Processos em viagens corporativas: aprenda 6 passos para otimizá-los

Para muitas empresas, as viagens corporativas são parte fundamental do escopo de atividades, acontecendo, frequentemente, ao longo de todo o ano. As principais demandas que necessitam de viagens corporativas envolvem fechar um novo contrato, visitar clientes, conhecer sedes da empresa em outras localidades, negociar com fornecedores, entre tantas outras atividades centrais para o sucesso do empreendimento.

De acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), realizado pela FecomercioSP em parceria com a Alagev, as viagens corporativas movimentaram R$ 6,3 bilhões apenas em janeiro de 2023, alcançando uma alta de 21,6% em comparação com o período anterior.

Se você deseja entender como otimizar os processos em viagens corporativas para garantir as melhores práticas e condições de viagens para sua empresa, continue a leitura e confira nossas recomendações!

O que é gestão dos processos em viagens corporativas?

A gestão dos processos em viagens corporativas refere-se à implementação de normas e políticas internas que têm o objetivo de coordenar os processos e o cumprimento das regras durante uma viagem a negócios. Porém, realizar esse tipo de tarefa não é tão fácil, exigindo muito planejamento, análise e boas estratégias por parte dos gestores.

Por meio da gestão de processos, são definidas todas as diretrizes, obrigações e responsabilidades que a empresa e o colaborador devem respeitar para que a viagem corporativa seja realizada da melhor forma possível.

Isso quer dizer definir informações como hospedagem, dias de viagem, transporte, passagem aérea e alimentação. Além disso, é durante a gestão que deve ser feito o planejamento de uma política de reembolso, visando à proteção do viajante, mas, ao mesmo tempo, a proteção da empresa contra tentativas de fraude.

Como organizar uma viagem corporativa?

Organizar uma viagem corporativa requer um planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes para garantir que tudo ocorra da melhor forma possível. O primeiro passo é definir claramente o propósito da viagem. Pode ser para participar de uma conferência, realizar reuniões com clientes, oferecer treinamentos ou visitar fornecedores.

Após definir o objetivo da viagem, é essencial obter as devidas aprovações e estabelecer um orçamento adequado. Apresente a proposta da viagem para a direção ou para os responsáveis, esclarecendo seus benefícios e objetivos. Com a aprovação, é possível determinar um orçamento para passagens aéreas, hospedagem, transporte, alimentação e outras despesas pertinentes.

As passagens aéreas devem ser reservadas com antecedência para garantir melhores preços e disponibilidade. Dependendo das políticas da empresa, pode-se optar por passagens reembolsáveis ou com a possibilidade de alterações, caso haja mudanças nos planos.

Ainda, é necessário considerar qual a programação e quais são as atividades prioritárias. Por fim, basta entender quais são os documentos exigidos no relatório da viagem, além de saber quais são os procedimentos para a realização do reembolso.

Qual é a importância da gestão dos processos em viagens corporativas?

Como falamos, a gestão de processos em viagens corporativas traz alguns benefícios para sua empresa. Entre eles, padronizar as viagens para que todos os colaboradores tenham as mesmas condições. Confira mais algumas vantagens a seguir.

Redução de fraudes

Um benefício que já foi citado é a possibilidade de reduzir as tentativas de fraudes por meio da política de reembolso. Assim, você consegue lidar melhor com as possíveis violações de despesas corporativas.

Queda nos custos

Um dos benefícios de aplicar a otimização dos processos em viagens corporativas é a possibilidade de reduzir custos. Com uma boa gestão, é possível identificar gastos desnecessários em alguns dos processos ou etapas de uma viagem corporativa.

Dessa forma, é viável cortar gastos, desperdícios e gargalos, reduzindo os custos da empresa, mas sem abrir mão da qualidade e do conforto que o viajante deve ter para que o trabalho possa ser exercido.

Melhora na experiência do colaborador

Podemos citar outra vantagem trazida pela otimização e pela gestão de processos: a melhora na qualidade do trabalho prestado durante a viagem. Isso porque a gestão garante que tudo esteja certo para a hora da viagem, e o colaborador só precisa se preocupar com as suas atividades profissionais. 

Quais são os 6 passos para otimizar os processos em viagens corporativas?

Ao entender a importância de uma boa gestão de processos em viagens corporativas, você deve incluir novas ações para otimizá-los. A fim de ajudar com essa tarefa, vamos apresentar os passos para ter processos bem organizados e bem gerenciados pela sua empresa. Veja a seguir!

1. Invista na segurança dos viajantes

O primeiro passo para otimizar os processos é investir na segurança dos viajantes. Assegurar que eles tenham conforto e segurança para exercer suas funções garante que possam trabalhar da melhor maneira possível, além de reduzir custos para a empresa.

Ou seja, na hora de realizar o planejamento de viagens corporativas, é fundamental considerar a saúde física e mental dos colaboradores que estão se locomovendo em nome da organização. Outro fator de segurança para os viajantes é em relação à hospedagem e sua localização, a fim de garantir que o colaborador não passe por riscos desnecessários.

2. Esteja atento às exigências legais

As exigências legais também demandam muito cuidado, principalmente quando estamos falando de viagens internacionais. Diversos países cobram a documentação correta para embarcar, sendo imprescindível que os seus colaboradores sejam orientados com antecedência em relação a esses documentos, para garantir que o funcionário não perca a viagem.

