Tudo sobre como escolher hospedagem corporativa

Para muitas empresas, realizar viagens corporativas é parte fundamental do calendário de atividades. No Brasil, o mercado de viagens corporativas tem aumentado ano após ano.

Para você ter uma ideia, dados das edições de julho, agosto e setembro do Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), realizado pela FecomercioSP em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), revelaram que o setor de viagens corporativas teve um faturamento de R$24,1 bilhões só no terceiro trimestre de 2022.

Quando comparamos com o mesmo período em anos anteriores, esse valor é 56,8% maior do que 2021 e 2,3% maior do que em 2019. Vale lembrar que 2019 era em um cenário pré-pandemia de Covid-19 onde as viagens corporativas estavam acontecendo com muito mais frequência.

Com isso, é possível perceber que as viagens corporativas não só voltaram ao seu patamar anterior como também superaram seus números, sendo um dos setores que mais movimenta receita em uma empresa.

Por isso, saber como e onde gastar o orçamento da empresa é fundamental para manter um controle da saúde financeira da empresa. Quando falamos em hospedagem corporativa esse trabalho é ainda mais difícil, afinal, é preciso reduzir custos, mas sem deixar de lado o conforto e a qualidade da hospedagem para o colaborador.

Escolher a hospedagem corporativa ideal exige muita pesquisa e tempo dos gestores de viagem corporativa ou do próprio colaborador que irá viajar. Sendo assim, neste artigo, falaremos tudo o que você precisa saber sobre hospedagem corporativa na hora de escolher para a próxima viagem.

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O que deve ser observado em uma hospedagem corporativa?

A hospedagem corporativa é o local definido pela empresa para que os colaboradores possam passar a noite, descansar e, em alguns casos, até trabalhar durante uma viagem corporativa.

Na hora de escolher uma hospedagem para uma viagem de negócios é importante levar em consideração alguns pontos importantes e que podem ser diferentes de uma viagem a lazer. Por isso, falaremos sobre o que deve ser observado na hora de escolher uma hospedagem corporativa.

Localização

A primeira coisa que deve ser considerada é a localização. Se as tarefas e atividades do colaborador devam ser feitas fora do hotel ou pousada, é importante que o local esteja localizado próximo aos principais locais de trabalho.

Escolher hospedagens que ficam localizadas longe dos destinos do funcionário pode até parecer mais econômico, porém, ele precisará gastar a diferença com o transporte até esses locais, além do tempo gasto para realizar esse deslocamento.

Conforto

Outro ponto importante é o conforto. Ao contrário do que muita gente pensa quando vamos viajar a lazer, o hotel não é um lugar “só para dormir”, principalmente quando estamos falando de viagens corporativas.

Ter um bom hotel a disposição é ideal para que o colaborador possa descansar, isso influência diretamente no rendimento e na produtividade do funcionário.

Isso não quer dizer que a empresa precise gastar muito com a hospedagem corporativa em hotéis 5 estrelas, por exemplo, mas deve-se considerar o mínimo de conforto na hora de realizar a reserva.

Segurança

Outro fator muito importante é a segurança, não adianta querer economizar com hospedagem e colocar o seu colaborador para ficar em um local perigoso, com riscos de assalto ou de algum acidente.

Lembre-se que, durante uma viagem corporativa, o colaborador está sob responsabilidade da empresa e é necessário que ela arque com as consequências.

Infraestrutura para o trabalho

Por último, é muito comum que em viagens de negócios o colaborador precise trabalhar diretamente do hotel. Dessa forma, é necessário que a hospedagem corporativa tenha uma infraestrutura capaz de suprir as necessidades de trabalho.

No mínimo, o hotel precisa oferecer uma boa conexão de internet e uma mesa no quarto para que o funcionário possa continuar suas atividades.

Veja também: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Como escolher a melhor hospedagem corporativa?

Agora que você já está familiarizado com os principais pontos de uma hospedagem corporativa, vamos ver algumas dicas que podem ser essenciais na hora de escolher aquele local ideal para a sua viagem.

Escolha locais próximos aos seus objetivos

A primeira dica, como já falamos anteriormente, é encontrar locais próximos aos destinos do colaborador, isso permite que sua empresa poupe com transporte e o colaborador economizará tempo, podendo ter uma qualidade de vida melhor durante essa viagem.

Procure por hospedagem confortável

Outro ponto importante é o conforto. Um bom hotel garante mais qualidade no descanso e, consequentemente, maior produtividade e qualidade no trabalho.

Priorize a segurança

A segurança do seu colaborador deve ser prioridade para a empresa, afinal, toda e qualquer consequência que possa acontecer durante uma viagem corporativa é de responsabilidade da empresa.

Verifique a infraestrutura

É importante que o hotel tenha condições de permitir que o colaborador continue suas atividades de dentro do hotel, por isso, é necessária uma infraestrutura capaz de permitir isso.

Priorize aquelas que possuem reservas flexíveis

Imprevistos sempre acontecem, não é? Em alguns casos, é comum que os colaboradores precisem ficar mais dias na viagem, fazer check-in em horários alternativos, etc. Por isso, é extremamente importante contar com uma hospedagem corporativa que possuí reservas flexíveis e que garantem mais praticidade para o colaborador.

Veja as refeições inclusas

Para economizar e ainda garantir o máximo de conforto para o funcionário que está viajando, o ideal é procurar por hospedagens que tenham refeições inclusas. Dessa forma, você pode se preparar para gastar apenas com aquelas que não estejam no escopo da reserva.

Opte por aquela que tenham cancelamento gratuito

Os imprevistos que falamos anteriormente podem acontecer, inclusive, antes da viagem, o que obrigaria o cancelamento da reserva e de toda a viagem. Para garantir que não haja grandes perdas para a empresa é importante procurar por hotéis que ofereçam o cancelamento gratuito.

O local tem fácil deslocamento?

Se o seu colaborador precisará se deslocar muito na cidade, é importante que o hotel esteja perto de opções de transporte, como ônibus, metrô, etc. Caso o local seja mais afastado, talvez seja necessário realizar o aluguel de um carro.

Use a tecnologia

Outra dica importante é usar a tecnologia para facilitar a sua vida na hora de realizar toda essa pesquisa e análise de opções. Com ferramentas como a SAP Concur Travel e Expense você consegue automatizar diversos processos, ter acesso a várias opções de hospedagem e muito mais.

Saiba mais: Quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas?

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