Reunião remota: como conduzir com os viajantes corporativos?

Durante as viagens corporativas, a reunião remota é um recurso relevante para manter a conexão dos colaboradores com seus líderes nas diversas etapas da viagem. Esse contato mais próximo é importante para alinhar os objetivos da organização com a realidade observada pelos viajantes.

A reunião por vídeo também funciona para dar o suporte necessário para a equipe em campo, alinhando processos e orientando como realizar as atividades fora da organização.

Para saber como conduzir um encontro remoto com seus colaboradores que estão em viagens corporativas, continue a leitura e confira nossas dicas!

O que é reunião remota e quando ela é necessária?

Uma reunião remota é um encontro de pessoas que ocorre por meio dos canais digitais de comunicação, tal como videoconferência ou demais plataformas online de comunicação.

Por meio desse instrumento, líderes e colaboradores podem se reunir em diversas situações relevantes para a condução dos processos fora da empresa. Durante as visitas às filiais, por exemplo, as reuniões virtuais são importantes para o envio de relatórios e o debate das condições da unidade.

Isso viabiliza uma atualização em tempo real, além de permitir que decisões imediatas e orientações adequadas sejam implementadas. Já para as viagens de visitas a clientes e negociações com fornecedores, a comunicação digital com os líderes contribui para o ajuste dos termos de contratos e agiliza o processo decisório, reduzindo custos e prazos de espera.

Quais as vantagens da reunião remota?

O encontro virtual entre líderes e colaboradores durante as viagens é benéfico por diversos fatores. Primeiro, porque economiza tempo e recursos durante a troca de informação entre as partes envolvidas.

Segundo, porque oferece plena liberdade geográfica, permitindo que os colaboradores entrem em contato com a equipe de qualquer lugar com acesso à internet. O terceiro benefício diz respeito à agilidade das negociações. Tanto nas visitas a clientes quanto a fornecedores, é possível consultar os líderes e acertar o contrato antes mesmo de retornar para a empresa.

Finalmente, essa modalidade permite que todos os agentes envolvidos em uma operação possam participar da reunião. Em uma viagem corporativa para visitar um importante cliente, por exemplo, é possível reunir líderes e membros da equipe financeira para definir quais os limites de desconto possíveis para estabelecer um novo contrato.

Como conduzir uma reunião remota com o colaborador em viagem pela empresa?

Obter conhecimentos, com dicas que auxiliam na hora de fazer a condução de uma reunião, pode ajudar no gerenciamento da equipe remota e garantir mais tranquilidade para o colaborador em viagem. A seguir, listamos algumas ações que podem contribuir efetivamente. Confira!

Agende com antecedência

O primeiro passo para ter uma reunião produtiva começa antes mesmo dela acontecer. Nesse sentido, é preciso fazer um planejamento adequado, incluindo a revisão dos tópicos que serão tratados e o agendamento antecipado.

Ao adotar essa prática, você pode enviar os convites aos colaboradores explicando sobre os temas a serem tratados, bem como o dia e horário que acontecerá, permitindo que eles se preparem adequadamente.

Opte por uma plataforma adequada

A escolha da plataforma de videoconferência também é uma etapa muito importante para a reunião acontecer de maneira eficaz. Nesse sentido, é preciso avaliar se a ferramenta selecionada conta com os recursos necessários.

Isso inclui desde a facilidade de usar até a funcionalidades de compartilhamento de tela, chat e opções de gravação, se necessário. Dessa forma, é importante verificar se o colaborador em viagem tem acesso confiável à internet e se a plataforma escolhida é compatível com os dispositivos que serão utilizados.

Incentive a participação

Para uma reunião ser produtiva, é preciso contar com a participação de todos os envolvidos. Esse engajamento tende a gerar discussões mais proveitosas, que podem ser traduzidas em resultados para o negócio.

Por isso, no início da reunião, estabeleça expectativas claras sobre a importância da participação de todos os membros, incluindo o colaborador em viagem. Encoraje-os a contribuir com suas ideias e opiniões e garanta que todos tenham a oportunidade de falar.

Solicite as informações necessárias

Também é relevante contar com as informações e dados dos colaboradores que vão participar do evento. Por isso, antes da reunião, entre em contato com eles para garantir que tenham todas as informações necessárias para contribuir plenamente durante a discussão.

No decorrer da reunião, se necessário, peça ao colaborador em viagem para fornecer atualizações ou dados importantes relacionados ao trabalho. Isso pode ajudar a manter todos os participantes informados sobre o progresso do projeto ou tarefa em questão.

Compartilhe informações relevantes

Após coletar dados e informações, vale compartilhar as que são relevantes com todos os participantes da reunião. Esse cuidado garante que tópicos importantes sejam discutidos e compartilhados de maneira eficiente.

Mesmo que um colaborador não possa estar fisicamente presente, conseguirá colaborar com o assunto da reunião. O material compartilhado pode incluir gravações da reunião, notas ou qualquer outra documentação relevante.

Ofereça o suporte necessário

Também é importante ter uma equipe disponível para oferecer suporte técnico ao colaborador em viagem, caso ele encontre problemas com a conexão à internet ou qualquer outra questão relacionada à tecnologia durante a reunião.

Nesse sentido, é possível fornecer instruções sobre como resolver problemas técnicos ou ajudá-lo a se reconectar à chamada, se necessário. Esse cuidado garante que ele possa participar do encontro sem nenhum problema.

Foque nas soluções

Mantenha o foco na busca de soluções para os desafios ou questões discutidas durante a reunião, incentivando a colaboração e o trabalho em equipe entre todos os participantes, incluindo o colaborador em viagem.

Esse passo pode envolver a geração de ideias, a tomada de decisões conjuntas e a definição de planos de ação claros para seguir em frente e conseguir bons resultados com as viagens.

Quais os cuidados antes, durante e depois?

Existem alguns cuidados importantes para garantir a fluidez e eficiência da reunião para todos os envolvidos. Por isso, alguns aspectos devem ser considerados em cada etapa, conforme apresentamos a seguir:

• antes da reunião — verifique a estabilidade do acesso à internet, considere a diferença de fuso horário, avalie se todos os envolvidos já confirmaram a presença e se a pauta da reunião foi seguida;
• durante a reunião — confira se todos os participantes estão presentes, apresente os objetivos da reunião com cuidado, liste os tópicos que devem ser tratados e utilize recursos visuais quando necessários;
• depois da reunião — encaminhe um resumo dos pontos tratados para os participantes e acompanhe a implementação das medidas que foram sugeridas.

Ao adotar todos esses cuidados, você consegue ter a certeza de que a reunião remota durante as viagens corporativas será ainda mais proveitosa para todos os envolvidos. Portanto, não deixe de investir em ferramentas e tecnologia que facilitem o contato com sua equipe, bem como a gestão das viagens corporativas.

Quer saber como otimizar o uso dos recursos da empresa durante as atividades externas dos seus colaboradores? Então siga nossa página nas redes sociais e confira dicas para implementar soluções em seu dia a dia.  Estamos no Facebook, YouTube e LinkedIn!