Como a Inova Energy otimizou o processo de prestação de contas com o SAP Concur?

A inovação é um dos pontos mais críticos para a disrupção de determinados setores no mercado. Por isso, muitas empresas dedicam tanto tempo à busca de novas soluções e diferenciais competitivos. Foi com isso em mente que elaboramos este conteúdo, em que demonstramos como a Inova Energy otimizou seu processo de prestação de contas.

Caso você não saiba, a Inova Energy é uma empresa de engenharia consultiva com expertise em soluções inovadoras e sustentáveis para o setor de energia. Ela tem um propósito inspirador: impulsionar a transição para um futuro energético mais limpo e eficiente. Para isso, aprimorou seus processos internos e a gestão de despesas. Agora, veja como isso aconteceu na prática!

A atuação da Inova Energy

A Inova Energy oferece um portfólio completo de serviços de consultoria em engenharia, abrangendo desde o planejamento e o desenvolvimento de projetos até a supervisão e o gerenciamento de obras. A empresa atua em diversas frentes do setor energético, como geração, transmissão, distribuição e comercialização de energia, com destaque para projetos de energias renováveis, como solar, eólica e biomassa.

Com uma equipe multidisciplinar de engenheiros, técnicos e especialistas, a Inova Energy se diferencia pela capacidade de entregar soluções personalizadas e inovadoras para cada cliente. Seja na elaboração de estudos de viabilidade técnica e econômica, no desenvolvimento de projetos executivos, na gestão de obras ou na otimização de sistemas energéticos, a organização se destaca pela excelência técnica de seus trabalhos.

Além disso, a Inova Energy é uma expoente no mercado por conta de seu histórico de transparência, ética e responsabilidade socioambiental, que permeia todas as suas atividades. A empresa busca contribuir para o desenvolvimento sustentável do setor energético e da sociedade como um todo, por meio da promoção de tecnologias limpas, da redução de emissões de gases de efeito estufa e do apoio a projetos de impacto social e ambiental.

O processo de prestação de contas

Assim como muitas empresas que atuam em projetos de grande porte e com equipes distribuídas em diferentes localidades, a Inova Energy enfrentava o desafio de gerenciar e fiscalizar as despesas de seus colaboradores de forma eficiente e precisa. Esse processo envolve o registro, acompanhamento e análise de uma variedade de despesas, como viagens a trabalho, hospedagem, alimentação, transporte, materiais e serviços.

Antes, a Inova Energy realizava esse processo manualmente, utilizando formulários em papel, envio de recibos e notas fiscais por e-mail e conferência manual dos dados. O problema era que essa abordagem, além de consumir tempo e recursos valiosos, era suscetível a erros humanos, como o lançamento de valores incorretos e a perda de documentos. Também estava sujeito a fraudes, como o envio de recibos duplicados ou adulterados.

Os desafios da prestação de contas

Diante dos desafios da gestão manual, a Inova Energy buscou uma solução tecnológica que automatizasse esse fluxo de trabalho. Após certa pesquisa e deliberação, a escolha recaiu sobre o SAP Concur, que é a nossa plataforma líder de mercado em gestão de viagens e despesas, oferecendo recursos avançados de automação, controle e análise de dados.

A decisão de adotar o SAP Concur foi motivada por diversos fatores, tal como a experiência e reconhecimento da SAP no mercado de soluções corporativas, a abrangência de funcionalidades da plataforma, que cobre todo o ciclo de gestão de despesas, e a capacidade de integração com outros sistemas utilizados pela empresa. Além disso, a SAP Concur oferece suporte e consultoria especializada para a implementação e utilização da plataforma, garantindo uma transição suave e eficiente para o novo processo.

O início da parceria com a SAP Concur

A implementação do SAP Concur na Inova Energy foi realizada em estreita colaboração com a equipe da SAP, que mapeou as necessidades específicas da empresa, realizou treinamentos para os usuários e ofereceu suporte contínuo durante todo o processo.

A plataforma foi personalizada para atender às particularidades da Inova Energy, como a integração com o sistema de gestão empresarial (ERP) e a criação de fluxos de aprovação específicos para cada tipo de despesa, levando em consideração as políticas internas da organização e as particularidades de cada projeto.

Um exemplo dessa personalização foi a criação de um fluxo de aprovação específico para despesas relacionadas a viagens internacionais, que envolve a aprovação do gestor direto, do gestor de área e do departamento financeiro, com diferentes níveis de alçada para cada provedor. Essa abordagem garante um controle mais rigoroso sobre as despesas de maior valor e reduz o risco de fraudes.

Os principais benefícios dessa transformação

A implementação do SAP Concur trouxe uma série de benefícios para a Inova Energy, impactando positivamente tanto a eficiência operacional quanto a satisfação dos colaboradores

Agilidade e eficiência

A automação do processo de prestação de contas reduziu drasticamente o tempo de reembolso das despesas, permitindo que os colaboradores recebam seus reembolsos em poucos dias, em vez de semanas. Além disso, a equipe financeira foi liberada de tarefas manuais e repetitivas, podendo dedicar mais tempo a atividades estratégicas, como a análise de dados e a identificação de oportunidades de economia.

Redução de erros e fraudes

A plataforma SAP Concur oferece recursos avançados de controle e validação de dados, como a leitura automática de recibos por meio de OCR (Optical Character Recognition) e a comparação dos dados com as políticas de viagem da empresa. Essas funcionalidades reduzem significativamente o risco de erros humanos e fraudes, garantindo a integridade e a confiabilidade das informações.

Visão estratégica das despesas 

A plataforma permite a criação de relatórios personalizados e painéis interativos, que apresentam os dados de forma clara e visual, facilitando a análise das despesas por categoria, centro de custo, projeto, colaborador e outros critérios relevantes. Essa visão estratégica permite identificar padrões de gastos, otimizar o orçamento e tomar decisões mais acertadas.

Melhora na experiência dos colaboradores

A plataforma SAP Concur oferece um aplicativo móvel intuitivo e fácil de usar, que permite aos colaboradores registrar despesas em tempo real, fotografar recibos e acompanhar o status de seus reembolsos de forma rápida e prática. Essa facilidade de uso aumenta a satisfação dos colaboradores e reduz o tempo e o esforço gastos com a prestação de contas.

A parceria entre a Inova Energy e a SAP Concur demonstra como a tecnologia pode transformar a gestão de despesas, tornando-a mais eficiente, transparente e estratégica. A plataforma SAP Concur oferece uma solução completa e personalizável para o controle e análise de despesas, trazendo benefícios tangíveis tanto para a empresa quanto para seus colaboradores.

Se a sua empresa também busca otimizar o processo de prestação de contas, reduzir custos e aumentar a eficiência, entre em contato com a SAP Concur e descubra como a plataforma pode impulsionar o seu negócio. Assim, você terá acesso a uma solução completa e personalizada para a gestão de viagens e despesas, que contribuirá para o crescimento e a competitividade da sua organização.

Agora que você sabe como as soluções da SAP Concur podem qualificar a sua gestão, aproveite para conferir o impacto das nossas plataformas no cotidiano da Inova Energy, contado, em primeira mão, pelos próprios colaboradores!