Como implementar um sistema de gestão integrado?

Um sistema de gestão integrado, também conhecido como ERP ou SGI, agrega valor e agilidade aos processos de empresas de qualquer setor. Uma boa plataforma é projetada por desenvolvedores com ampla experiência na área de tecnologia, que personalizam a solução de acordo com as necessidades e as preferências da contratante.

Mas antes de implementá-lo, é importante entender o que ele realmente é e quais os ganhos que pode trazer para sua empresa. Continue a leitura para saber mais sobre o sistema de gestão integrado, seus benefícios, suas funcionalidades e muito mais!

O que é um sistema de gestão integrado?

Um sistema de gestão integrado, ou ERP, é um software empresarial que reúne diversos processos de negócios em um único sistema. Assim, em vez de usar vários softwares diferentes para gerenciar suas operações, você pode usar uma única plataforma para tudo.

Eles são amplamente utilizados em pequenas e médias empresas, pois podem ser personalizados para atender às necessidades específicas. Isso se deve ao fato de que os sistemas estão cada vez mais acessíveis e fáceis de usar.

Como um sistema de gestão integrado funciona?

Um sistema de gestão desse tipo tem seu funcionamento pautado na integração entre tecnologias e setores. É como se toda a estrutura digital e de armazenamento de informações da empresa convergisse para essa única estrutura.

Com toda essa responsabilidade, é importante entender que a operação bem-sucedida dessa plataforma depende da definição de objetivos e metas precisos. Essas escolhas precisam incluir, por exemplo, a identificação de todas as tecnologias a serem associadas, a alocação de recursos e o estabelecimento de rotinas e tarefas.

Um sistema de gestão integrado organiza as informações vitais de todos os setores de uma empresa. Ele reduz o trabalho manual dos colaboradores, elimina redundâncias (retrabalhos) e garante um gerenciamento mais eficiente e global em todas as áreas da organização.

Um dos problemas que acometem as mais variadas empresas é a falta de integração de informações. Alguns setores detêm determinados dados e realizam as atividades de uma forma; já outros atuam de maneira totalmente diferente. Com um sistema de gestão, fica bem mais fácil armazenar e trocar informações, garantindo um alinhamento global.

Outro detalhe do funcionamento da plataforma está na identificação, análise e implementação de uma gestão proativa dos riscos que podem prejudicar a companhia. Isso porque um ERP também integra as operações de gestão de risco em um único sistema.

Nele, é possível adotar todas as medidas preventivas necessárias para reduzir erros e minimizar impactos negativos causados pelas operações. Além disso, a solução auxilia no cumprimento de regulamentações e normas vigentes do setor em que a empresa se enquadra.

Quais as funcionalidades de um sistema de gestão integrado?

Depois de entender um pouco mais sobre o funcionamento da ferramenta, vale a pena ficar por dentro de algumas de suas várias funcionalidades. Conheça cada uma delas!

Centralização de informações

Um bom sistema de gestão integrado centraliza as informações relevantes em uma única plataforma digital, o que favorece diversas atividades: comunicação, consulta aos dados e tomada de decisão.

Monitoramento contínuo

O sistema de gestão integrada permite que se monitore todos os processos cadastrados em tempo real. Desse modo, o gestor consegue acompanhar os resultados ao vivo, identificar oportunidades de melhoria e se antecipar a eventuais problemas.

Combate às fraudes

Como o sistema armazena informações, é mais fácil investigar possíveis fraudes. Para tanto, os gestores devem controlar o acesso para que nem todo mundo tenha permissão para modificar dados nessa plataforma — o que é perfeitamente viável, já que existe a possibilidade de personalizar as funcionalidades.

Padronização dos processos

Essa plataforma padroniza processos, ou seja, normatiza e organiza fluxos de trabalho. Isso aumenta o alinhamento entre os colaboradores e, consequentemente, a qualidade das atividades desempenhadas.

Redução de gastos

Um sistema de gestão integrada é efetivo para reduzir custos operacionais. Um exemplo disso é a capacidade de padronizar processos e reduzir o retrabalho, que costuma ser gerado por uma falta de comunicação entre os colaboradores.

Outro exemplo é a sua capacidade de automatizar tarefas, o que libera colaboradores talentosos para outras atividades — aumentando os focos de produtividade do negócio. Como as informações ficam concentradas no sistema, o gestor tem maior controle sobre dados sensíveis para tomar decisões bem embasadas.

