Saiba como gerenciar os gastos com cartão de crédito na empresa

Na hora de controlar as despesas da sua empresa, é essencial adotar algumas medidas para otimizar sua gestão dos gastos com cartão de crédito corporativo. Apesar de ser uma ferramenta importante para trazer flexibilidade aos seus colaboradores, caso esses gastos com cartão não sejam bem gerenciados, pode criar diversos problemas financeiros na corporação.

Por isso, vale a pena conhecer as melhores estratégias no gerenciamento de cartões de crédito, além de entender quais são os principais erros decorrentes de falhas no processo.

Se você quer saber como otimizar o uso desse instrumento para melhorar a experiência de seus colaboradores, mas sem prejudicar o orçamento, continue a leitura e acompanhe nossas recomendações.

O que é e como funciona o cartão de crédito corporativo?

O cartão de crédito corporativo é um instrumento financeiro usado pelas empresas para gerenciar as despesas e simplificar os pagamentos de contas relacionadas às atividades do negócio.

O seu funcionamento é bem semelhante aos cartões tradicionais, tendo a possibilidade de pagar à vista ou a prazo e centralizar os gastos. A diferença é que ele foi projetado para atender ao que uma empresa precisa, oferecendo limites mais altos, relatórios e outros recursos importantes.

Existem vários tipos de cartão de crédito corporativo, como o padrão, para despesas de viagens, personalizados e outros. Conhecer as demandas da sua empresa vai auxiliar a encontrar o mais apropriado.

Como gerenciar os gastos com cartão de crédito corporativo?

Entender como fazer a gestão dos gastos no cartão de crédito corporativo proporciona mais eficiência e lucratividade para a empresa. Por isso, destacamos várias dicas que podem te ajudar a fazer esse gerenciamento de modo efetivo.

Tenha políticas claras

Estabelecer a política de gastos nos cartões é o primeiro passo para fazer uma boa gestão. Por meio dela, é possível explicar aos colaboradores quais são as despesas permitidas, como eles devem proceder para usar o cartão e as demais regras relevantes.

Além disso, vale estabelecer um limite de gastos para evitar que os funcionários se excedam e comprometam o desempenho do negócio. Você pode criar categorias e tetos de custos para cada uma delas.

Monitore as despesas

Fazer um bom acompanhamento dos gastos que estão sendo feitos nos cartões de crédito corporativo também é um passo relevante para a gestão. Por meio de um sistema, você consegue acompanhar os valores de forma regular.

Além disso, pode fazer cortes para evitar problemas financeiros e garantir o uso adequado dessa solução tão importante para o desenvolvimento do negócio. Lembre-se de considerar o que foi estabelecido nas políticas para monitorar as despesas.

Faça a gestão de recibos

Outro ponto importante para evitar fraudes e gastos desnecessários é fazer a gestão de recibos. Nesse sentido, é preciso exigir que os colaboradores guardem e apresentem os comprovantes das compras realizadas.

Esse cuidado vai servir para facilitar a conciliação das faturas e evitar erros ou ações de má-fé. Por meio dos recibos e de um bom sistema, você também consegue otimizar o controle e entender possibilidades de cortes.

Automatize processos

Fazer a automatização vai permitir que você fique na parte estratégica da gestão e, mesmo assim, tudo continue funcionando perfeitamente. Por exemplo, é possível usar softwares para lançar os recibos e fazer a conferência.

Também existem recursos que permitem a emissão de relatórios que vão ajudar nas tomadas de decisão e na redução de erros, o que fará com que sua empresa se destaque e otimize a gestão de custos.

Eduque os funcionários

Por fim, vale a pena conscientizar os colaboradores sobre a responsabilidade na hora de utilizar essa ferramenta financeira. É preciso que eles tenham clareza e conhecimento sobre as políticas de uso dos cartões.

Além disso, certifique-se de que eles compreendam suas responsabilidades em relação ao uso dos cartões. Também vale criar uma cultura adequada para evitar gastos desnecessários e garantir o uso consciente desse recurso.

Quais as vantagens de investir nessas práticas?

Agora que você já descobriu quais são as principais práticas para fazer uma gestão adequada dos gastos com cartão de crédito na empresa, é hora de conhecer as vantagens que isso pode gerar. Explicamos algumas delas a seguir:

• melhora o controle financeiro — com a gestão adequada, é possível manter os gastos dentro do orçamento definido;
• promove transparência — ao implementar nossas dicas, os colaboradores terão clareza e transparência na hora de usar esse recurso;
• garante conformidade com as políticas — com uma boa comunicação, evita-se o uso fora das regras;
• melhora na gestão de fluxo de caixa — com mais controle sobre os gastos, fica mais simples entender para onde o dinheiro vai e como otimizar os resultados;
• assegura eficiência operacional — com a implementação de ferramentas tecnológicas, as operações são automatizadas.

Quais erros podem acontecer sem uma gestão eficiente?

A falta de uma política clara sobre as despesas no cartão de crédito corporativo e uma gestão ineficiente podem trazer diversos problemas para seu negócio. O primeiro deles é a dificuldade de controle de despesas que devem, ou não, ser cobertas pela empresa.

Outro problema enfrentado é o aumento das despesas, afinal, sem a supervisão adequada, podem ocorrer gastos de maneira excessiva e com ativos que não estão relacionados ao negócio.

Ainda há problemas com queda na produtividade, pois a conciliação de despesas com a prestação de contas pode ser demorada e causar um grande trabalho para o setor financeiro, prejudicando suas demais atividades e causando lentidão nas demais etapas do processo.

Melhorar a gestão de gastos com cartão de crédito corporativo é crucial para que sua empresa otimize seus recursos. Além de criar uma estrutura mais justa para que todos os colaboradores possam desfrutar de tal benefício, a atenção em relação às despesas corporativas reduz os gastos e minimiza os riscos de problemas de compliance.

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