Passo a passo: aprenda a fazer uma boa previsão orçamentária

Muito além de uma mera ferramenta financeira, das transações envolvendo as finanças até o gerenciamento contábil, uma boa previsão orçamentária é determinante para uma administração empresarial saudável. Ela funciona como uma espécie de "mapa" que norteia a organização rumo aos seus objetivos financeiros, viabilizando o planejamento estratégico corporativo.

Considerando a relevância do tema, neste post, vamos abordar, entre outros pontos-chave, o conceito, para que serve, quando fazê-la e mais. Continue a leitura e fique por dentro!

O que é previsão orçamentária?

Diferentemente do orçamento, utilizado na orientação do planejamento financeiro, na mensuração da performance e no controle dos gastos, a previsão orçamentária é um procedimento estratégico decisivo para a gestão das finanças. Ela se refere a uma estimativa minuciosa das receitas e dos gastos que um negócio espera ter em um intervalo de tempo determinado — via de regra, anualmente.

Para que serve?

A finalidade da previsão orçamentária é oferecer uma perspectiva clara e prévia das finanças. Isso permite que a empresa tome decisões bem-informadas, reconheça áreas que necessitam de aprimoramento e exerça um controle eficaz sobre suas atividades financeiras.

A elaboração de uma previsão orçamentária envolve definir metas realistas, criar uma reserva para imprevistos e adaptar estratégias conforme as condições do mercado. O orçamento da empresa é fundamental na construção do plano orçamentário, assegurando uma metodologia estruturada para atingir os objetivos estabelecidos.

Quando fazê-la?

A realização da previsão orçamentária deve ocorrer de maneira periódica, tipicamente ao final do ano fiscal, para o planejamento do período subsequente. No entanto, o instrumento é igualmente indispensável em tempos de mudanças significativas, tais como expansão empresarial, redução de despesas ou em situações de instabilidade econômica.

Além disso, as empresas devem atualizar suas previsões sempre que surgirem mudanças nos objetivos estratégicos ou no ambiente externo. Como "plus", é essencial elaborar a previsão orçamentária antes de iniciar projetos específicos, tais como novos investimentos ou lançamentos de produtos, a fim de assegurar a viabilidade financeira.

Quem é o responsável pela previsão orçamentária?

Normalmente, o departamento financeiro é o responsável pela previsão orçamentária em uma empresa, sob a liderança do diretor financeiro (CFO). A área colabora com gestores de diversas áreas para reunir dados, analisar tendências e estimar receitas e despesas.

Nas empresas menores, porém, o proprietário ou o gestor principal pode assumir essa responsabilidade diretamente.

Qual é a importância da previsão orçamentária?

A previsão orçamentária constitui um elemento fundamental para o êxito financeiro e para a sustentabilidade empresarial. Inclusive, a prática é vital para o planejamento financeiro, uma vez que proporciona uma visão clara e prévia das receitas, das despesas e dos investimentos previstos.

Esse instrumento oferece uma análise minuciosa das despesas administrativas, permitindo uma distribuição estratégica de recursos em diversas áreas, como salários, aluguel, marketing e suprimentos. A abordagem contribui para a otimização da eficiência operacional e para um controle mais rigoroso dos custos. Igualmente, facilita uma administração mais eficaz das despesas corporativas, prevenindo gastos supérfluos ou fraudes financeiras.

Como fazer a previsão orçamentária?

A previsão orçamentária precisa ser feita com base em organização e metodologia. Veja, a seguir, um passo a passo que envolve todas as etapas necessárias para criá-la.

Determine os objetivos

O primeiro passo, muitas vezes negligenciado por pequenas empresas ao planejarem seus orçamentos, é essencial. Definir os objetivos para o orçamento é a primeira ação que deve ser tomada.

O propósito dessa etapa é alterar a percepção das suas despesas. É imprescindível entender que haverá custos na empresa, mas eles são essenciais para o crescimento dos negócios, contanto que sejam meticulosamente planejados e organizados.

Levante os dados

Analise os registros financeiros atuais, incluindo receitas, despesas e contas a pagar, para identificar padrões e tendências que possam influenciar o planejamento do próximo ano.

Projete receitas e despesas

Baseando-se no histórico de vendas, projete as receitas para o próximo ano. Leve em conta as sazonalidades e as estratégias de crescimento. Além disso, inclua novas fontes de receita, quando aplicável.

Elabore um modelo orçamentário

Um modelo orçamentário oferece uma estrutura que organiza as receitas, despesas e investimentos de maneira clara, simplificando o monitoramento financeiro e a tomada de decisões.

Adicionalmente, ele possibilita a simulação de diversos cenários, permitindo a identificação de riscos e oportunidades. Isso conduz a um planejamento mais eficaz, em consonância com os objetivos estratégicos, assegurando a sustentabilidade e o crescimento do negócio.

Tenha uma reserva de emergência

Aloque uma porcentagem das receitas para um fundo de contingência. Nesse caso, leve em conta eventos imprevistos, tais como oscilações de mercado, dificuldades de fornecimento ou emergências.

Conte com a tecnologia no processo

A tecnologia está se tornando mais essencial na criação de previsões orçamentárias. Por exemplo, o uso de softwares financeiros pode simplificar o processo ao automatizar cálculos complexos e tornar a análise de dados mais acessível.

Submeta para aprovação e implementação

A aprovação da previsão orçamentária inicia-se com a análise das propostas de vários departamentos, consolidadas pelo departamento financeiro. Posteriormente, o orçamento é revisado pela alta direção, que determina sua viabilidade conforme os objetivos estratégicos da empresa.

Após os ajustes necessários, o documento final é apresentado ao conselho de administração ou à diretoria para aprovação. Sua implementação requer a comunicação efetiva das metas orçamentárias em todos os níveis organizacionais.

Os gestores acompanham de perto o desempenho financeiro, confrontando os resultados alcançados com os previstos, e realizam novos ajustes, quando necessários, para assegurar a aderência ao orçamento aprovado.

Qual é a relevância de manter a previsão orçamentária atualizada?

É fundamental manter a previsão orçamentária atualizada para assegurar a saúde financeira e facilitar decisões estratégicas efetivas em uma empresa. A cada mês que passa, novos dados estarão disponíveis para fundamentar suas suposições. Assim, é fundamental ter a flexibilidade de atualizar suas previsões e orçamentos conforme as novas informações surgirem. 

Nesse sentido, é importante considerar a previsão orçamentária como um mapa — se o terreno está sempre mudando, a sua desatualização pode direcioná-lo por um caminho equivocado.

De maneira análoga, as condições de mercado, os custos operacionais e as demandas dos clientes mudam continuamente. Uma previsão desatualizada não representará a realidade presente do negócio.

A tecnologia intensifica essa relevância, automatizando cálculos, integrando dados em tempo real e oferecendo análises preditivas mais acuradas. Por meio de sistemas tecnológicos avançados, utilizando um software especializado, é possível criar cenários diversos, aprimorar a precisão das projeções e simplificar o acompanhamento constante. Esse avanço torna os processos mais eficazes, minimiza falhas e contribui para decisões mais rápidas e fundamentadas.

Como vimos, a previsão orçamentária é essencial para o sucesso empresarial, pois facilita o planejamento financeiro, o controle de custos e o alinhamento estratégico. Inclusive, a iniciativa contribui para a previsão de receitas, para a identificação de áreas para investimento e para a mitigação de riscos financeiros, assegurando que os objetivos da empresa sejam atingidos sustentavelmente.

A propósito, que tal descobrir como o Budget Management pode se tornar um incrível aliado na previsão orçamentária do seu negócio? Saiba mais!