Travel tech: o que é e como ele tem revolucionado o mercado de viagens?

O mundo corporativo tem mudado rapidamente. Com a transformação digital e a revolução de todos os setores, cada vez mais têm surgido startups com a intenção de modernizar diferentes segmentos do mercado, como é o caso da chamada travel tech. 

Por sua vez, esse modelo de negócio não é somente uma novidade do mundo atual, mas também uma tendência para os próximos meses e anos. Para que você tenha uma ideia, de acordo com a pesquisa “Anuário das Travel Techs Brasileiras”, as travel techs podem movimentar mais de R$ 35 bilhões, e sua empresa pode aproveitar esse crescimento a fim de melhorar a gestão de viagens.

Quer saber o que é a travel tech e quais os impactos dessas novas organizações na gestão de viagens e despesas corporativas? Então, continue a leitura e confira este conteúdo que preparamos especialmente para você!

Afinal, o que é uma travel tech?

Na prática, uma travel tech pode ser definida como uma empresa que possui alguma solução voltada ao setor de turismo, cuja tecnologia é o pilar principal dos negócios. Ou seja, é uma startup voltada para viagens.

Dessa forma, as travel techs têm como objetivo principal oferecer uma solução moderna, intuitiva e responsiva, que facilite os processos de organização e gestão das viagens, seja para empresas (no caso dos deslocamentos corporativos) ou para os próprios viajantes.

Outra característica das travel techs, sem dúvidas, é a simplicidade. Propondo fluxos pautados na modernização, essas empresas contam com a proposta de serem descomplicadas e acessíveis, não oferecendo dificuldades no intuito de experimentar, utilizar ou implementar suas soluções.

Quais são os principais tipos de travel tech?

Existem diferentes tipos de travel techs que podem ajudar a sua companhia de modos distintos. Conhecê-las é o ponto de partida para aproveitar as inovações oferecidas por elas. Explicamos cada uma logo a seguir.

Touchless

Traduzindo, literalmente, como “sem toque”, as travel techs “touchless” são empresas que permitem ao viajante comprar e controlar toda a viagem por meio do mundo online, sem a necessidade de comparecer fisicamente a uma agência, aeroporto, hotel, rodoviária ou qualquer outro lugar a fim de comprar as passagens e fazer reservas.

Atualmente, por exemplo, existem sites que permitem reservar por meio de um local só a acomodação, as passagens aéreas e, até mesmo, as atrações que se deseja ter no lugar de destino.

Hotel solutions

Essas empresas, por sua vez, são travel techs focadas em reservas de hotéis. Nessa segmentação, temos diversos tipos de companhia, inclusive, as que atuam não somente com grandes hotéis, mas também com pequenas pousadas, hostels e outros tipos de acomodações.

O objetivo é se adaptar ao perfil de cada viajante, não apenas no quesito financeiro, mas também no estilo de vida e nas preferências de viagens.

Online Booking Tools — OBTs

As OBTs são bem parecidas com as touchless, pois permitem o gerenciamento da viagem por um só local e a reserva de hospedagens e passagens.

A diferença é que as OBTs também oferecem um maior controle sobre os gastos da viagem, empoderando, inclusive, o próprio viajante no gerenciamento de despesas.

Sistema de gestão

Por fim, temos os sistemas de gestão. Nesse quesito, podemos citar as próprias plataformas de gerenciamento de viagem, que reúnem todas as opções de touchless ou reservas em um só local.

Os sistemas de gestão de despesas, assim como as plataformas integradas, viabilizam o controle do deslocamento, gastos, cartões e qualquer outro fluxo em um mesmo software.

Essas travel techs são as mais utilizadas e indicadas para as viagens corporativas, pois contam com diversos recursos que simplificam o acompanhamento do colaborador por parte dos gestores durante o deslocamento.

Existem, ainda, outros tipos de travel techs, como os comparadores de preços (tanto de hotéis quanto de passagens aéreas), gerenciadores de milhas, programas de fidelidade, utilidades envolvendo viagens (como aluguel de malas) e aplicativos de transporte.

Quais as funcionalidades de uma travel tech?

Ao contar com as soluções oferecidas por uma travel tech, a sua empresa vai melhorar o processo de análise de dados e conseguir implementar uma gestão de despesas e viagens de maneira eficiente.

Isso acontece pelas diversas funcionalidades que podem ser obtidas com esse tipo de empresa. Entre os principais recursos que o seu negócio vai ter à disposição, podemos destacar:

• cadastramento e gestão dos funcionários que realizam viagens;
• uso de um sistema centralizado com o intuito de fazer o gerenciamento de custos;
• melhora no acompanhamento por meio de relatórios completos;
• fluxo de aprovações e política de viagens bem estabelecida;
• implementação ágil das ferramentas importantes para a gestão.

A partir dessas funcionalidades, ficará mais simples conseguir gerir as viagens corporativas e garantir a máxima eficiência na empresa.

Como a travel tech está presente no cenário corporativo?

