionais requerem a presença física de um representante da empresa, podendo influenciar diretamente no sucesso da organização. Algumas das situações nas quais as viagens corporativas internacionais são necessárias são:

• reuniões com clientes ou fornecedores, que são importantes para estabelecer relações comerciais e discutir assuntos importantes, especialmente quando as partes não estão localizadas no mesmo país;
• participação em feiras e eventos, que correspondem a oportunidades para as empresas apresentarem seus produtos e serviços a novos clientes e fornecedores;
• negociações comerciais, que são uma parte importante do relacionamento comercial e, às vezes, requerem a presença física de um representante da empresa;
• treinamento de funcionários, onde a empresa pode enviar funcionários para outro país para participar de treinamentos e workshops a fim de melhorar suas habilidades e conhecimentos;
• prospecção de novos mercados, já que as viagens internacionais a negócios podem ser necessárias para explorar novos mercados e avaliar as oportunidades de negócios em outros países.

O que é uma política de viagens corporativas e por que é importante?

A política de viagens corporativas é um conjunto de regras e diretrizes estabelecidas por uma empresa para o gerenciamento de viagens de negócios para seus funcionários. Pode ser encarada como um guia, já que é a partir dela que os colaboradores compreendem as posturas esperadas e as diretrizes da organização. 

Ela é importante por vários motivos, entre eles o controle de custo, já que ajuda a controlar os gastos associados às viagens de negócios e a eficiência das viagens, garantindo que os funcionários tenham acesso aos melhores preços e opções de viagem.

Além disso, uma política bem estabelecida também fornece clareza e transparência aos funcionários, permitindo que eles saibam exatamente o que é esperado deles durante uma viagem de negócios, apoiando a minimização de conflitos e problemas. 

Orçamento da viagem

A política de viagens deve determinar também o teto de gastos para a experiência fora do país para cada colaborador. Antes do embarque, enquanto estiver acontecendo o planejamento, é interessante comunicar o funcionário sobre o limite de gastos diários, mostrando quais despesas são de responsabilidade da empresa e quais gastos podem ser reembolsados. 

Reembolso de gastos na viagem

Após a comunicação com o colaborador sobre a política de reembolso, é necessário reforçar a necessidade de manter todos os recibos e comprovantes de despesas relacionados à viagem, incluindo passagens aéreas, hospedagem corporativa, refeições, táxi etc., para então, após a viagem, iniciar a submissão da solicitação. 

A empresa analisará a solicitação de reembolso e verificará se as despesas são elegíveis para reembolso de acordo com a política de reembolso da empresa. Caso a solicitação seja aprovada, a empresa fará o reembolso das despesas elegíveis, geralmente por meio de transferência bancária ou depósito em conta corrente.

Em algumas empresas, a tecnologia pode ser usada para automatizar e facilitar o processo de reembolso de gastos de viagem internacional, incluindo a coleta e armazenamento de informações, submissão de solicitações e processamento de pagamentos. É interessante entender também que a tecnologia pode ajudar a garantir transparência e integridade do processo de reembolso.

Qual a diferença entre viagem internacional e nacional?

A principal diferença entre viagem corporativa internacional e nacional é o local de destino. Viagens a trabalho internacionais envolvem viajar para outro país para conduzir atividades relacionadas ao trabalho, enquanto viagens corporativas nacionais ocorrem dentro do próprio país.

Além disso, as viagens corporativas internacionais podem envolver mais complexidade e planejamento para a empresa e para o colaborador viajante, incluindo regulamentos de visto, passaporte, vacinação e outros requisitos de entrada no país de destino. É necessário considerar que podem existir desafios relacionados à língua, cultura e moeda diferentes.

Por outro lado, viagens corporativas nacionais tendem a ser menos complexas e envolvem menos tempo de viagem e menor deslocamento do colaborador. Também é mais provável que as partes envolvidas em reuniões, eventos e outros encontros compartilhem a mesma língua e cultura.

Em geral, as viagens corporativas nacionais são menos onerosas e mais simples do que as viagens corporativas internacionais, mas ambas são importantes para o sucesso dos negócios da empresa.

Quais os desafios dos viajantes em viagens corporativas internacionais?

