Como usar a tecnologia para tornar a sua Gestão de Despesas mais estratégica

Muita gente já sabe que usar a tecnologia para automatizar processos gera mais produtividade nas empresas. Mas, quando o assunto é Gestão Despesas, essa é apenas a “ponta do iceberg”.

Uma pesquisa do Gartner aponta que os gastos mundiais com Tecnologia da Informação terão um aumento de 6,8% em 2024 comparado ao ano passado, atingindo US$ 5 trilhões. Quando falamos apenas de serviços nesta área, o valor pode chegar a US$ 1,5 trilhão, sendo a maior parte direcionada a investimentos para otimização organizacional.

Esse movimento já começou e ele acontece principalmente por causa da tendência do Data Driven, ou seja, a tomada de decisões baseadas em dados, o que torna todos os processos mais eficientes, já que são fundamentadas na realidade da empresa e, assim, garante mais estratégia para se posicionar frente à concorrência.

Mas, para se beneficiar dos recursos do Data Driven, é preciso que os processos internos sejam automatizados. Juntemos isso às necessidades do trabalho remoto ou híbrido e perceberemos que não é possível ter um controle financeiro e operacional efetivos sem a transformação, uma vez que qualquer processo manual está fadado a erros que, somados, podem ser fatais para o negócio.

Além de otimizar os processos, o que gera mais produtividade e tempo para uma atuação mais estratégica da equipe, focada em suas verdadeiras atribuições, uma gestão de despesas eficiente reduz custos em até 8%, pois elimina gastos desnecessários, desde o uso do papel até gargalos financeiros, e ainda evita o acúmulo de despesas não pagas, que comprometem o fluxo de caixa.

Outros benefícios relevantes são a integração das informações entre diferentes departamentos e a visão completa das finanças da empresa, além de agilizar os processos de reembolso e oferecer métricas em tempo real e relatórios automatizados, chegando, assim, ao uso do Data Driven e, consequentemente, mais lucro.

Um ponto fundamental é que a gestão automatizada tem o poder de reduzir as fraudes. Por exemplo: se você tem um time que trabalha em campo e obtém reembolso de combustível, com uma gestão automatizada, você tem o real controle da quilometragem utilizada somente para o trabalho, o que é impossível visualizar apenas com o comprovante de pagamento. Além disso, possibilita implementar uma política de gastos adequada às necessidades da empresa, com limite de gastos e políticas que determinam o que é ou não reembolsável, principalmente em casos de viagens corporativas.

Resumindo: planilha é coisa do passado. Mas, você pode estar pensando “ah, eu já tenho um ERP, então está tudo resolvido”. Não, não está. O ERP é essencial para os negócios, mas sozinho, ele não oferece todo esse nível de detalhe necessário para um controle preciso e uma gestão realmente eficaz, pois ele trata apenas dos custos da empresa e não dos funcionários. Por isso, a automatização da gestão de despesas é fundamental.

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