Integração de sistemas

Processos e atividades desempenhadas pelos colaboradores não são os únicos elementos que um sistema dessa natureza consegue integrar. Ele também proporciona o trabalho com outras tecnologias, de modo a coletar informações e promover um ecossistema alinhado de soluções digitais dentro do negócio.

Além disso, a solução integra os sistemas de uma empresa, como financeiro, vendas, estoque, contabilidade e marketing, o que permite que todos eles operem de forma sincronizada.

Gestão e consulta de documentos

Além de armazenar documentos e mantê-los em segurança, consultar determinados arquivos em um sistema empresarial integrado é uma operação mais rápida — principalmente se a empresa ainda não investe muito na digitalização.

Como o acesso pode ser configurado pelos desenvolvedores da tecnologia, sempre levando em conta as preferências e as necessidades dos gestores, a segurança de informações sensíveis também aumenta significativamente.

Reforço na busca pela conformidade

O sistema integrado de gestão empresarial ajuda a organização a se manter em dia com as normas, os regulamentos e as legislações aplicáveis a ela. Afinal, torna-se bem mais fácil armazenar relatórios contábeis e documentos em geral — além da facilidade de consulta.

Nesse sentido, não é exagero dizer que essa plataforma é uma das principais iniciativas em termos de implementação de uma cultura de compliance.

Como saber se a empresa precisa de um sistema de gestão integrado?

Uma companhia, independentemente do seu ramo de atuação, pode precisar de um sistema de gestão integrado nas seguintes situações:

• falta de visibilidade das informações e de um controle sobre as operações desempenhadas — muitas vezes, nem o gestor tem todos os dados de que precisa em mãos para tomar decisões embasadas;
• crescimento da empresa — quando um negócio expande suas atividades, fica bem mais difícil administrar os processos manualmente, o que resulta em queda de produtividade cai, colaboradores desestimulados e demora na entrega de mercadorias e serviços aos clientes;
• dificuldade de cumprir requisitos impostos pelos órgãos de controle — caso a empresa esteja sofrendo com multas, sanções ou uma dificuldade crescente em prestar contas e obrigações, tem-se um sinal claro de que há a necessidade de uma solução digital robusta para promover armazenamento e facilidade de consulta aos dados;
• busca por certificações relacionadas à gestão ambiental, de saúde, de qualidade ou de segurança, entre outras — uma vez que a empresa fica mais organizada, sobretudo com a adoção de tecnologias que centralizam dados, ela se torna apta a buscar certificações e licenças que valorizem sua reputação no mercado.

Um sistema dessa natureza pode ajudar a organização a cumprir as exigências relacionadas à gestão de qualidade, meio ambiente, segurança do trabalho e outros quesitos.

Como um sistema de gestão integrado pode beneficiar sua empresa?

Existem muitas maneiras pelas quais um ERP pode beneficiar sua empresa. Primeiramente, ele ajuda a simplificar os processos de negócios. Em vez de gerenciar diversos processos e sistemas diferentes, você pode usar um único software para gerenciar todas as atividades.

Isso libera muito tempo e energia dos colaboradores, que passam a se concentrar em tarefas mais importantes e ligadas diretamente às atividades-fim. Enquanto o ERP faz o trabalho manual, os funcionários ficam livres para atividades criativas, como o desenvolvimento de novos produtos.

Além disso, um ERP contribui para aumentar a eficiência operacional e a produtividade. Ao reunir todos os seus processos em um único lugar, elimina-se o desperdício de tempo, esforço e recursos. Tudo isso se traduz em uma operação mais eficiente e produtiva.

A ferramenta também otimiza a qualidade dos seus produtos e serviços. É possível monitorar e gerenciar todos os aspectos da sua operação, incluindo a qualidade do que é oferecido.

Outro benefício direto da adoção de um sistema de gestão integrado é a capacidade que a ferramenta tem de favorecer a comunicação e a colaboração entre as equipes. Isso facilita a vida dos coordenadores e proporciona maior alinhamento estratégico.

O funcionamento de um ERP exige o desenvolvimento de canais de comunicação, treinamento de colaboradores, execução de procedimentos de monitoramento e avaliação da implantação. Nesse contexto, é possível dizer que a adoção de tecnologia otimiza, simultaneamente, diversos aspectos da empresa.

Como implementar um sistema de gestão integrado?

Depois de entender o que é um ERP e os benefícios que ele pode trazer para sua empresa, é hora de implementar a tecnologia. Mas antes de começar, é importante entender os passos necessários para concretizar esse objetivo com sucesso.

