Uma lista de verificação “Antes de ir” para viajantes a negócios

Nos últimos 12 meses, mais de 30 milhões de voos foram reservados no Concur Travel. Embora cada organização tenha seus guerreiros de estradas, muitos colaboradores reservam, vão e gastam em apenas algumas viagens por ano. Além disso, à medida que as gerações mais jovens entram na força de trabalho e começam a se destacar, um pouco mais de preparação pode ser necessária inicialmente antes de uma viagem de negócios, em comparação com veteranos de viagens de negócios no local de trabalho. 

Na SAP Concur, nos esforçamos para tornar as viagens mais fáceis e envolventes para nossos clientes. Isso inclui a criação de recursos, como modelos e listas, que nossos clientes podem personalizar e adaptar para seus colaboradores usarem. Para apoiar a maioria dos viajantes a negócios, que possuem níveis variados de experiência e familiaridade com viagens a trabalho, criamos uma lista de verificação que os gerentes de viagens e parceiros de RH podem compartilhar com os colaboradores para referência. 

Preparação 

• Familiarize-se com as políticas de viagens da empresa.  
• Dica: se estiver reaproveitando esta lista de verificação como um recurso da empresa, considere fazer um hiperlink para suas políticas de viagens de negócios para conveniência! Precisa de orientação sobre a política de viagens? Nosso modelo mais recente pode ser encontrado aqui. 
• Saiba como usar as ferramentas de reservas de sua empresa, como o Concur Travel. 
• Dica: facilite para seus colaboradores encontrarem materiais de treinamento. Oferecemos recursos de treinamento para clientes atuais em www.concursolutions.com.  
• Confirme as datas, o destino e o orçamento da viagem. 
• Verifique se suas formas de identificação estão atualizadas. 
• Pesquise a segurança de seu destino para avaliar as opções de transporte e hotel. 
• Pesquise os requisitos de seu destino, como vistos para viagens internacionais e cronogramas associados, e planeje de acordo. 
• Desenvolva um cronograma detalhado para a viagem, com folga entre os horários, para garantir que você chegue a todos os lugares um pouco mais cedo e ajuste conforme necessário durante o processo de reserva.  

Reservas 

• Desenvolva um itinerário proposto para transporte e acomodações. 
• Coordene com colegas que viajarão com você. 
• Envie seu itinerário para análise, conforme necessário. 
• Depois de aceito, reconfirme os planos com seus colegas de viagem. 
• Reserve seus planos de viagem com base no itinerário aprovado por meio das ferramentas de reserva preferenciais de sua empresa, como o Concur Travel, ou diretamente com os fornecedores de viagens preferenciais de sua organização via TripLink. 
• Compartilhe os planos de viagem com seus colegas via TripIt Pro (incluído no TripLink), tanto aqueles que estão viajando com você quanto aqueles que não estão, mas podem ser afetados pela sua disponibilidade. 

Planejamento e malas 

• Familiarize-se com os números de emergência locais, instalações médicas próximas e quaisquer considerações associadas à sua cobertura médica e odontológica. 
• Assegure-se de saber quem contatar e como entrar em contato com eles caso surja um problema, seja uma interrupção na viagem ou um problema de saúde e segurança. 
• Pesquise a cultura e os costumes locais, se forem diferentes dos seus. 
• Identifique opções de alimentos que se alinhem com suas considerações alimentares, cronograma de viagens e orçamento, fazendo reservas conforme necessário. 
• Determine um método confiável de transporte para ir e voltar de aeroportos. 
• Verifique o clima e planeje de acordo. 
• Faça uma lista para sua mala para garantir que nada importante seja esquecido, incluindo tecnologias importantes, carregadores, dispositivos de armazenamento, medicamentos e apresentações ou documentos para reuniões. 
• Verifique se você tem acesso a tudo o que precisa para ficar confortável e ser produtivo durante a viagem, como roupas confortáveis, meias de compressão, calçados para caminhada, extensor de cinto de segurança, medicamentos, Wi-Fi ou hotspot, laptop e carregador, carregador de telefone, lista de afazeres, garrafa d'água, lanches etc. 
• Viaje com bagagem de mão, se possível, para evitar o risco de problemas com a bagagem despachada no seu destino. Familiarize-se com qualquer tamanho de bagagem e limites de peso. 
• Providence assistência de sua companhia aérea, conforme necessário, se estiver viajando em uma cadeira de rodas ou tiver outras necessidades específicas. Etiquete sua cadeira de rodas e outros aparelhos de mobilidade com seu nome e informações de contato e tire fotos. 
• Se estiver viajando com um animal de serviço, pesquise os requisitos de documentação de sua companhia aérea. 
• Salve todos os endereços essenciais, incluindo hotéis e locais de reuniões ou eventos e detalhes de confirmação em seu telefone, e anote-os em papel como backup. Acompanhe os planos de viagem em seu telefone com um aplicativo como o TripIt. 
• Desenvolva um sistema pessoal para monitorar despesas que se alinhe com a política da empresa. Considere usar tecnologias como o recurso ExpenseIt no aplicativo móvel da SAP Concur.  

Embora um pouco longa, nossa esperança é que esta lista de verificação “antes de ir” torne a experiência de viagem de negócios mais fácil para aqueles que a usam.  

Para obter mais recursos para ajudar com a gestão de programas de viagens, confira nosso Centro de recursos.