Relatório de despesas de viagem: saiba melhor como fazer para sua empresa!

Incluir o relatório de despesas de viagem na prestação de contas é essencial para a gestão financeira de uma empresa com muitos deslocamentos de colaboradores. Afinal, as viagens corporativas são importantes para as organizações, mas geram custos.

Essas viagens são realizadas por diversos motivos, como relacionamentos com clientes, fechamentos de negócios e participação em feiras e eventos. Mas, independentemente disso, é preciso haver uma boa política de viagens, com um controle eficiente por meio de relatório completo.

Você sabe como criar esse documento? Neste artigo, com a ajuda de Wagner Andre, Head de Value Experience na SAP Concur, explicamos como fazer isso. Continue lendo para conferir todas as informações!

O que é o relatório de despesas de viagem e qual a sua importância?

O relatório de despesas de viagem é um documento no qual são registrados todos os custos que a empresa teve com os deslocamentos de colaboradores. Assim, é possível mensurar o investimento necessário para isso.

Segundo Wagner, o documento é essencial para as empresas contabilizarem os gastos dos funcionários. Portanto, a inclusão dele na prestação de contas é fundamental para o controle financeiro.

Também é uma ferramenta muito útil e importante para monitorar e comparar gastos, além de possibilitar a solicitação de reembolso. Sem falar que permite:

• analisar os custos das viagens;
• fazer a classificação deles;
• verificar se os gastos estão conforme as políticas;
• se ocorreram fraudes, entre outros.

Tudo isso garante uma melhora da gestão financeira, eliminando gastos exagerados, desnecessários e mantendo o orçamento previsto. Isso é fundamental porque 81% dos líderes financeiros admitem pontos cegos em relação às despesas e viagens de suas empresas.

Com o relatório, temos um controle mais eficaz dos gastos e isso possibilita:

• reduzir os custos com deslocamentos;
• manter uma gestão financeira mais precisa;
• analisar custos com mais facilidade;
• tomar decisões estratégicas baseadas em dados.

Ter um modelo de relatório de despesas de viagem é ainda melhor porque:

• padroniza o documento;
• reduz a burocracia;
• garante agilidade para o processo;
• facilita o preenchimento do documento;
• evita erros na transmissão de informações.

Mas é importante atentar para a melhor maneira de fazê-lo, assim como em relação ao seu conteúdo. Segundo uma pesquisa do Global Business Travel Association (GBTA), o preenchimento manual de um relatório de despesas de viagem pode demorar 20 minutos em média. 

Para piorar, 1 a cada 5 documentos são enviados com falhas ou faltando informações. Por isso, é a padronização é essencial, já que ela evita essas situações, garantindo simplicidade e produtividade na criação do documento.

Nesse sentido, é fundamental lembrar que, para criar um bom relatório de viagem para prestação de contas, o documento deve englobar todas as despesas realizadas pelos colaboradores no deslocamento. Assim, ele costuma conter:

• passagens aéreas, bilhetes de ônibus ou outros do gênero;
• transporte corporativo, como Uber, táxi, aluguel de carro etc.;
• hospedagem;
• alimentação;
• seguro-viagem;
• gastos com documentos para viagem;
• despesas de comunicação; entre outros.

Também é importante contar com despesas extras, deixando parte do orçamento destinada a essas, que podem variar a depender do momento.

Como o relatório de despesas de viagem auxilia na conformidade financeira?

Considere que o relatório de gastos de viagem reúne todas as despesas necessárias em cada um desses deslocamentos. Isso permite fazer um comparativo com o orçamento inicial e com as políticas de viagens estabelecidas pela organização.

Portanto, esse documento é fundamental para a organização ter certeza de que os custos com os deslocamentos corporativos estão conforme o determinado para esse tipo de investimento.

Wagner ainda ressalta que o relatório atende aos aspectos de governança essenciais atualmente. “Ele é fundamental também para a transparência e para o compliance, em um momento em que, novamente, o risco de fraude em viagens corporativas é revisto com urgência pelas empresas no Brasil”.

O especialista ainda explica que quando os processos empresariais estão desconectados, isso limita a visibilidade das despesas e dos gastos em geral. Há prejuízos para os resultados financeiros e a conformidade da organização, pois não há garantias de que a despesa tenha sido realizada de fato para trazer benefícios para o negócio.

“Quando o processo é bem executado e sem pontos de falha, os líderes sabem que os gastos dos funcionários foram realizados com confiança, e que poderão expandir os negócios com automações e conexões que ajudam a impulsionar a conformidade, criando eficiência e fornecendo visibilidade dos gastos” Wagner esclarece.

O que deve conter o relatório de despesas de viagem?

Em resumo, o documento deve conter dados da empresa e do colaborador, descrição dos gastos e sua categorização e comprovantes anexados ou digitalizados, conforme detalhamos a seguir.