Portanto, fique atento à necessidade de obter vistos para os viajantes e à validade do passaporte. Existem também algumas autorizações nas quais você deve ficar antenado para embarcar em alguns países, como vacinas e seguro viagem.

3. Conte com as novas tecnologias

Novas tecnologias são criadas e melhoradas a cada momento. Isso quer dizer que tudo fica mais fácil quando utilizamos a tecnologia a nosso favor. Inclusive, muitas ferramentas são voltadas para a otimização de processos de viagens corporativas.

Sendo assim, é possível buscar ferramentas e aplicativos digitais para fazer uma gestão de viagens mais assertiva. Empresas especializadas no assunto costumam oferecer softwares capazes de realizar atividades maçantes e repetitivas de maneira automática, garantindo mais eficiência e diminuindo as chances de erros.

Por meio dessas ferramentas, sua empresa consegue armazenar e organizar notas fiscais e controlar os gastos dos seus colaboradores.

4. Modernize os procedimentos

A modernização de procedimentos relacionados às viagens corporativas tende a trazer uma série de benefícios, como a maior facilidade para lidar com as despesas, gerenciamento mais eficaz, controle de qualidade e conformidade com as regras estabelecidas.

Para isso, existem diversas ferramentas e soluções que podem ser aplicadas nas operações da empresa, tais como:

• uso de plataformas de gestão — existem diversos softwares e aplicativos especializados em viagens corporativas para gerenciar todo o processo, desde o planejamento até a prestação de contas;
• política de viagens atualizada — faça revisões periódicas em sua política de viagens regularmente para incluir as melhores práticas e tendências do setor;
• uso de cartões corporativos — vale pesquisar cartões corporativos para viagens. Eles permitem um controle mais preciso dos gastos, simplificando a prestação de contas e eliminando a necessidade de reembolsos;
• negociação com fornecedores — observe as últimas ofertas de empresas de viagens e negocie contratos que ofereçam benefícios adicionais à sua empresa, como tarifas reduzidas ou upgrades para seus colaboradores.

5. Procure uma empresa especializada

É importante procurar uma empresa especializada em despesas e viagens corporativas para otimizar a organização do seu negócio. Elas são capazes de apresentar soluções para gestores nas áreas de reembolso, redução de custos e otimização de processos.

Uma das empresas especializadas é a SAP Concur, que oferece as melhores soluções para viagens e despesas. Por meio de sua tecnologia, você consegue automatizar e ter mais segurança e transparência na organização de suas viagens corporativas.

6. Dê orientações a todos os profissionais

Orientar os seus colaboradores sobre a importância de seguir as regras estabelecidas nas viagens corporativas vai evitar dores de cabeça, como falta de comprovantes, despesas a mais do que permitido e funcionários descontentes com os processos adotados na hora de fazer o reembolso.

Nesse sentido, uma boa prática é adotar uma comunicação clara e transparente, reafirmando em todas as ocasiões quais são as regras que precisam ser seguidas durante esse tipo de viagem.

Além disso, documentar todo esse processo por meio de uma política de viagens corporativas é primordial para o sucesso na gestão. Você vai entender mais sobre a importância desse documento, a seguir.

Qual a importância de contar com uma boa política de viagens corporativas?

Ao ter uma boa política de viagens corporativas, você consegue orientar os colaboradores de uma forma eficiente. Isso é primordial para alcançar uma série de vantagens essenciais para o bom funcionamento do negócio, como:

• melhora no controle de custos — uma política de viagens bem elaborada ajuda a controlar os gastos relacionados a viagens, definindo limites de orçamento e estabelecendo regras para a escolha de opções mais econômicas em passagens aéreas, hospedagens e transporte;
• eficiência operacional — com a definição de regras claras e procedimentos a serem seguidos, é possível tomar decisões rápidas e ter negociações mais acertadas;
• segurança aos colaboradores — ajuda a incluir diretrizes para garantir proteção aos funcionários em viagem, como instruções sobre destinos seguros e procedimentos em caso de emergência;
• aprimoramento da gestão de riscos — ao estabelecer limites e restrições, a empresa pode minimizar perigos associados a viagens corporativas, como gastos excessivos ou escolhas não adequadas.

Além de tudo isso, ao contar com um bom sistema, você consegue ter acesso a relatórios para melhorar a política de viagens e garantir ainda mais eficiência nessa atividade da empresa.

Como funciona o SAP Concur Travel & Expense?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. 

Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel, essa missão é mais simples. 

Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Quais são as vantagens do SAP Concur Travel & Expense?

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e a elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custos de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma. Entre os principais benefícios do SAP Concur Travel, é possível destacar:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• possibilidade de escolher viagens sustentáveis;
• digitalização dos recibos e comprovantes de despesas de forma mais simples;
• integração com o SAP Concur Expense, para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• aprovação e monitoramento das despesas de maneira mais fácil.

Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe e melhorar a gestão das viagens corporativas, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Além disso, vale a pena colocar em prática todas as dicas que você aprendeu ao longo deste texto.

Quer saber mais sobre como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse nossa página agora mesmo e converse com o nosso time!