Há diversas benfeitorias provocadas pelas viagens corporativas internacionais, mas há também desafios dentro dessa missão para o colaborador que estará em outro território. É válido reforçar que o viajante precisa ser flexível e adaptável para lidar com esses desafios, para aproveitar ao máximo sua viagem a negócios.

Conheça os principais desafios!

Bagagem reduzida

Os desafios de uma viagem internacional podem iniciar antes mesmo de sair de casa. Isso porque manter a bagagem dentro do peso estabelecido pela empresa aérea e não esquecer de nada importante já são missões difíceis!

É importante fazer um checklist para lembrar-se de todos os itens importantes para os dias fora de casa e pesquisar sobre os materiais proibidos dentro do avião, ainda mais em trajetos internacionais. 

Os materiais de trabalho não podem ser esquecidos! Afinal, qualquer deslize em relação a essa bagagem pode prejudicar o andamento da viagem. O notebook precisa estar presente, assim como pendrives, materiais institucionais, cartões de visita e cartões corporativos. 

Jet lag

A mudança de fuso horário pode causar fadiga, sonolência e desorientação em quem está viajando. Além disso, alguns problemas com concentração, problemas estomacais, insônia, falhas de memória, irritação na pele, variação de humor e falta de energia também podem ocorrer.

Para lidar com o jet lag, os viajantes devem tentar se adaptar rapidamente ao novo horário, praticar hábitos saudáveis de sono, manter uma dieta equilibrada e o hábito de praticar atividade física.

Tomar bastante água também pode ajudar na recuperação da mudança do fuso horário. Além disso, é importante evitar o consumo excessivo de cafeína e álcool, que podem agravar os sintomas.

Diferenças culturais

Os viajantes de viagens corporativas internacionais podem se deparar com diferenças culturais e expectativas sociais diferentes, o que pode ser desafiador para estabelecer relacionamentos comerciais bem-sucedidos. Entre os principais pontos de desencontros culturais, estão:

• comunicação, pois as diferenças na linguagem, gestos e etiqueta podem levar a mal-entendidos;
• comportamento social, crenças e normas diferentes podem afetar a forma como as pessoas se comportam em situações sociais, como jantares de negócios ou reuniões;
• expectativas dos viajantes em relação aos serviços de hospedagem, alimentação e transporte;
• barreiras linguísticas, já que a falta de conhecimento da língua do país de destino pode ser um obstáculo para se comunicar efetivamente com os clientes e fornecedores.

Regulamentos de visto

Os viajantes de viagens corporativas internacionais precisam cumprir os regulamentos de visto para entrar no país de destino, o que pode ser um processo demorado e burocrático, mas não impossível. Esse é um bom exemplo da importância do planejamento com antecedência para viagens internacionais a trabalho. 

Problemas de saúde

As diferenças nos padrões de saúde e segurança, incluindo as condições climáticas e a qualidade da água e alimentos, podem levar a problemas de saúde para os viajantes. Para evitar problemas maiores, pode-se:

• verificar as condições climáticas antecipadamente e se preparar adequadamente;
• manter-se hidratado bebendo apenas água engarrafada ou esterilizada;
• evitar comer frutas e vegetais crus, especialmente estando em um local com práticas alimentares diferentes;
• escolher restaurantes com boas avaliações e evitar comer comida vendida em feiras ou ruas.

Mudanças na rotina

A mudança de ambiente, a falta de familiaridade com o local de destino e a falta de rotina podem ser desafiadoras para os viajantes de viagens corporativas internacionais. Para driblar o mau humor e estresse causados por esse contexto, é importante ter momentos de lazer durante os dias fora de casa e se manter em contato com a família e amigos. 

Desafios de logística

Planejar uma viagem corporativa internacional pode ser desafiador, especialmente quando se trata de reservar voos, acomodações e outras necessidades logísticas. Nesse ponto, para aliviar os desafios, é extremamente importante que se planeje tudo com muita antecedência. 

Qual a importância do planejamento para uma viagem internacional a negócios?

Investir um tempo no planejamento de uma viagem internacional a trabalho é o segredo para evitar grandes dores de cabeça, facilitar os processos e também para intensificar os resultados da viagem.