Esse trabalho começa antes mesmo da escolha da empresa que vai fornecer a plataforma. Em primeiro lugar, realize uma avaliação dos processos existentes na sua empresa para identificar quais tecnologias já estão operando. O objetivo é definir aquelas que são imprescindíveis para a operação, integrando-se ao sistema de gestão empresarial.

Após esse trabalho inicial de avaliação dos ativos tecnológicos da empresa, a operação de preparação e implementação do sistema pode ser descrita em três etapas distintas. Vamos conhecê-las.

Pesquisa do software e da empresa desenvolvedora

O primeiro passo é pesquisar e escolher o software certo para sua empresa. Existem muitos ERPs no mercado, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens. É importante escolher um que atenda às necessidades da empresa e seja compatível com o seu negócio.

Treinamento da equipe e criação de políticas

O segundo passo é treinar sua equipe. Uma vez que você tenha escolhido o ERP certo, é essencial treinar o time para que eles o utilizem da melhor maneira possível. Todos os colaboradores precisam estar cientes da nova tecnologia, de como ela funciona e das suas responsabilidades no novo sistema.

Durante o treinamento, é uma boa ideia criar políticas e procedimentos que possam ser repassados aos colaboradores. É recomendado fazer isso antes da implementação efetiva, para evitar que os funcionários cometam determinados erros, ainda que involuntariamente.

Implementação efetiva do ERP

Encerrado o treinamento, o terceiro passo é implementar o ERP. É imprescindível seguir as instruções do seu software e fazer backup de seus dados antes de iniciar a entrada da tecnologia, assim como monitorar de perto o processo para garantir que tudo esteja funcionando corretamente.

Por fim, determine uma rotina de monitoramento do novo ecossistema tecnológico da empresa. O objetivo é realizar ajustes e identificar pontos de melhoria, de modo que a sua operação se torne cada vez mais automatizada e inteligente.

Quais os riscos de não ter um sistema de gestão integrado?

Um sistema de gestão integrado é uma solução digital importante para alinhar as atividades de diversos departamentos de uma empresa. Dessa forma, os gestores passam a ter uma visão unificada e atualizada das suas operações.

Sem essa capacidade de integração, os processos empresariais tendem a se tornar desconexos e a gerar uma comunicação deficiente, além de atrasos e retrabalhos. Conheça, a seguir, outros problemas que podem ocorrer.

Inconsistência nas informações

A ausência de um sistema de gestão integrado gera inconsistência nas informações que a empresa detém. Afinal, sem um ERP, dificilmente há a centralização dos dados — o que faz as companhias dependerem de planilhas e softwares desconexos, por exemplo.

Com isso, as informações retidas são desatualizadas e/ou contraditórias. Quando os gestores não têm boas fontes para basear suas decisões, as escolhas tendem a ser imprecisas, o que pode prejudicar até mesmo a viabilidade financeira do negócio.

Impactos negativos na tomada de decisão

Além do problema de informações insuficientes, a falta de um sistema de gestão corrompe a agilidade para tomar boas decisões. Aí, a empresa não consegue acompanhar o ritmo do mercado e pode acabar sendo atropelada pelos seus concorrentes diretos.

Queda na eficiência operacional

Sem um sistema de gestão integrado, a rotina de operações da empresa continua lenta e propensa a erros. Isso porque é preciso inserir dados manualmente nos outros softwares do negócio, o que leva tempo e aumenta os riscos de falhas.

Quando o único modo de armazenar informações é manual, sem a automatização promovida pelo sistema de gestão integrado, uma possível consequência é a propagação de informações incorretas em diversas áreas da empresa. Esse cenário pode que levar a decisões ruins, em termos de produção, relacionamento com o cliente e gestão financeira.

Dificuldade de implementar uma operação escalável

Conforme a empresa cresce, sua infraestrutura tem que ser capaz de se adaptar a mudanças na demanda, sem perder desempenho ou disponibilidade. Em outras palavras, a complexidade operacional também aumenta.

Sem um sistema de gestão à disposição, lidar com essa expansão se torna um tremendo desafio. Afinal, os processos manuais se chocam com a capacidade de elevar a produtividade dos colaboradores, por exemplo. E se essas pessoas fossem liberadas de tarefas burocráticas? É aí que entra o ERP.

Inovação interrompida

Hoje, uma das formas pelas quais uma empresa pode se destacar da concorrência é a partir da sua capacidade de inovar. Ficar sem um sistema de gestão é algo que limita significativamente esse objetivo.

Afinal, essa solução armazena informações e as atualiza constantemente. Isso promove insights rápidos para os gestores, que podem tomar decisões ágeis e que coloquem a empresa na vanguarda da inovação. Como se não bastasse, o ERP armazena dados sobre preferências dos clientes, que podem nortear o lançamento de produtos cada vez melhores.

