Saiba como funciona o acerto de viagem!

Caso o colaborador tenha que arcar com algumas despesas em viagem corporativa, é essencial fazer um acerto de viagem. Esse procedimento, conhecido como reembolso, consiste em acertar os valores despendidos em nome da empresa e em prol dos objetivos corporativos durante o deslocamento.

Isso porque uma viagem de negócios acarreta uma variedade de despesas que podem ser antecipadas, mas também algumas que surgem de maneira inesperada. Alguns exemplos disso incluem hospedagem, alimentação, combustível, transporte e pedágios, mas nem sempre se limitam a esses aspectos, exigindo um acerto de viagem.

Vamos entender melhor como funciona e quais são as melhores estratégias relacionadas ao certo de viagem corporativa? Continue a leitura e aprenda mais conosco!

O que é acerto de viagem?

O processo de acerto de viagens é visto como o reembolso das despesas relacionadas a viagens corporativas. Esse procedimento envolve os colaboradores submetendo as despesas presentes durante as suas viagens de negócios para serem reembolsadas conforme as políticas e regulamentos da empresa.

O seu objetivo principal é assegurar que os custos associados à hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas de viagem reembolsáveis sejam devidamente compensados ao colaborador.

É importante ressaltar que nem todas as despesas de viagem são reembolsáveis. Por exemplo, gastos pessoais ou compras de souvenirs durante as viagens a trabalho não são elegíveis para o acerto de viagens a ser realizado pela empresa.

Como realizar o acerto de viagens de maneira eficiente?

O procedimento de acerto de viagens abrange diversas etapas essenciais de prestação de contas. Inicialmente, é crucial manter os comprovantes e recibos das despesas incorridas durante a viagem.

Isso pode englobar faturas de hospedagem, notas fiscais de refeições, bilhetes de transporte aéreo ou terrestre, bem como recibos de táxi, transporte público, serviços de aplicativos de transporte, aluguel de veículos ou quilometragem percorrida.

Em seguida, o colaborador que estava em viagem precisa elaborar um Relatório de Despesas de Viagem (RDV), detalhando todas as despesas. Nesse documento devem ser incluídos: datas, motivos, valores gastos e tipos de despesas, como alimentação ou transporte, por exemplo.

Se a empresa utiliza um sistema de gestão de despesas, esse processo é simplificado, já que os colaboradores podem anexar os comprovantes digitalizados com facilidade. Posteriormente, o RDV é submetido para aprovação ou reprovação.

O gestor responsável avalia o relatório preenchido e os comprovantes anexados, assegurando a conformidade das despesas com as políticas da empresa. Uma vez aprovado, o setor financeiro procede com o pagamento do reembolso, depositando-o na conta do colaborador conforme os termos da empresa.

Em caso de reprovação de alguma despesa, o colaborador deve ser notificado com o motivo correspondente.

Como evitar problemas comuns nesse processo?

O processo de reembolso de despesas desempenha um papel significativo na gestão de viagens corporativas. Quando os funcionários realizam gastos em nome da empresa, quer estejam em viagens de negócios ou não, é crucial serem reembolsados de maneira adequada.

Nesse sentido, o acerto de viagem é essencial para garantir que os colaboradores possam desempenhar suas atividades, especialmente durante viagens corporativas. Contudo, isso não os isenta da responsabilidade de cobrir inicialmente os custos relacionados ao trabalho com recursos próprios.

Por esses e outros motivos, é comum que gestores cometam erros ao realizar reembolsos de despesas. Agora, vamos examinar os três principais equívocos que as empresas cometem ao reembolsar seus funcionários e entender como evitá-los! Acompanhe!

Garanta políticas claras de reembolso

A falta de clareza nas políticas de reembolso representa um erro comum e significativo. Com frequência, as diretrizes são imprecisas, deixando margem para interpretações diversas. Isso pode resultar em atrasos no processo de reembolso, confusão entre funcionários e gestores, e até mesmo em casos de fraude.

Para evitar tais problemas, é crucial que as políticas da empresa sejam claras e bem definidas. Os funcionários devem compreender facilmente o que é reembolsável e o que não é, como solicitar um reembolso, qual é o prazo para submissão de despesas e como a empresa realizará os pagamentos.

Dessa forma, as diretrizes devem ser redigidas de maneira bem clara e direta, eliminando qualquer ambiguidade. Isso porque, quanto mais explícitas forem, menor será o risco de erros e mal-entendidos.

Uma abordagem para facilitar a interpretação das regras relacionadas ao reembolso de despesas corporativas é integrar as normas de despesas na política de viagens. Dessa maneira, os colaboradores que estiverem em viagem — e que, consequentemente, terão despesas a serem cobertas pela empresa — terão orientações claras sobre como proceder para realizar e registrar essas despesas.

Verifique corretamente as despesas

Um erro comum é a negligência na verificação das despesas. Quando os funcionários enviam solicitações de reembolso, é crucial que as despesas sejam cuidadosamente revisadas antes do pagamento. A falta de atenção nessa etapa pode resultar em erros de cálculo ou, pior ainda, no reembolso de despesas que não são elegíveis para tal.

Além disso, é essencial que as empresas estabeleçam uma política clara em relação às despesas não reembolsáveis, para os funcionários terem total ciência do que podem ou não gastar.

Para prevenir tais situações, é fundamental que as empresas implementem um processo robusto de verificação de despesas. No passado, ferramentas com tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) eram consideradas seguras para evitar o uso indevido dos recursos da empresa.

Entretanto, é possível que você já tenha se deparado com casos em que recibos aleatórios foram incluídos em relatórios de despesas, possivelmente obtidos do chão ou de lixeiras de aeroportos. Atualmente, a validação e auditoria são realizadas por meio da análise de dados, monitoramento online de comportamentos de uso e inteligência artificial, o que pode garantir ainda mais segurança no processo.

Acerte os gastos de maneira pontual

O terceiro equívoco é a demora no pagamento de reembolsos. Quando os colaboradores realizam despesas em nome da empresa, é crucial receberem o reembolso de maneira oportuna. Atrasos nesse processo podem gerar frustração e desconfiança, e, em casos mais graves, podem até ocasionar problemas financeiros pessoais.

Vale saber que a plataforma SAP Concur oferece uma solução abrangente para otimizar o processo de reembolso de despesas corporativas. Com recursos avançados de automação e integração, o SAP Concur simplifica a gestão de despesas, desde a captura e organização de recibos até a aprovação e pagamento de reembolsos. 

Dessa maneira, com o SAP Concur, as empresas podem garantir o pagamento oportuno dos reembolsos, promovendo a satisfação dos funcionários e a eficiência dos processos relacionados ao acerto de viagem, apoiando a gestão financeira.

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