Sem contar que, quando a empresa e o funcionário viajante reservam um tempo para organizar os trâmites, a viagem se torna mais segura, eficiente (principalmente em relação às reuniões e atividades) e, obviamente, organizada. 

Os gastos com a viagem também são afetados porque se o tempo estiver a seu favor, é possível encontrar opções mais acessíveis de transporte, hospedagem e alimentação, além de possíveis descontos para viagens de negócios.

Como preparar o colaborador para imprevistos?

É preciso ter sempre em mente que os imprevistos podem aparecer em qualquer tipo de viagem. No entanto, é interessante preparar o colaborador para quaisquer eventualidades, mantendo-o sempre em segurança. 

A seguir, você confere algumas dicas para preparar o colaborador para qualquer eventualidade na viagem internacional a trabalho.

Treinamento cultural

É muito importante treinar o colaborador sobre as diferenças culturais e comportamentos esperados no país de destino. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e imprevistos desnecessários. 

Esclareça também que não há nada de errado em utilizar o seu tempo de lazer para turistar no país visitado. No entanto, é de responsabilidade da empresa orientar o colaborador viajante a agir de forma responsável, garantindo que os passeios não afetem os compromissos predeterminados para a viagem corporativa. 

Instruções de segurança e emergências

Certifique-se de que o colaborador esteja ciente das precauções de segurança necessárias, incluindo regiões seguras e perigosas, a fim de evitar roubos e furtos, por exemplo. Ensine-o a lidar com situações de emergência, como doenças ou lesões, e forneça informações de contato úteis, como números de telefone de emergência e endereço de consulados.

Plano de contingência

É importante ter um plano de contingência em caso de imprevistos, como atrasos ou cancelamentos de voos, perda de bagagem ou documentos. É importante preparar o colaborador para essas situações e garantir que ele saiba como lidar com elas.

Contatos importantes

Certifique-se de que o colaborador tenha acesso a contatos importantes, como colegas de trabalho, representantes da empresa e funcionários da empresa local. Além de salvar esses números no celular, vale indicar que tenha-os anotados offline (um papel com os telefones anotados e guardados na carteira, por exemplo).

Acompanhamento regular

Mantenha contato regular com o colaborador durante a viagem para garantir que ele esteja seguro e bem. Isso ajudará a identificar e resolver problemas rapidamente, se necessário. É válido definir alguns horários de reunião com o funcionário para acompanhar os acontecimentos da viagem.

Como fazer um orçamento para uma viagem corporativa internacional?

Agora que você percebeu a importância de se fazer um planejamento completo para a viagem, já deve ter entendido que o orçamento é uma parte relevante para a experiência, não é mesmo? Para essa etapa, é importante incluir todos os gastos possíveis e planejar uma margem de contingência para imprevistos.

Além de reunir todas as informações e valores, também é importante revisar o orçamento regularmente e fazer ajustes conforme necessário. Ainda mais se o planejamento da viagem se iniciou com bastante antecedência.

Para fazer um orçamento para uma viagem corporativa internacional, você pode seguir esses passos:

1. escolha o país de destino e as cidades que serão visitadas;
2. defina as datas de ida e volta;
3. decida qual meio de transporte será utilizado (se será avião, carro ou outro meio);
4. pesquise opções de hospedagem, incluindo hotéis, apartamentos ou outras opções;
5. faça um orçamento para refeições diárias e possíveis jantares de negócios (aqui vale incluir um teto de gastos);
6. reconheça e inclua gastos com atividades e passeios, se houver;
7. considere gastos como vistos, seguro viagem, taxas de aeroporto e outros gastos extras;
8. some todos os gastos para ter um orçamento total;
9. adicione uma margem de contingência para imprevistos durante a viagem.

Como lidar com a diferença de moedas em viagens internacionais?

A conversão de moeda é uma parte importante da preparação para uma viagem corporativa internacional. É um cuidado necessário, pois pode afetar significativamente os custos da viagem, além de ser desafiador lidar com diferentes moedas em um país estrangeiro.

