Saiba como funciona um fluxo de aprovação de viagem de negócios

Durante a programação de uma viagem corporativa, é necessário consultar o fluxo de aprovação. Isso porque ele serve para ajudar a empresa a atingir os resultados esperados e necessários quando se trata de oferecer boas condições aos colaboradores durante os processos de viagens corporativas.

Para que você compreenda melhor o funcionamento de um fluxo de aprovação durante uma viagem corporativa, explicaremos desde o conceito até as formas mais eficientes de realizar essa ação no blog de hoje. Acompanhe!

Saiba mais: Processos em viagens corporativas: aprenda 4 passos para otimizá-los

Como funciona um fluxo de aprovação?

Como sabemos, um fluxo de aprovação oferece mais controle a empresa sobre todos os departamentos, já que o intuito é permitir a visibilidade das etapas do processo de aprovação.

A criação do fluxo permite que as tarefas sejam automatizadas e otimizadas quando o assunto é, por exemplo, a aprovação de viagens de negócios. No entanto, você sabe como funciona?

Dentro de uma organização, o controle de gastos, assim como o fluxo de aprovação, deve passar por alguém, seja ele o gestor, ou uma pessoa especializada no assunto. Por isso, quando tocamos nesse assunto, estamos falando de uma pessoa que vai gerenciar os custos, por exemplo, de uma viagem corporativa.

Essa pessoa é quem vai definir os limites de gastos, além de direcionar o colaborador viajante aos padrões seguidos pela política interna da empresa. Dessa forma, o profissional só se preocupa em mandar fotos das notas fiscais enquanto realiza a viagem. E, em tempo real, o gestor recebe, faz a aprovação do gasto e já começa o processo de reembolso internamente.

O fluxo de aprovação serve justamente para regular os gastos da empresa e garantir que os regulamentos da empresa estejam sendo cumpridos pelos colaboradores, também contando que as despesas sejam validadas, de acordo com a política interna, antes de serem efetuadas.

Ter um gerenciamento na parte de fluxo de aprovação é o melhor passo para alcançar bons resultados, pois servirá não apenas para uma viagem, já que os gestores conseguirão calcular a média de gastos em cada uma delas, podendo otimizar e melhorar os serviços futuramente.

Leia também: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Confira dicas para ter um bom fluxo de aprovação de viagem de negócios

Separamos dicas para ajudar na construção de um fluxo de aprovação que otimize todo o processo das viagens corporativas. Veja abaixo:

Políticas internas

Para que tudo saia como previsto durante o processo de viagem, é necessário controlar os gastos a fim de obter um bom resultado.

Durante o processo de viagem, é importante conversar com seus colaboradores sobre regras e obrigações de cada funcionário. Logo, dessa forma, você estará evitando que aconteçam situações desagradáveis depois, pois quando se comunica as regras ao colaborador, tudo se torna mais prático e eficiente.

Saiba, também, que é necessário informar os gastos previstos para a viagem, qual é o orçamento fornecido para itens como: hospedagem, alimentação, transporte e lazer.

No entanto, depois de falar sobre fluxo de aprovação, é necessário falar um pouco sobre políticas internas de viagens corporativas. E elas são:

Políticas de viagem:

A empresa deve assegurar que os colaboradores estão cientes sobre as atitudes que eles devem ter. É válido ressaltar a importância do colaborador ser 100% transparente e agir conforme os padrões da empresa.

Política de reembolso:

O colaborador precisa estar ciente de quanto pode gastar às custas da empresa, seja com alimentação, transporte, estadia, lazer, etc. Além de facilitar a vida do colaborador com instruções sobre os gastos pré-definidos, o orientará a estar ligado quanto a política de reembolso.

Prestação de contas:

É aqui que a empresa, junto ao funcionário, deve realizar a comprovação dos gastos durante o processo de viagem. Essas informações são úteis para poder calcular a média de gastos para futuras viagens. Além disso, o colaborador deve informar se houve algum gasto de sua parte por falta de recursos da empresa, talvez por conta de algum imprevisto, podendo solicitar o reembolso. Dessa forma, a empresa também conseguirá controlar a entrada e saída de dinheiro organizadamente.

Otimização de tempo e processos:

Quando um documento é criado com o propósito de simplificar a vida do colaborador ou até mesmo a do gestor, nele deve conter os dados necessários para se calcular os possíveis gastos em viagens corporativas.

Quando já se tem uma ideia do orçamento que será aprovado e destinado ao setor de viagens corporativas, fica mais fácil identificar quais gastos a empresa terá durante o processo de viagem. Ou seja, ela conseguirá estipular o valor a ser direcionado para hospedagem, alimentação, transporte, segurança, saúde e lazer do colaborador, também podendo evitar os imprevistos, sejam eles com a adição de mais uma diária, ou até mesmo pelo fato de ter perdido o voo, tendo que custear a passagem mais uma vez.

Se há a possibilidade, de alguma forma, de o colaborador solicitar uma liberação extra de gastos erroneamente e a empresa liberar também erroneamente, opte por evitar erros assim novamente e conte com a ajuda de softwares que vão otimizar o processo. O intuito é diminuir, ou até menos anular, a existência de erros que tragam prejuízo financeiro para a empresa.

Já dá pra imaginar quanto tempo o gestor consegue otimizar com apenas esses pontos citados acima, correto?

Determinação de limites de gastos:

É possível avaliar um fluxo de aprovação quando se determina um limite de gastos para cada viagem. Além disso, com um sistema organizado, é quase impossível extrapolar os recursos das viagens, podendo assim, evitar maiores prejuízos para a empresa.

Quando não se determina o valor destinado para cada área de uma viagem corporativa, pode ocorrer casos de reembolsos aos colaboradores, já que eles terão que arcar com os custos de forma imprevista. Isto é, causaria uma situação desconfortável, não mesmo?

Por isso, colete todos os gastos e analise um a um, não deixando de lado nem os menores gastos, aqueles que parecem inofensivos, mas quando contabilizados, geram um prejuízo de alto custo para a empresa.

Outra forma de prevenção é ressaltar que gastos por fora do que está prescrito na política de viagens é automaticamente negado e bloqueado, tanto por parte da empresa, quanto por parte do colaborador.

Identificação de possíveis fraudes

A capacidade de identificar é um dos benefícios trazidos pelo fluxo de aprovação e pelas políticas internas. Já que os gestores estarão à frente dos custos e dos gastos das viagens de negócios, poderão realizar um bloqueio automático quando sofrerem uma possível tentativa de fraude à empresa. Desta forma, a empresa estará resguardava e não sofrerá nenhum tipo de dano financeiro.

Veja: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

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Você pode ler: 4 dicas sobre sustentabilidade na gestão de viagens corporativas

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