O setor de turismo representa uma parte expressiva da economia mundial, movimentando muito dinheiro. Com o cenário normalizado após as crises recentes, as viagens corporativas voltam a ter um papel essencial nas atividades das empresas. Para ter uma boa gestão delas, é preciso contar com boas soluções.

É aí que entram as travel techs. Por meio da simplicidade que oferecem, é possível proporcionar conforto aos colaboradores, mantendo os custos controlados e garantindo o compliance nas viagens. Assim, as corporações conseguem otimizar essa área da gestão.

As travel techs ainda auxiliam em diferentes pontos as empresas que utilizam as viagens corporativas. Elas oferecem aos negócios soluções que vão desde a demanda por reservas até o uso de softwares de gestão.

Quais são os benefícios das travel techs?

Mas, afinal, qual é o impacto do segmento de travel tech para as viagens corporativas? Confira abaixo as principais revoluções e benefícios que esse novo cenário do setor de viagens trouxe para as empresas.

Tornam as reservas mais simples

Você, viajante ou gestor de viagens, em algum momento, já dedicou muito tempo à pesquisa, comparação e reserva de um deslocamento, certo? Isso é comum dentro das empresas tradicionais, pois os processos habituais ainda são muito manuais e exigem muito mais esforço do time.

Na nova realidade, porém, todas as reservas se tornam mais simples. Ao definir o destino, é possível acessar um mesmo site ou plataforma e já comparar preços rapidamente, verificar as melhores datas para viajar, reservar as passagens, selecionar a acomodação de acordo com as políticas da empresa e delimitar os roteiros. 

Todo o controle da viagem se converteu em um processo muito menos burocrático e mais transparente, o que tem reduzido também os erros ou desencontros nas reservas.

Valorizam a experiência do viajante

Outro ponto bastante positivo, sem dúvidas, foi a valorização da experiência do viajante. As empresas, atualmente, possuem políticas de viagens e despesas muito mais definidas e detalhadas, mas os processos manuais nem sempre permitiam cumprir essas diretrizes.

Afinal, no intuito de garantir, por exemplo, uma reserva de hotel 100% segura e em conformidade com a organização, era necessário ler com atenção não somente as especificações da acomodação, mas também todos os comentários dos hóspedes anteriores. O que, é de se imaginar, tomava muito tempo dos gestores e dos próprios viajantes.

No entanto, a realidade atual é outra. Quando bem alinhadas com as políticas da empresa, essas ferramentas já conseguem mapear automaticamente as opções de hotéis e reservas que se encaixam nessas diretrizes, garantindo uma compra muito mais acertada, além de conforto e segurança ao viajante.

Nesse cenário, é possível, por exemplo, reservar hotéis que possuam mesas de trabalho ou escritórios no quarto, a fim de promover toda a comodidade que o colaborador precisa para concluir as suas tarefas durante a viagem.

O mesmo vale para a localização do hotel, espaço do quarto, condições do banheiro, serviços disponíveis, refeições inclusas, atividades oferecidas, espaços comuns e outros detalhes que sejam importantes para a organização.

Permitem uma gestão mais centralizada

Como citado, as novas tecnologias permitem que os gestores e os próprios funcionários acessem todas as informações que precisam de um só local.

Tudo isso promove uma gestão centralizada, pautada na transparência e no controle inteligente das informações. Dessa forma, é possível otimizar continuamente a operação, gerando insights atualizados com a intenção de melhorar processos e aumentar a eficiência desses fluxos.

Além disso, o controle centralizado também minimiza os riscos de fraudes corporativas, sejam elas provindas de ações tendenciosas ou de erros. Isso ocorre porque qualquer iniciativa que não esteja de acordo com as diretrizes do seu negócio e com os padrões estipulados é facilmente detectada e dizimada.

Reduzem custos

Elencando os tópicos anteriores, com as travel techs, é possível reduzir custos na gestão de viagens corporativas da sua organização de três formas.

A primeira, sem dúvidas, é na própria reserva. Isso porque as plataformas conseguem mapear e apresentar as melhores opções de passagens e hotéis, combinando um bom custo-benefício.

A segunda está relacionada com as constantes melhorias. Ao analisar de maneira estratégica e detalhada a sua operação, você consegue encontrar maneiras de otimizar todos os fluxos internos, o que garante melhor controle financeiro.

Por fim, é possível também reduzir custos com tentativas de fraudes. Sabemos que as despesas superfaturadas ou repetidas são alguns dos principais desafios para as organizações durante as análises de gastos. Afinal, é muito difícil identificar manualmente se um custo aplicado pelo colaborador, como uma solicitação de reembolso, realmente, foi utilizado em detrimento da empresa. 

No entanto, as tecnologias atuais automatizam todo o processo de auditoria dos pedidos de reembolsos e relatórios de despesas, notificando os gestores caso algum gasto esteja diferente do normal ou aceitável para aquela determinada viagem, perfil de viajante, destino ou outra condição que a empresa tenha.