Dados da empresa e do colaborador

Aqui é preciso incluir o setor de atuação do funcionário, o motivo da viagem, o responsável pela aprovação do deslocamento, as datas de ida e volta, entre outros.

Descrição e detalhamento das despesas

Como dito, existem diversos gastos que podem acontecer nas viagens. Logo, é fundamental explicar qual o tipo de despesa, o valor, o estabelecimento, as datas e os locais dos pagamentos. Tudo isso contribui para facilitar a análise do relatório pelos gestores e agilizar a aprovação do reembolso.

Comprovantes

Na criação do relatório de despesas de deslocamentos, os colaboradores devem guardar as notas fiscais e os recibos dos gastos, seja em papel ou digitalizados. Seria melhor a empresa investir na modernização dessa operação, tendo um aplicativo para tirar foto do comprovante e o anexar automaticamente em uma ferramenta de gestão de despesas e viagens.

A depender da tecnologia da plataforma, é possível realizar o preenchimento completo daquele gasto no relatório, o que pode gerar análises até mesmo em tempo real. Para quem tem dúvidas se pode utilizar comprovantes digitais, conforme a Portaria n.º 1.674/2016 da Receita Federal, é permitido descartar os documentos físicos​, no caso de já existir a apresentação por meio eletrônico.

Quais são as vantagens de criar um relatório de viagem para prestação de contas?

Chegou a hora de entender quais são as vantagens do relatório de despesas de viagem para sua empresa quando ele é bem elaborado. Confira!

Simplificação dos processos

Imagine gerenciar os custos das viagens de 10 funcionários por mês, tanto no país quanto para o exterior, analisando as despesas uma por uma. Esse é um processo cansativo, demorado e passível de erros. Mas o relatório engloba todos os detalhes reunindo as informações em um só lugar para facilitar o controle e a análise.

Segundo Wagner, isso é fundamental. “A gestão dos processos permite obter eficiência, reduzir custos, identificar melhorias ou falhas antes impossíveis de encontrar, além de enlaçar o fluxo do começo ao fim, fortalecendo o compliance”.

Controle de custos

Quando criamos o documento para controlar custos e o relatório de reembolso de despesas de viagem, tudo fica centralizado no mesmo documento. Assim, nenhum gasto, por menor que seja, passará despercebido, e você terá uma visão muito fiel do investimento necessário.

Sem o relatório, alguns custos podem ficar para trás, ou talvez haja um registro equivocado deles. Quando isso acontece em um volume maior e de maneira recorrente, pode haver um impacto financeiro significativo.

Organização dos gastos

Explicamos que uma das funções do relatório de viagens é organizar e classificar as despesas, certo? Isso permite entender que tipo de custo é necessário nesses deslocamentos e quais exigem um investimento maior.

A empresa tem uma visão muito clara de como o seu dinheiro está sendo empregado, e os gastos podem ser organizados de uma forma muito mais eficiente. Como as despesas com deslocamentos entram no gerenciamento financeiro geral, os relatórios centralizam as informações para o controle contábil registrar tudo com facilidade.

Mais segurança e transparência

A criação do relatório de despesas de viagem ajuda a preservar o interesse da empresa e do próprio colaborador. O processo se torna muito mais transparente para ambas as partes, evitando que uma ou outra tenha prejuízo com os deslocamentos.

A empresa saberá com precisão quais foram os custos da viagem feita pelo colaborador. Com o registro de reembolso, ele poderá comprovar as despesas que teve e solicitar o ressarcimento sem qualquer impedimento.

Explicamos, ainda, que o relatório previne qualquer tipo de fraude relacionada às viagens. Afinal, o documento traz um controle rigoroso delas e de todos os custos envolvidos, evitando que o sistema não seja burlado.

Dados para tomadas de decisão

O relatório de despesas de deslocamentos também permite levantar dados. Eles são fundamentais para a empresa tomar decisões ainda melhores na hora de elaborar políticas e estratégias de gestão, como Wagner ressalta:

“A gestão da estratégia de negócios permite explorar como a gestão de viagens e despesas deve ser pensada para beneficiar a sua empresa, apoiando-a a utilizar melhor os orçamentos e como analisar e utilizar melhor os dados de gastos para o seu negócio”.

Portanto, temos uma visão clara das despesas envolvidas nas viagens. Isso permite analisar como continuar com os deslocamentos e reduzir custos. Pode ser por meio de outros tipos de serviços ou da contratação de novos fornecedores e parceiros, que ofereçam condições mais atrativas.

Como fazer o relatório de despesas de viagem para a empresa?

Após conhecer todos os detalhes sobre o relatório de despesas de viagem, veja como criar o documento com eficiência para a sua empresa.

Levante as despesas de viagens

Faça o levantamento de todas as despesas de deslocamentos dos colaboradores do seu negócio. Com esses dados, é possível identificar o que é de responsabilidade da empresa, como passagens, alimentação, diárias de hotel e traslados, e o que corre por conta do profissional.

