Quais as principais competências de um bom gestor de viagens corporativas?

Para que uma companhia funcione da melhor forma possível, é necessário a colaboração de diversos profissionais capacitados realizando seu trabalho da melhor maneira possível, apenas dessa maneira os resultados pretendidos pela empresa poderão ser atendidos e até mesmo superados.

Uma das funções mais importantes em uma empresa quando o assunto é viagem corporativa é o gestor de viagens corporativas. Esse profissional é responsável pelo bom funcionamento das viagens em nome da empresa, execução das políticas de viagens e, até mesmo, redução de custos.

O mercado de viagens corporativas voltou a ser extremamente ativo após a pandemia de covid-19, isso quer dizer que as viagens estão acontecendo com muito mais frequência do que antes e está movimentando muito dinheiro.

Para conhecimento, o setor de viagens corporativas manteve seu ritmo de recuperação e fechou o terceiro trimestre de 2022 com um faturamento de R $3,3 bilhões, 11,6% a mais do que o mesmo período de 2019, antes da pandemia da covid-19. Esses dados foram apresentados no estudo realizado mensalmente pela Associação Brasileira de Agência de Viagens Corporativas (Abracorp), nove dos 11 setores pesquisados no mercado superaram seus desempenhos quando comparados com 2019.

Ter uma pessoa responsável por fazer a gestão e o gerenciamento de todas as viagens, orçamentos, gastos, reembolso e outras funções pode trazer diversos benefícios para a sua empresa, como a redução de custos, maior taxa de aceitação das políticas de viagens e muito mais.

Por isso, hoje, falaremos sobre esse profissional tão necessário em nossas empresas, o gestor de viagens corporativas. Se você quiser saber mais sobre esse cargo e sua importância para a organização, continue a leitura até o final.

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O que faz um gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas é responsável por controlar todos os detalhes envolvidos no processo de viagens corporativas. Por exemplo, fica sob responsabilidade do gestor entrar em contato com fornecedores de passagens aéreas, realizar a reserva de hotéis, aluguel de carros, agências de viagens corporativas, etc.

A atuação do gestor é feita de maneira estratégica e está responsável por um dos setores que mais geram custos para as empresas, as viagens corporativas. Por isso, ter um profissional qualificado é essencial para evitar gastos desnecessários e conseguir usar as viagens corporativas como forma de aumentar os lucros da empresa.

Para isso, ele deve estar sempre atento ao mercado, procurando novas opções de fornecedores de viagem, controlar a emissão e reserva de passagens aéreas, reservar hotéis e hospedagens, transporte para os colaboradores dentro da cidade e realizar uma gestão eficiente, procurando diminuir gastos sem abrir mão do conforto dos colaboradores.

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Qual a importância de um gestor de viagens corporativas?

Agora que você já sabe o que um gestor de viagens corporativas faz, podemos falar sobre a importância que ele tem para a sua empresa. Ele consegue trazer diversos benefícios para ela, desde a redução de custos até a relação com seus colaboradores.

Controle de gastos

O primeiro benefício que o gestor de viagens corporativas apresenta para sua empresa é o controle de gastos. Já falamos um pouco sobre isso ao longo do texto, porém vamos aprofundar um pouco mais no assunto.

Como a função principal do gestor de viagens corporativas é procurar as melhores maneiras de realizar as viagens corporativas usando menos recurso possível, ou seja, gastando menos.

Isso permite que você tenha um controle de gastos melhor, encontre desperdícios e despesas desnecessárias e faça cortes.

Planejamento de viagens corporativas

Planejar uma viagem corporativa não é nada fácil, tudo tem que acontecer certinho, afinal, estamos falando do dinheiro e da reputação da empresa. Por isso, ter uma pessoa inteiramente responsável por fazer o planejamento das viagens é algo muito benéfico para a empresa.

Dessa forma, você tira a responsabilidade das costas dos colaboradores e garante que eles se preocupem apenas em realizar o trabalho deles.

Fortalecer as políticas de viagens

As políticas de viagens são as regras, deveres e responsabilidades que os viajantes devem ter durante uma viagem corporativa. Nela, deve estar documentado tudo sobre a forma como a empresa lida com as viagens, reembolso, orçamento, entre outras coisas.

O gestor de viagens corporativas é a pessoa responsável por conhecer e entender as políticas de viagens. Dessa forma, tirando dúvidas e garantindo que os viajantes cumpram essas políticas corretamente.

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Preparar-se para imprevistos

Apesar de tentar evitar ao máximo, sabemos que imprevistos acontecem. Por isso, o gestor de viagens corporativas deve estar preparado para os problemas e dificuldades que podem aparecer em uma viagem.

Dessa forma, ele é o responsável por preparar e gerenciar um orçamento de emergência, que será utilizado apenas em casos especiais, no caso de diárias extras, transportes, passagens aéreas, etc. No caso dessa reserva de emergência não for utilizada, o dinheiro volta para os cofres da empresa e podem ser usados em uma próxima viagem.

Conhecer o perfil dos viajantes

A gestão de pessoas também é uma função dos gestores de viagens corporativas. Eles precisam conhecer o perfil de cada viajante, para identificar as necessidades e o comportamento de cada um perante as viagens.

Dessa forma, ele consegue otimizar as viagens e os custos, garantindo que todos estejam confortáveis e sem desperdícios ou problemas.

Interpretação e análise de dados

Outra característica extremamente importante para um gestor de viagens corporativas é a interpretação e a análise de dados. Boa parte do tempo, esse profissional estará olhando para números e planilhas, tentando achar formas de otimizar as viagens da empresa.

Por isso, é essencial que ele tenha noções de análise e interpretação de dados para tomar as melhores decisões.

Apoio para os colaboradores e para a empresa

Além de tudo isso, o gestor deve servir como um apoio para os colaboradores e para a empresa. Quando acontecer algum imprevisto nas viagens, será com ele que os funcionários irão conversar. Da mesma forma, a empresa precisa ter confiança neste profissional.

Saber utilizar as ferramentas de gestão de viagens e despesas

Por último, os gestores de viagens corporativas devem estar atualizados com as mais modernas tecnologias de gestão de viagens e despesas, como as soluções da SAP Concur, líder de gestão de viagens e despesas, on-line e fácil de usar, que sua empresa pode economizar tempo e dinheiro e assumir o controle total sobre os corporativos - resolvemos problemas grandes, pequenos e problemas que você nem sabia existirem!

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