Promovem mais segurança aos colaboradores

Já falamos em outros artigos sobre o “Duty of Care”, que nada mais é do que o “Dever de Cuidado”. É uma tendência que tem ganhado espaço dentro das empresas e que tem como objetivo principal valorizar a experiência dos viajantes, maximizar a segurança e, principalmente, aumentar o acompanhamento da organização sobre seus colaboradores.

Nesse quesito, a tecnologia torna o relacionamento dos viajantes com a empresa mais próximo, promovendo todo o suporte que o funcionário precisa durante o deslocamento. Com isso, caso o colaborador tenha uma emergência, a organização consegue atendê-lo com facilidade.

Aumentam a maturidade digital das empresas

Outro ponto bastante interessante quando nos referimos a uma travel tech, sem dúvidas, é a sua capacidade de aumentar a maturidade digital das empresas. 

Com isso, as organizações também conseguem alcançar diferencial competitivo e preparar toda a operação para o futuro, facilitando possíveis expansões do negócio, o desenvolvimento de novas soluções e o aprimoramento constante dos seus processos.

Além disso, as empresas atendem às necessidades dos seus colaboradores com eficiência, promovendo sempre melhores experiências, assim como mantêm um relacionamento mais próximo e efetivo com fornecedores, clientes e outros stakeholders.

Garantem mais autonomia aos viajantes

Em muitas organizações, por meio dos sistemas de gestão de viagens, os próprios viajantes já estão realizando as reservas dos deslocamentos.

Esse processo não somente simplifica o cotidiano das operações, tornando o papel dos gestores muito mais estratégico e menos operacional, mas também promove mais autonomia para os colaboradores, dando a liberdade de eles planejarem uma viagem que esteja mais de acordo com o seu perfil, sem fugir das diretrizes e políticas da organização.

Simplificam o controle de despesas

Por fim, todo o controle de despesas é simplificado, não somente para a organização, mas também para os seus funcionários.

Desse modo, os colaboradores conseguem elaborar e enviar os relatórios diretamente da plataforma. Por outro lado, os gestores conseguem mapear, analisar e aprovar os pedidos de reembolsos pelo mesmo local.

Com isso, os pagamentos são feitos em menos tempo, minimizando quaisquer riscos de erros, prejuízos ou insatisfações dos colaboradores. Vale ainda contar com um aplicativo para controle financeiro para ter mais facilidade na gestão da empresa.

Quais as tecnologias utilizadas pelas travel techs?

O uso de boas soluções tecnológicas é fundamental para garantir eficiência nas viagens corporativas e melhorar a gestão da empresa. Nesse sentido, boas travel techs oferecem ferramentas indispensáveis para o seu negócio.

Por exemplo, empresas que contam com a aplicação do conceito mobile first oferecem aos gestores a possibilidade de realizar a gestão de viagens corporativas pelos seus smartphones, o que simplifica os processos e garante a agilidade necessária.

Além disso, é normal que surjam compromissos que gerem necessidade de mudanças no cronograma. Por isso, é importante que as travel techs contem com soluções que ajudem na alterações de reservas para evitar custos elevados que prejudiquem as finanças dos negócios.

Há ainda a necessidade de que os softwares tenham tecnologias que auxiliem na gestão das viagens corporativas, contando com soluções em nuvem e facilidade para emitir relatórios e documentar todas as informações relevantes para o sucesso da empresa.

Como o SAP Concur Travel auxilia na gestão de viagens da empresa?

Como vimos, as travel techs podem ajudar sua empresa a otimizar, automatizar e acompanhar todos os processos de viagens realizadas pelos colaboradores. Essa possibilidade surge a partir de ferramentas que simplificam várias etapas das viagens.

Por exemplo, é possível fazer toda a gestão de custos, reservas e gerenciamento da política de viagens de forma simplificada ao contar com uma ferramenta adequada. A seguir, apresentamos uma ótima solução que você pode aplicar na sua companhia.

Conheça o SAP Concur Travel!

O SAP Concur Travel é um sistema de gestão de viagens que se adéqua à revolução do setor de travel tech. Intuitivo e responsivo, esse sistema permite o controle end to end das viagens corporativas, adaptando-se a qualquer dispositivo e valorizando a experiência do usuário.

Há diversas vantagens que podem ser usufruídas a partir da implementação dessa solução, sendo elas:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração com o SAP Concur Expense para o gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• facilita a aprovação e o monitoramento das despesas.

É possível solicitar uma demonstração gratuita para entender como o SAP Concur Travel ajuda a otimizar a estrutura de gestão de viagens corporativas da sua empresa.

Ao compreender como uma travel tech pode auxiliar no cotidiano da sua companhia, fica mais simples encontrar soluções que otimizam o gerenciamento das viagens dos funcionários, garantindo adequação à política da empresa. O uso da tecnologia é fundamental para isso.

Gostou do artigo e quer ter acesso a mais informações de valor? Então, descubra como a tecnologia pode ajudar a garantir a segurança em viagens corporativas!