Problemas na gestão com clientes e fornecedores

Por falar nos consumidores, a relação da empresa com eles e com os fornecedores é prejudicada na ausência de um sistema de gestão. A falta de informações qualificadas resulta em pouco conhecimento sobre os clientes e parceiros de negócio, o que gera um atendimento ineficiente e compromete a boa relação com os fornecedores.

Limitações no gerenciamento do dia a dia

Sem uma plataforma de gestão, o monitoramento das diversas operações do negócio se torna praticamente impossível. Imagine ter que lidar manualmente com informações sobre o inventário, o quadro de colaboradores e o gerenciamento de matérias-primas, por exemplo.

Nesse contexto, o ERP é um aliado de alto nível para o gerenciamento eficiente dos recursos da empresa. A capacidade de atualizar dados é especialmente importante, já que isso influencia a gestão do estoque e a produção de mercadorias.

Como o novo Concur Travel & Expense pode ajudar?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão em nuvem para empresas de viagens corporativas que pode ajudar seu negócio a otimizar todo o controle end to end (de ponta a ponta) dos deslocamentos empresariais. Além disso, é o primeiro passo para uma gestão inteligente e baseada em dados.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

O novo Concur Travel

A SAP Concur continua sua jornada de otimizar múltiplos aspectos da gestão corporativa e do gerenciamento de viagens. Essa missão tem como resultado o novo Concur Travel, uma plataforma que proporciona o máximo de automação possível para tornar sua gestão realmente inteligente.

Desse modo, é mais fácil economizar recursos, cortar desperdícios, programar e monitorar os percursos dos colaboradores, combater diversas fontes de fraudes, otimizar o processo de reembolso, entre outras funcionalidades valiosas para uma empresa que adota as viagens corporativas como uma forma de expandir suas atividades.

Essa plataforma de gestão de viagens e reserva on-line da SAP Concur passou por uma evolução significativa. O objetivo é fornecer a melhor experiência possível ao usuário, para ele ter uma jornada semelhante àquela de um consumidor ao utilizar seus programas e aplicativos preferidos.

Ainda que a versão antiga do Concur Travel já fosse bem eficiente para ajudar empresas de todo o mundo a lidar com todos os aspectos relacionados à gestão de viagens, a modalidade reformulada aprimora as funcionalidades que ela já apresentava.

Além disso, a ferramenta se tornou mais intuitiva. Até mesmo quem tem pouco conhecimento em tecnologia pode desfrutar e personalizar as funcionalidades do Concur Travel de acordo com as próprias preferências.

Os objetivos da nova plataforma

O principal objetivo de um sistema de gestão integrado como o Concur Travel é proporcionar uma plataforma na qual as viagens e as despesas praticamente se administram sozinhas. Isso, claro, sempre levando em conta as escolhas finais do usuário e as necessidades da empresa.

Outro aspecto otimizado na nova versão é a experiência do usuário. Há a intuitividade, como foi citado, mas a variedade de conteúdo e aplicações inteligentes também impressiona.

Para empresas que gostam de oferecer autonomia para seus colaboradores, de modo que eles se sintam seguros para tomar decisões relevantes e agregar valores, uma tecnologia como esse sistema de gestão integrado da SAP Concur também é uma excelente escolha.

O novo Concur Travel elimina a incerteza de deixar o planejamento da viagem por conta dos próprios colaboradores. Com a sua capacidade de automatização e de personalização, planejar as jornadas corporativas nunca foi tão fácil.

O Concur Travel é uma tecnologia end to end, um termo que explica o objetivo da plataforma: proporcionar, aos seus usuários, a capacidade de otimizar todos os fatores conectados a uma viagem corporativa, de ponta a ponta.

Da escolha do destino para o qual o colaborador vai se deslocar até o reembolso das despesas feitas durante os compromissos, o novo Concur Travel se encarrega de tudo.

As principais vantagens da plataforma

Os principais benefícios do novo SAP Concur Travel são os seguintes:

• registro completo das viagens, dos roteiros e dos gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• facilidade de escolher viagens sustentáveis;
• simplificação da digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• otimização da aprovação e do monitoramento das despesas.

Como visto, um sistema de gestão integrado é a solução ideal para centralizar informações, gerar relatórios e atualizar o banco de dados do negócio. Tecnologias como o novo Concur Expense são perfeitas para garantir um controle end to end das operações mais relevantes de qualquer empreendimento.

Você quer saber mais sobre como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!