Estabeleça o que é reembolsável

Estabeleça quais são as despesas reembolsáveis e comunique isso de maneira clara e transparente aos colaboradores. Assim, sua empresa evita dissabores, como discussões sobre gastos que não fazem parte da política de reembolso.

Elabore regras para o reembolso

Determine as regras para solicitação de reembolso de despesas, como foto do comprovante ou envio de nota fiscal com informações básicas, do tipo:

• descrição do produto ou serviço adquirido;
• razão social da empresa;
• CNPJ;
• endereço;
• telefone;
• e-mail.

Dessa maneira, o colaborador pode comprovar seus gastos e preencher o formulário de despesas de viagens com maior agilidade e praticidade para pedir o reembolso.

Padronize os relatórios de despesas

Padronizar os processos e o relatório otimiza a gestão financeira e evita confusões. Para isso, deve-se estruturar um documento padrão, como um que contenha as informações que citamos. Basicamente, você pode montar um modelo que englobe:

• destino da viagem;
• roteiro da viagem;
• nome do colaborador;
• motivo da viagem;
• valores e despesas;
• status de entrega dos comprovantes.

Implemente o uso do cartão corporativo

Você pode otimizar ainda mais os recursos da empresa com o cartão corporativo com limites preestabelecidos para cada viagem. Ele evita os gastos excessivos e permite acompanhar os valores em tempo real por meio dos aplicativos bancários. Ainda, facilita a análise detalhada das despesas a partir da fatura.

Use a tecnologia em seu favor

É interessante contar com um sistema para gestão de despesas corporativas também. Com ele, o planejamento das viagens, a elaboração do relatório, os reembolsos e outros processos se tornam mais organizados, rápidos, com menor possibilidade de erros e com acompanhamento em tempo real.

Wagner apoia essa medida, quando afirma: “Implantar um sistema eficiente simplifica o processo de gerenciamento de viagens e de despesas, desde solicitações até aprovações, pagamentos, reembolsos e alocações contábeis”.

Utilize a análise de dados em tempo real

Para o relatório de despesas de viagem fazer sentido, os gestores devem saber interpretar as informações. Mais uma vez, um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas é fundamental. Ele entrega essas informações e ainda disponibiliza métricas e dados em tempo real para permitir tomadas decisões ágeis e precisas.

Como a tecnologia pode ajudar?

“Transformar digitalmente os processos financeiros com soluções que se flexibilizem e que se adaptem à medida que o seu negócio e o mercado mudam, é como dar um passo em direção a um futuro mais brilhante. Um futuro em que, independentemente das incertezas que estão por vir, você e sua empresa estarão prontos”, afirma Wagner.

Por essa explicação e pelas informações que deixamos ao longo deste artigo, fica evidente a importância de utilizar a tecnologia como aliada para gerenciar os custos com deslocamentos. Ter o suporte de um sistema ou de uma ferramenta contribui para a padronização, a organização e a centralização das informações.

Dessa forma, os colaboradores encontram mais facilidade para planejar a viagem e registrar tudo aquilo que precisa ser informado ao gestor. Eles conseguem ter uma visão mais clara de tudo que está acontecendo, como explicamos, e podem fazer a prestação de contas de um jeito muito mais simples.

A tecnologia ainda promove eficiência e produtividade, como Wagner explica: “Quando todos os processos de gastos são reunidos na mesma solução digitalizada, fica mais fácil capturar e visualizar qualquer custo de viagem ou despesa, reduzir o risco financeiro e melhorar a produtividade, estabelecendo as bases para o crescimento e a continuidade dos negócios”.

O especialista ainda comenta que podemos utilizar a automação inteligente para reduzir o trabalho ineficiente, que inclui os erros, o tempo de processamento e as tentativas manuais. A eficiência e o trabalho do gestor também são impactados de maneira positiva com a implementação das tecnologias.

“Com insights em tempo real baseados em dados mais precisos, você pode passar do gerenciamento de gastos do modelo reativo para o proativo, tomar decisões mais rápidas e informadas para aproveitar ao máximo os recursos de que dispõe”, reforça Wagner.

Por que contar com a SAP Concur?

A SAP Concur ajuda a garantir maior inteligência de dados e eficiência na sua gestão financeira. A solução automatiza o relatório de despesas de viagem da sua empresa e ainda pode contribuir para reduzir os custos corporativos em até 8%.

O SAP Concur Travel & Expense disponibiliza diversos recursos e funcionalidades, como:

• aplicativo para digitalizar comprovantes;
• otimização de prestação de contas e reembolsos;
• métricas em tempo real;
• alerta sobre violação da política de viagens.

Elaborar o relatório de despesas de viagem é essencial, e com a tecnologia como aliada você faz isso de uma forma mais eficiente. As chances de erros serão menores, e você terá mais produtividade, com uma gestão simplificada.

Já que estamos falando sobre esse assunto, veja quais são as melhores práticas para otimizar informações em um relatório integrado.