O que é sangria de caixa, afinal? Veja como fazer corretamente

Existem várias formas de controlar o dinheiro da empresa. Uma delas é a sangria de caixa, que consiste na retirada de capital em espécie das dependências da organização. Essa prática é indicada para quem quer aumentar a segurança financeira, combater fraudes, facilitar sua contabilidade, entre outros benefícios.

Neste artigo, vamos explicar o que é sangria de caixa, o funcionamento da operação e como colocá-la em prática. Continue a leitura para conhecer todos os passos!

O que é sangria de caixa?

É uma iniciativa financeira em que parte do dinheiro acumulado em caixa é retirada por profissionais autorizados. Ela não costuma ser programada, mas os gestores podem estabelecer períodos de verificação para utilizarem o instrumento a seu favor e, assim, otimizarem o fluxo.

A sangria de caixa é realizada principalmente quando há uma grande quantidade de dinheiro em espécie acumulado no caixa, ao longo de um período. Essa prática é comum em empreendimentos nos quais a movimentação dos valores é constante, como em supermercados, mercearias, lanchonetes, restaurantes e varejo em geral.

Como funciona?

A empresa pode colocar a sangria em prática sempre que notar que seu caixa está cheio de dinheiro em espécie. Cabe aos gestores definirem se isso será feito várias vezes ao dia ou somente quando o montante atingir um limite definido por eles.

É importante que os próprios operadores de caixa se encarreguem desse processo — afinal, são eles que geralmente movimentam os valores. Caso existam diversos funcionários nessa função, a empresa pode nomear apenas alguns de confiança para executá-la.

Qual é a importância de fazer?

O termo sangria pode passar uma conotação negativa, como se o caixa da empresa estivesse “sangrando” por desperdícios e má alocação de recursos. Contudo, a verdade é que essa prática é desejável em algumas situações.

Quando a empresa tem muito dinheiro em caixa, é importante realizar a sangria para reduzi-lo e minimizar o risco de perdas por roubos, furtos ou erros operacionais. Se o estabelecimento for assaltado, por exemplo, o prejuízo será menor se a maior parte do dinheiro não estiver no local.

Portanto, a segurança é uma das principais justificativas para a realização da sangria de caixa. Além disso, ela fornece um controle das próprias finanças. Como ela é geralmente feita em empreendimentos que movimentam muito capital, pode ser difícil entender o que entra e o que sai.

Caso as transações não sejam monitoradas, a diferença entre o dinheiro em espécie e o que os sistemas mostram aumenta. Aí, fica mais difícil ainda entender as movimentações dentro do negócio, o que pode levar a fraudes, desvios e outras ocorrências desagradáveis.

Como fazer sangria de caixa?

Entendido o conceito, chegou o momento de conhecer as etapas para realizar o procedimento de maneira adequada.

Estabeleça uma política clara

Antes de tudo, é fundamental definir uma política que forneça a resposta para quatro questões cruciais:

• quem vai fazer a sangria de caixa;
• qual será o limite para o dinheiro em espécie no caixa;
• quando a operação será feita — em estabelecimentos muito movimentados, o recomendado é ao menos duas vezes por dia;
• qual será o destino dos valores em espécie.

Siga um modelo de controle de caixa

Outra necessidade relevante é adotar um bom modelo de controle de caixa para registrar e monitorar as movimentações. É possível fazer isso por planilhas, mas um sistema automatizado é a melhor escolha, por causa da sua capacidade de processamento.

Além disso, um sistema de gestão facilita o controle do “dinheiro virtual”, como transferências por Pix e compras no cartão de crédito ou débito. Falaremos mais sobre essa segunda opção adiante.

Controle as movimentações

É indispensável registrar todas as entradas e saídas de dinheiro dentro do negócio. Os profissionais encarregados devem documentar as movimentações: vendas, pagamentos, trocos, compras e outras atividades.

Confira os valores

Defina um momento ao final do expediente para que os colaboradores contabilizem os valores presentes no caixa. Caso seja constatado um volume acima do limite determinado, algumas etapas são primordiais:

• fazer a contagem minuciosa do dinheiro em espécie, para que todos se certifiquem de que o limite foi mesmo ultrapassado;
• analisar as movimentações registradas para identificar possíveis erros humanos;
• procurar dados ausentes, como parte de capital que não tem uma origem definida — isso é recomendado para mapear eventuais fraudes.

Depois de todos esses procedimentos, a sangria de caixa pode ser feita. O volume excedente de dinheiro em espécie deve ser armazenado em um local protegido e previamente definido.

Também é importante escolher se esse montante extra será remetido imediatamente às contas bancárias do negócio ou se outro destino é mais indicado (como um cofre), de acordo com as preferências das lideranças do setor financeiro.

Outro ponto que os profissionais devem ter em mente é a necessidade de fazer o registro de todas as sangrias, para facilitar a prestação de contas junto aos órgãos fiscalizadores.

Eduque as pessoas envolvidas

A sangria é uma operação sensível e que, em alguns casos, exige a movimentação de uma grande quantidade de dinheiro em espécie. Por isso, é essencial treinar os colaboradores designados para essa tarefa.

Algumas empresas escolhem apenas um profissional para realizá-la, principalmente alguém em quem os gestores já confiam. De qualquer forma, é imprescindível que esse encarregado tenha um bom treinamento em finanças e gerenciamento de projetos — até porque precisará coordenar outros funcionários.

Como tornar o processo mais eficiente?

A melhor maneira de fazer a sangria de caixa periodicamente é por meio da adoção de um sistema de gestão de despesas. Essa solução oferece atualizações automáticas, produz relatórios e traz outras funcionalidades para ajudar os profissionais.

Além disso, seu uso evita a sobrecarga dos operadores de caixa, o que pode levar a outros problemas, como um excesso na quebra de caixa. Sendo assim, para simplificar toda a rotina, um software adaptado às necessidades do negócio é essencial.

O SAP Concur é uma solução totalmente adaptada às necessidades de gerir os recursos de um negócio. Ele proporciona o controle das operações financeiras, gera relatórios personalizados, registra movimentações iniciadas pelos colaboradores e até realiza reembolsos, caso necessário.

Como foi observado neste artigo, a sangria de caixa é uma prática financeira que envolve a retirada de valores das dependências da empresa. Ela é especialmente valiosa em empreendimentos muito movimentados, tendo em vista que seu objetivo principal é evitar roubos, fraudes, furtos e outras surpresas desagradáveis.

Quer melhorar ainda mais suas práticas de gestão e controle? Então, confira as melhores maneiras de ajudar sua equipe financeira a se preparar para o futuro!