Por que usar aplicativo de viagem e quais os mais indicados?

Um aplicativo de viagem é um verdadeiro benefício para as empresas que buscam agilizar as suas viagens corporativas e simplificar o processo de viagem de seus colaboradores. . Essa é uma ferramenta versátil que pode ser usada para as mais diversas especialidades, seja na gestão de gastos, na otimização de itinerários ou na reserva de acomodações.

Mas por que você deveria considerar adotá-los em sua rotina? E quais são os mais indicados? Veja as respostas para essas questões neste texto e otimize as viagens corporativas!

O que são aplicativos de viagens e por que são importantes?

Aplicativos de viagens são programas específicos para tornar a experiência em deslocamentos mais simples e certeiros. Eles oferecem uma gama de serviços, incluindo:

• locomoção — encontre a melhor rota para o seu colaborador, reserve passagens de transporte público ou contrate um motorista de aplicativo; 
• hospedagem — com um aplicativo fica mais fácil controlar as reserva de hotéis e encontrar alternativas com facilidade;
• alimentação — antes mesmo de reservar o local de estadia é possível encontrar restaurantes locais e ver como são os preços na região;
• atividades — encontre atrações turísticas, passeios e eventos para motivar os colaboradores;
• gestão de gastos — é possível registrar despesas, acompanhar reembolsos e manter o controle financeiro.

Por que usar um aplicativo de viagem?

Usar um aplicativo de viagem oferece uma série de benefícios que podem tornar a experiência de viajar mais conveniente, eficiente e agradável para o colaborador. Já o gestor tem, nesse momento, mais segurança para fazer as transações e seguir com as normas da empresa.

Aqui estão cinco razões apresentadas pelas quais você deve considerar o uso desse tipo de ferramenta.

Simplificação do planejamento e organização

Aplicativos de viagem simplificam significativamente o processo de planejamento e organização de viagens corporativas. Um gestor financeiro pode utilizar essas ferramentas para pesquisar e reservar voos, hotéis, transporte terrestre e atividades diretamente a partir de um dispositivo móvel.

Outro ponto importante é que essas ferramentas oferecem uma visão clara das opções disponíveis, preços e disponibilidade, permitindo que o gestor tome decisões informadas de maneira rápida e conveniente.

Economia de tempo e dinheiro

Os aplicativos de viagem oferecem recursos de comparação de preços que ajudam a identificar as opções mais econômicas para voos, seguros e atividades. Isso permite que o gestor encontre ofertas e descontos exclusivos para reservas feitas por meio da plataforma, resultando em economias significativas para a empresa.

A capacidade de fazer reservas instantâneas também economiza tempo que seria gasto pesquisando e entrando em contato com diferentes fornecedores de serviços, permitindo que o gestor seja mais eficiente em suas responsabilidades.

Acesso a informações em tempo real

Um dos maiores benefícios dos aplicativos de viagem é o acesso a informações em tempo real. Os gestores financeiros podem usar aplicativos de mapas para obter informações específicas, atualizações sobre tráfego e transporte público.

Além disso, aplicativos de clima podem manter o gestor informado sobre as condições locais, o que é particularmente útil para o planejamento de atividades durante a viagem de negócios. E, nesse caso, a informação em tempo real pode ser crucial para tomar decisões eficazes e manter a agenda nos trilhos, o que pode afetar diretamente os custos e a eficiência da viagem.

Ofertas e personalização

Os aplicativos de viagem permitem que o gestor financeiro armazene todas as informações essenciais da viagem em um só lugar, como itinerários, reservas de hotéis, voos e números de contato úteis.

Muitos aplicativos também oferecem recursos adicionais, como rastreamento de voos, notificações em tempo real e a capacidade de compartilhar informações com colegas de equipe. Isso proporciona uma experiência de viagem mais tranquila e personalizada, garantindo que o gestor esteja sempre bem informado e preparado.

Gestão eficiente de despesas corporativas:

Alguns aplicativos simplificam a gestão de despesas em viagens corporativas. O gestor financeiro pode digitalizar recibos pelo aplicativo, categorizá-los e criar relatórios de despesas detalhados.

Isso não apenas economiza tempo no preenchimento de formulários de reembolso, mas também ajuda a manter o controle financeiro durante a viagem. Além disso, a capacidade de lidar com despesas em diferentes moedas é particularmente útil para viagens internacionais.

Quais os aplicativos mais recomendados para viagens corporativas?

Aqui estão os principais aplicativos de viagens mais interessantes para viagens corporativas, com explicações sobre suas principais funcionalidades. Confira!

TripIt

O TripIt é uma excelente ferramenta para organizar todos os detalhes da viagem de negócios em um único lugar. Basta encaminhar seus e-mails de confirmação de reserva para o aplicativo, e ele criará automaticamente um itinerário detalhado, incluindo voos, hotéis, aluguel de carros e reuniões. Ele também fornece atualizações em tempo real sobre voos e permite que o colaborador compartilhe o itinerário com colegas de equipe e gestores. A versão Pro oferece ainda mais recursos, como alertas de voo e status de reembolso.

Expensify

O Expensify simplifica a gestão de despesas em viagens corporativas. O colaborador pode digitalizar recibos pelo aplicativo, categorizá-los e criar relatórios de despesas detalhados. Isso economiza tempo no preenchimento de formulários de reembolso e ajuda o gestor a manter o controle financeiro durante a viagem. O Expensify também é compatível com várias moedas, o que o torna ideal para viagens internacionais.

Uber for business

O Uber for Business é uma versão corporativa do popular serviço de transporte. Ele oferece várias vantagens para viagens de negócios, como a possibilidade de configurar políticas de despesas corporativas, definir limites de gastos e rastrear todas as viagens dos colaboradores em tempo real. Isso torna o processo de agendamento e pagamento mais eficiente e transparente para as empresas.

Google Maps

O Google Maps é uma escolha confiável para navegação e planejamento de rotas durante viagens de negócios. Além de oferecer ofertas específicas, ele fornece informações em tempo real sobre o trânsito, opções de transporte público e até as mesmas estimativas de tempo de chegada. O Google Maps também permite que você salve destinos e itinerários, facilitando o planejamento de reuniões e visitas que o seu colaborador fará.

SAP Concur

O SAP Concur é uma solução completa de gestão de despesas e viagens, projetada especificamente para atender às necessidades de empresas. Com esse aplicativo, você pode criar, rastrear e gerenciar despesas de viagem com eficiência. Ele permite digitalizar recibos, criar relatórios de despesas detalhados e aprovar cláusulas de viagem. 

Além disso, o SAP Concur oferece integração com cartões de crédito corporativos e sistemas de contabilidade, facilitando o acompanhamento das finanças da empresa. Uma funcionalidade de reserva de viagens também está disponível, permitindo que você planeje e gerencie a viagem e as despesas, diretamente pelo aplicativo.

Não se esqueça que a tecnologia está sempre a seu favor! Você também pode utilizar o Chat GPT para planejar e organizar as viagens corporativas.

Notou como um aplicativo de viagem é valioso para simplificar sua rotina empresarial? Essa é uma forma de economizar tempo, dinheiro e garantir que as viagens corporativas sejam mais produtivas e eficazes.

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