Relatório de viagem a trabalho: como simplificar o preenchimento do colaborador viajante?

O relatório de viagem a trabalho é um dos documentos mais importantes para o gerenciamento dos deslocamentos corporativos. Na prática, ele reúne todos os gastos feitos pelos colaboradores durante as viagens, assim como as atividades realizadas fora da empresa, delimitando os reembolsos que precisam ser feitos.

Estruturar um processo padronizado de preenchimento e entregas dos relatórios, ajuda a empresa a manter o controle de todos os fluxos de reembolsos, garantindo transparência na operação e minimizando os riscos de fraudes.

Por outro lado, sabemos que o relatório de viagem a trabalho, quando elaborado manualmente ou sem as ferramentas certas, pode consumir um tempo precioso dos colaboradores, além de aumentar as chances de erros. Por essa razão, as empresas precisam adotar práticas que facilitem o preenchimento.

A seguir, entenda melhor o conceito de relatório de viagem a trabalho, sua importância, informações que ele deve conter, como simplificar o seu preenchimento e como o software SAP Concur pode ajudar nesse sentido. Confira!

O que é relatório de viagem a trabalho?

O relatório de viagem a trabalho é um documento por meio do qual o funcionário informa todas as atividades e gastos realizados em uma viagem de trabalho. A ideia desse documento é prestar contas e solicitar o respectivo reembolso dos gastos despendidos.

Somado a isso, os relatórios têm uma função dupla. Além da comprovação e solicitação de reembolso, eles também podem ser usados pelos gestores como ferramenta de análise técnica da viagem. Isso porque os colaboradores registram tudo o que foi feito durante o período em que estiveram fora.

Dessa forma, os gestores podem mensurar o tempo dedicado para cada atividade, os resultados e eventuais ações que possam ser tomadas para tornar as viagens ainda mais produtivas.

Por que o relatório de viagem a trabalho é necessário?

Além de promover o controle financeiro, servindo como ferramenta de gerenciamento das despesas de viagem, o relatório integra os processos de gestão. Isso porque ele justifica gastos, auxilia na avaliação de resultados da viagem e permite documentar atividades realizadas.

Os dados coletados no relatório também podem ser utilizados para identificar oportunidades de melhoria nos processos de viagem, como a escolha de fornecedores, a otimização de rotas e a redução de custos. Inclusive, em algumas empresas, o relatório de viagem é um requisito para atender a normas e políticas internas, além de garantir a conformidade com legislações específicas.

Quais são as informações de um relatório de viagem a trabalho?

A estrutura do relatório de viagem deve ser pensada conforme as necessidades da empresa. Não existe um modelo pronto que funcione para todas. A ideia é que o gestores entendam o que precisam e estabeleçam os elementos e informações a serem contemplados no documento.

A seguir, destacamos alguns dados relevantes que você precisa considerar ao estruturar esse tipo de relatório na sua empresa:

• dados descritivos da viagem — itinerário e tempo de duração;
• dados do colaborador;
• objetivo da viagem;
• informações sobre estadia e traslados;
• dados de contato do hotel;
• descrição e comprovação dos gastos realizados;
• atividades realizadas durante a viagem.

É interessante que o documento contemple uma breve explicação da necessidade e da relevância de cada um dos gastos, de acordo com aquilo que está previsto na política da empresa. Por fim é recomendado registrar os resultados e as conclusões da viagem.

Como simplificar o preenchimento do relatório de viagem a trabalho?

Como você viu, são várias informações e dados que precisam ser organizados e estruturados conforme as demandas de cada empresa. Para simplificar o preenchimento do relatório, algumas iniciativas são importantes. Confira!

Padronize a estrutura dos relatórios

Imagine, por exemplo, cada colaborador preenchendo o relatório de viagem a trabalho de maneira diferente. Seria o caos, certo? Não somente os seus gestores teriam dificuldades de validar as informações, mas também abriria espaço para fraudes corporativas.

Por isso, é fundamental padronizar a estrutura dos relatórios, de modo que todos os funcionários viajantes preencham essas informações de maneira semelhante. Dessa forma é possível simplificar o cotidiano dos gestores para auditar esses dados e acelerar os reembolsos.

Estabeleça prazos

Outro ponto importante diz respeito aos prazos. Os colaboradores devem cumprir datas muito bem delimitadas para elaboração e entrega dos relatórios. Assim, é possível manter um fluxo operacional sustentável e reduzir riscos.

Tenha políticas de viagens e despesas muito bem definidas

A política de viagens e despesas é responsável por delimitar as regras relacionadas aos deslocamentos, definindo padrões de qualidade, prazos, tetos de gastos e a padronização da operação.

Somente com uma política, a sua empresa conseguirá implementar as iniciativas citadas nos tópicos anteriores, assim como acompanhar com efetividade o cotidiano dos seus colaboradores.

Conte com a tecnologia

Com o avanço de soluções tecnológicas que chegaram para agregar valor às operações, as empresas têm a possibilidade de investir em ferramentas tecnológicas que facilitam o controle e gestão das informações de viagem dos colaboradores.

Por meio dessas soluções o preenchimento do relatório é simplificado. Além disso, outros benefícios são agregados ao negócio como:

• aumento da produtividade;
• qualidade e eficiência da operação;
• redução de riscos, erros ou fraudes corporativas;
• qualificação do gerenciamento;
• redução de custos;
• construção de um diferencial competitivo.

Por que contar com o software SAP Concur?

Se a sua empresa realiza viagens corporativas e sente a necessidade de qualificar os processos, vale a pena considerar a implementação da tecnologia. O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas completo, intuitivo e responsivo, que se adequa às necessidades de diferentes tipos de negócio, adaptando-se às políticas internas das empresas.

Com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense facilita o preenchimento dos relatórios de viagem a trabalho, enquanto auxilia na organização de todo o deslocamento, desde reservas até o reembolso do colaborador.

Como você pôde ver neste artigo, o relatório de viagem a trabalho, embora seja um documento simples, exige cuidados, especialmente do ponto de vista da gestão. O controle eficiente das informações ajuda a reduzir riscos de fraude, agilizar o processo de ressarcimento e ainda traz insights que podem ser usados estrategicamente no processo de tomada de decisão.

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