Você pode considerar algumas dicas de como fazer a conversão de moeda de forma eficiente:

• verifique as taxas de câmbio atuais a fim de ter uma noção do valor da moeda local em relação à sua moeda;
• prefira cartões de crédito ou débito internacionais, uma vez que são uma maneira fácil de fazer compras e pagar despesas durante a viagem, e a conversão de moeda é feita de forma automática pelo banco emissor;
• carregue dinheiro em espécie para situações de emergência, como quando não há caixas eletrônicos disponíveis ou recusa de cartões de débito ou crédito.

Lembre-se de que a conversão de moeda pode ser afetada por fatores como a flutuação do mercado, taxas de câmbio e cobranças bancárias. É importante ter uma compreensão clara dos custos envolvidos na conversão de moeda para evitar surpresas desagradáveis durante a viagem.

Quais os documentos solicitados?

Para uma viagem internacional corporativa, os documentos solicitados geralmente incluem um passaporte válido, visto de entrada (se necessário), cartão de crédito corporativo, comprovante de reserva de viagem, seguro de viagem e documentos da empresa (por exemplo, carta de apresentação ou convite).

É importante verificar os requisitos específicos do país de destino antes da viagem para garantir que o viajante em questão tenha todos os documentos necessários. É válido manter cópias dos documentos, além dos originais, para quaisquer imprevistos. 

Formulário de desembarque 

O formulário de desembarque é um documento preenchido pelos viajantes internacionais ao chegar a um país estrangeiro. Geralmente é solicitado pelas autoridades de imigração e pode conter informações como identificação pessoal, informações sobre a viagem, dados financeiros e histórico de viagem (informações sobre viagens anteriores ao país, incluindo datas e propósitos).

É importante preencher o formulário corretamente e fornecer informações precisas e completas para evitar possíveis complicações durante a estadia. Vale mencionar que esse papel deve ser guardado, pois ele pode ser solicitado em momentos aleatórios durante a viagem, no check-in do hotel e também na volta ao Brasil. 

Como organizar uma viagem internacional a trabalho?

Há diversas etapas necessárias relacionadas a uma viagem a trabalho, mesmo antes da missão fora do país, e muitas coisas precisam ser organizadas e planejadas. Preparamos um resumo rápido dos pontos de organização para viagens internacionais, confira o checklist:

• defina o objetivo da viagem e verifique se é necessário para o negócio;
• verifique os requisitos de visto e passaporte para o país de destino;
• organize a logística da viagem, incluindo voos, transporte, alojamento e refeições;
• verifique se você precisa de um seguro de viagem e compre-o, se necessário;
• prepare uma carta de apresentação ou convite da empresa, se necessário;
• compre uma passagem aérea e reserve um hotel ou outro tipo de acomodação;
• organize seus documentos de viagem e os mantenha em um lugar seguro e acessível durante a viagem;
• converse com colegas ou superiores sobre o objetivo da viagem e o que se espera dela;
• mantenha contato com a empresa durante a viagem para garantir que esteja cumprindo suas responsabilidades e mantenha-os informados sobre seus progressos.

Lembre-se de que cada viagem internacional a trabalho é única e pode requerer etapas adicionais ou ajustes, dependendo do país de destino, da finalidade da viagem e das políticas da empresa.

Por que contar com a tecnologia para planejar uma viagem internacional corporativa?

Não é novidade para ninguém que a tecnologia pode gerar diversas melhorias no mundo corporativo. No planejamento de viagens internacionais isso não seria diferente, certo? Incluir ferramentas tecnológicas apoia a eficiência e rapidez nos processos, flexibilidade no acesso às informações, além de facilitar a colaboração da equipe. 

A tecnologia também permite que você mantenha uma cópia digital de todas as informações importantes sobre a viagem, como passagens aéreas e reservas de hotel, o que pode ser útil em caso de perda ou roubo de documentos, tornando a experiência do colaborador fora do país mais tranquila e segura.   

As soluções SAP Concur ajudam diversas empresas na organização de toda a gestão de uma viagem internacional dentro de uma companhia. Com as funcionalidades presentes no sistema, é possível contar com a digitalização de notas fiscais, fluxos personalizados para aprovação de gastos e diversas outras ferramentas que facilitam a rotina de quem vai viajar e de quem fica na gestão. 

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