Tecnologia de viagem: como usar as novas ferramentas?

A tecnologia de viagem tem revolucionado a forma como as empresas planejam e gerenciam deslocamentos corporativos. Com novas ferramentas e plataformas digitais, é possível otimizar processos, reduzir custos e melhorar a experiência dos colaboradores.

No entanto, para aproveitar ao máximo essas soluções de tecnologia para viagens, é essencial que as equipes estejam bem treinadas e preparadas. O desenvolvimento do pessoal facilita a adoção das inovações, otimizando tanto a rotina dos profissionais quanto os investimentos realizados pela empresa.

Neste artigo, vamos destacar a importância do treinamento da equipe em novas tecnologias. Entenda como essa prática pode aprimorar a utilização de sistemas para gestão de viagens, ferramentas de reserva e outras plataformas digitais.

Evolução da tecnologia em viagens corporativas

A transformação digital tem ampliado o acesso a tecnologias inovadoras, impactando a maneira como realizamos uma série de atividades. Nesse contexto, a gestão das viagens corporativas também passou por relevantes avanços.

Sistemas e plataformas de viagens digitais tornaram-se indispensáveis para otimizar processos. Hoje, as empresas contam com soluções tecnológicas que automatizam e integram tarefas, abrangendo desde a reserva até a prestação de contas. Essas ferramentas oferecem uma série de benefícios:

• centralização de informações — todos os dados ficam disponíveis em um só lugar, o que facilita o acesso e o gerenciamento;
• economia de tempo — processos automatizados reduzem o tempo que antes era gasto com tarefas manuais;
• redução de custos — as plataformas favorecem os levantamentos de preços e as negociações com fornecedores, melhorando o controle de gastos.

Benefícios do treinamento para tecnologia de viagem

A adoção de novas tecnologias pode gerar resistência entre os colaboradores. Por isso, é essencial oferecer um treinamento da equipe adequado para minimizar desafios e garantir uma transição suave. Entenda por que o treinamento é importante:

• facilita a adaptação — colaboradores bem treinados adaptam-se mais rapidamente às novas ferramentas;
• aumenta a eficiência — o conhecimento das funcionalidades permite a exploração e o uso de todos os recursos disponíveis, evitando que a ferramenta seja subutilizada;
• reduz erros — usuários treinados cometem menos erros, o que evita retrabalho e prejuízos.

Implementação de um programa de treinamento eficaz

Ao organizar o treinamento do pessoal, alguns cuidados são decisivos para que o programa apresente as informações mais relevantes aos usuários. O passo a passo a seguir destaca as etapas principais para a implementação:

• planejamento antecipado — defina objetivos claros e identifique as necessidades específicas da equipe;
• escolha do método de treinamento — workshops presenciais, webinars, tutoriais online ou uma combinação destes;
• conteúdo personalizado — adapte o treinamento ao nível de conhecimento e às funções dos colaboradores;
• instrutores qualificados — conte com apoio de profissionais que conheçam profundamente a ferramenta e tenham habilidades didáticas;
• material de apoio — forneça manuais, guias rápidos e vídeos explicativos para consulta posterior.

SAP Concur Travel

Uma das soluções tecnológicas mais completas no mercado é o SAP Concur Travel, um sistema de viagens corporativas que está transformando a gestão empresarial. A plataforma oferece uma série de recursos e pode ser integrada aos softwares que a empresa já utiliza.

O SAP Concur Travel é uma plataforma de viagens digitais que integra todos os processos relacionados a viagens corporativas, desde a reserva até a prestação de contas. Com recursos inovadores, a ferramenta simplifica todos os processos relacionados às viagens de negócios.

Além disso, é um sistema indispensável para empresas que buscam otimizar a gestão financeira das viagens corporativas. Isso porque a plataforma permite calcular e estimar custos, facilitando todo o planejamento de gastos. Veja os principais benefícios oferecidos:

• registro completo de viagens, roteiros e gastos — facilita o acompanhamento do histórico das viagens corporativas;
• painel consolidado com dados atualizados — visualização em tempo real das informações essenciais;
• conformidade total com as políticas da empresa — alinha-se às políticas de viagens e despesas, garantindo compliance;
• pesquisa e reserva de serviços — possibilidade de buscar e reservar hotéis, passagens e outros serviços diretamente na plataforma;
• integrações inteligentes — conecta-se com diversos sistemas, incluindo o SAP Concur Expense, para gerenciamento completo dos gastos;
• comodidade e flexibilidade — acesso à plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• monitoramento em tempo real — acompanhamento dos colaboradores durante as viagens;
• escolha de viagens sustentáveis — opções que contribuem para a responsabilidade ambiental;
• simplificação de processos — digitalização de recibos e simplificação da aprovação e monitoramento das despesas.

Estrutura de treinamento para o SAP Concur Travel

Implementar um programa de treinamento estruturado garantirá que a equipe esteja preparada para utilizar todas as funcionalidades do SAP Concur Travel. Nessa preparação, é importante abordar alguns tópicos fundamentais, como os sugeridos a seguir:

• introdução à plataforma — apresentar a interface, as principais funcionalidades e os benefícios específicos para a empresa;
• sessões práticas — permitir que os colaboradores realizem reservas, registrem despesas e elaborem relatórios em ambiente controlado;
• integração com políticas internas — demonstrar como a ferramenta alinha-se às políticas de viagem e gastos da empresa;
• gestão de despesas — ensinar como registrar e aprovar despesas, de modo a facilitar a prestação de contas;
• análise — mostrar como acessar e interpretar os relatórios de viagem de trabalho para monitorar gastos e compliance;
• suporte e recursos adicionais — informar onde encontrar ajuda e materiais de apoio após o treinamento.

Importância da coleta de feedbacks

Após a implementação do treinamento de novas tecnologias, vale a pena coletar feedbacks da equipe. Essa prática permite identificar dúvidas que ainda precisam ser esclarecidas ou melhorias a fazer em treinamentos futuros.

Durante o feedback, procure identificar as principais dificuldades da equipe no uso da ferramenta e se as instruções transmitidas no treinamento precisam ser aprimoradas. É possível fazer essa avaliação por meio de práticas como:

• pesquisas anônimas — permitem que os colaboradores expressem suas opiniões sinceramente;
• reuniões de acompanhamento — sessões em grupo para discutir experiências e compartilhar dicas;
• canal aberto de comunicação — disponibilizar um meio para que a equipe possa enviar sugestões a qualquer momento;
• análise de métricas — monitorar o uso das ferramentas e identificar padrões ou inconsistências.

A tecnologia de viagem está evoluindo e oferecendo soluções que aumentam a eficiência das empresas. No entanto, a chave para o sucesso na implementação dessas ferramentas está no treinamento adequado da equipe.

Investir em programas de treinamento sobre tecnologia de viagem, como os sugeridos para o SAP Concur Travel, facilita a adoção, minimiza resistências e maximiza os benefícios. Que saber mais sobre a plataforma? Então, baixe gratuitamente o e-book New Concur Travel e conheça as soluções mais inovadoras do mercado.