Vale a pena usar o pagamento on-line em viagens corporativas?

Com o avanço da tecnologia, muitas ferramentas foram desenvolvidas para facilitar a nossa vida no dia a dia, seja pessoal ou profissionalmente. Entre elas, uma das ferramentas que mais nos impactaram é o pagamento on-line, com ele, é possível fazer o pagamento de qualquer conta ou boleto, independente do valor, tudo de maneira 100% digital, em qualquer lugar e em diversos dispositivos.

Rapidamente esse tipo de transações se tornaram muito populares entre as pessoas, por diversos motivos, mas principalmente, pela facilidade e conveniência que essa forma de pagamento pode proporcionar.

Dessa forma, é muito comum que diversas empresas estejam considerando os pagamentos on-line como metodologia para realizar os mais diversos pagamentos, entre eles, os gastos com viagens corporativas.

Será que usar o pagamento on-line em viagens corporativas é uma boa ideia? Neste artigo, você irá entender tudo sobre o pagamento on-line, como ele funciona, quais suas vantagens e como você pode implementar essa forma de pagamento durante as viagens corporativas da sua empresa.

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O que é pagamento on-line e como ele funciona?

Pode até parecer muito simples, mas é importante esclarecer o que é pagamento on-line e como ele funciona. Com isso em mente, será mais fácil entender como implementar esse recurso durante uma viagem corporativa.

Basicamente, pagamento on-line é uma forma de cobrança onde as transações acontecem de maneira totalmente digital e on-line. Elas são executadas por meio de plataformas que permitem às pessoas receberem e transferirem dinheiro de forma digital.

Existem diversas formas de pagamento on-line que uma empresa pode utilizar, como, por exemplo: cartões de crédito, débito automático, boleto bancário, Pix, TED (Transferência Eletrônica Disponível).

O pagamento on-line é fácil e muito prático para todas as pessoas, inclusive para os colaboradores que estão em viagens corporativas. Na hora de escolher a melhor forma de realizar o pagamento on-line, é recomendado dar prioridade para os pagamentos realizados por cartões, uma vez que é possível parcelar esses gastos.

Porém, cada um dos modelos citados anteriormente, apresenta suas vantagens, como o Pix, que realiza a transação instantânea do dinheiro e disponível 24 horas por dia.

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Vantagens do pagamento on-line

Agora que já entendemos o que é e como funciona o pagamento on-line, vamos entender melhor quais são as vantagens de utilizar essa ferramenta nas suas viagens corporativas.

Segurança

As plataformas de pagamento on-line garantem mais segurança para os dados e informações bancários e pessoais dos clientes, prevenindo que informações confidenciais da empresa sejam vazadas ou roubadas.

Normalmente, as ferramentas possuem uma plataforma de segurança muito bem desenvolvida e uma equipe técnica de suporte capaz de garantir máxima segurança para sua empresa.

Os sistemas de segurança integrados às plataformas de pagamento online são capazes de garantir a veracidade das informações dos colaboradores durante as compras.

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Rastreamento das movimentações

Outra grande vantagem de usar uma plataforma de pagamento on-line é a facilidade de rastreamento das movimentações financeiras dos colaboradores. Esse é um grande benefício para a realização da gestão de reembolso, exatamente porque os responsáveis pela aprovação dos gastos poderão verificar se as movimentações estão dentro do esperado.

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Redução nos números de fraudes e de prejuízos

Além dos benefícios citados anteriormente, os sistemas de pagamento online contam com tecnologias de ponta, como inteligência artificial e big data que servem para entender os hábitos de consumo dos usuários e evitar que despesas fraudulentas sejam aprovadas durante as viagens corporativas.

Dessa forma, os sistemas antifraude das plataformas de pagamento on-line servem para garantir que a sua companhia não precisará arcar com prejuízos financeiros.

Além disso, eles protegem os seus colaboradores de possíveis tentativas de golpe e garantem que as fraudes cometidas por eles sejam mitigadas.

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Como implementar o pagamento on-line nas suas viagens corporativas

Agora, sim, podemos falar um pouco mais sobre como sua empresa pode implementar o pagamento on-line durante suas viagens corporativas.

1 - Considere as necessidades da empresa

A primeira coisa que você precisa entender é quais são as necessidades da empresa, ou seja, qual o tamanho das despesas, as opções dos colaboradores durante uma viagem corporativa e as formas de pagamento.

Por exemplo, se sua empresa prefere que os gastos em viagens sejam parcelados, você poderá priorizar determinadas escolhas, agora, se o ideal é que elas sejam pagas a vista, outras opções podem ser melhores.

2 - Escolha uma boa solução

Depois de entender quais são as necessidades da sua empresa, é importante conhecer as soluções que estão disponíveis no mercado. Dessa forma, você conseguirá entender quais são as vantagens e desvantagens de cada uma delas, permitindo que escolha aquela que melhor se adéque às necessidades da sua empresa.

Além disso, ao escolher uma boa solução, é essencial contar com um fornecedor adequado desse tipo de plataforma. Portanto, busque por empresas que apresentem tradição no mercado e que ofereçam um suporte adequado para qualquer eventualidade que possa ocorrer.

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3 - Instrua os colaboradores

Para que a nova ferramenta de pagamento on-line funcione corretamente, é necessário que haja um treinamento e sejam passadas instruções para os colaboradores que irão utilizar esse novo recurso, afinal, eles precisam entender todas as obrigações, deveres e responsabilidades, além de tirar dúvidas sobre a nova forma de pagamento.

Muitos funcionários, principalmente os mais velhos, podem não estar acostumados a lidar com tecnologia. Por isso, fica como função do gestor instruir a todos sobre como realizar os pagamentos de maneira virtual para que não haja nenhum engano durante as viagens corporativas.

4 - Integre as informações

Por último, nossa dica é realizar a integração das informações. Atualmente, existem diversos softwares de gestão que auxiliam na centralização de informações financeiras, inclusive de pagamentos online.

Ter todos os dados financeiros na palma da mão, por meio de um aplicativo, é uma ótima maneira de otimizar a gestão de viagens corporativas.

Assim, é possível aprovar os gastos dos seus colaboradores em tempo real e garantir que tudo esteja sob controle. Essas plataformas também são capazes de gerar relatórios de forma automatizada para que você tenha um total controle sobre a gestão de despesas.

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