Processos em viagens corporativas: aprenda 4 passos para otimizá-los

O ano de 2022 foi marcado pela retomada total das atividades após dois anos de pandemia e isolamento social. Para muitas empresas, as viagens corporativas são parte fundamental do escopo de atividades e acontecem, frequentemente, ao longo de todo o ano.

As principais demandas que necessitam de viagens corporativas são: fechar um novo contrato, visitar clientes, visitar sedes da empresa em outras localidades, negociar com fornecedores, etc.

O setor das viagens corporativas foi um dos que mais chegou próximo do cenário pré-pandemia. De acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), realizado pela FecomercioSP em parceria com a Alagev, as viagens corporativas movimentaram R$ 8,2 bilhões em junho de 2022, o valor foi o dobro do registrado no mesmo período do ano passado.

Para fazer uma comparação com o cenário pré-pandemia, em junho de 2019, o valor movimentado foi de R$ 8,5 bilhões, apenas 3,4% abaixo do patamar atual. Porém, realizar a gestão dos processos em viagens corporativas não é uma tarefa fácil e exige muito planejamento, análise e boas estratégias por parte dos gestores.

Por isso, neste artigo, iremos falar sobre como otimizar os processos em viagens corporativos, para garantir as melhores práticas e condições de viagens corporativas para a empresa, mas sem abrir mão do conforto para o colaborador.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

O que é gestão dos processos em viagens corporativas

A gestão dos processos em viagens corporativas refere-se a implementação de normas e políticas internas que possuem o objetivo de coordenar os processos e o cumprimento das regras durante uma viagem corporativa.

Através da gestão de processos em viagens corporativas é definido todas as diretrizes, obrigações e responsabilidades que a empresa e o colaborador devem seguir para que a viagem corporativa seja realizada da melhor forma possível.

Isso quer dizer, definir informações como: hospedagem, dias de viagem, transporte, passagem aérea, alimentação. Além disso, é durante a gestão que deve ser feito o planejamento de uma política de reembolso, visando a proteção do viajante, mas, ao mesmo tempo, a proteção da empresa contra tentativas de fraude.

Qual a importância da gestão dos processos em viagens corporativas?

Como falamos anteriormente, a gestão de processos em viagens corporativas possuí alguns benefícios para sua empresa, entre eles, padronizar as viagens para que todos os colaboradores tenham as mesmas condições.

Outro benefício que já foi citado é a possibilidade de reduzir as tentativas de fraude, através da política de reembolso. Porém, vamos apresentar mais alguns benefícios de implementar essa metodologia na sua empresa, antes de falarmos sobre como otimizar os processos em viagens corporativas.

Um dos benefícios de aplicar a otimização dos processos em viagens corporativas é a possibilidade de reduzir custos. Com uma boa gestão, é possível identificar gastos desnecessários em alguns dos processos ou etapas de uma viagem corporativa.

Dessa forma, é possível cortar gastos, desperdícios e gargalos, reduzindo os gastos da empresa, mas sem abrir mão da qualidade e do conforto que o viajante deve ter para que o trabalho possa ser exercido.

Podemos citar outra vantagem trazida pela otimização e gestão de processos, a melhora na qualidade do trabalho prestado durante a viagem, uma vez que a gestão garante que tudo esteja certo para a hora da viagem, e o colaborador só precisa se preocupar com as suas atividades profissionais.

Saiba mais: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

4 passos para otimizar os processos em viagens corporativas

Agora, sim, vamos falar os 4 passos para otimizar os processos em viagens corporativas.

Invista na segurança dos viajantes

O primeiro passo para otimizar os processos é investir na segurança dos viajantes. Garantir que eles tenham conforto e segurança para exercer suas funções garante que possam trabalhar da melhor maneira possível, além de reduzir custos para a empresa.

Ou seja, na hora de realizar o planejamento de viagens corporativas, é fundamental considerar a saúde física e mental dos colaboradores que estarão se locomovendo em nome da empresa. Outro fator de segurança para os viajantes é em relação à hospedagem e sua localização, para garantir que o colaborador não precisa passar por riscos desnecessários.

Se atente as exigências legais

Outro fator que deve ser de muita atenção é em relação às exigências legais, principalmente quando estamos falando de viagens internacionais. Diversos países cobram como exigência legal a documentação correta para embarcar, sendo imprescindível que os seus colaboradores sejam orientados em relação a esses documentos, com antecedência, para garantir que, na hora que eles são exigidos, o funcionário não perca a viagem.

Portanto, fique atento à necessidade de obter vistos para os viajantes e à validade do passaporte. Existem também algumas autorizações nas quais você deve ficar antenado para embarcar em alguns países, como vacinas e seguro viagem.

Conte com as novas tecnologias

Novas tecnologias são criadas e melhoradas a cada momento, isso quer dizer que tudo fica mais fácil quando utilizamos a tecnologia a nosso favor e muitas delas são voltadas a otimização de processos de viagens corporativas.

Sendo assim, é possível buscar ferramentas e aplicativos digitais para realizar uma gestão de viagens mais assertiva. Empresas especializadas no assunto costumam oferecer softwares capazes de realizar atividades maçantes e repetitivas de maneira automática, garantindo mais eficiência e diminuindo as chances de erros.

Através dessas ferramentas, sua empresa consegue armazenar e organizar notas fiscais e controlar os gastos dos seus colaboradores.

Procure uma empresa especializada

Por último, mas não menos importante, procure uma empresa especializada em despesas e viagens. Elas são capazes de apresentar soluções para gestores nas áreas de reembolso ou redução de custos e otimização de processos.

Uma das empresas especializadas é a SAP Concur, que oferece as melhores soluções para viagens e despesas.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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