Por que trocar a planilha de controle financeiro empresarial por um sistema de gestão de despesas é uma boa opção?

A planilha de controle financeiro empresarial sempre ajudou organizações a manterem suas receitas e despesas de maneira organizada. No entanto, a partir da transformação digital e da necessidade de otimização de tarefas e maior produtividade, atualmente, o sistema de gestão de despesas é uma opção mais eficiente. Para se ter ideia, aproximadamente 87,5% das corporações presentes no Brasil procuraram por iniciativas relacionadas à implementação de tecnologias

Esse resultado ultrapassou a média mundial, que segundo o Índice de Transformação Digital da Dell Technologies, foi 80%. Além disso, tecnologia e automação são 2 pilares estratégicos tanto para gestão financeira, como para a sustentação e recuperação das organizações neste ano, após a crise, segundo a pesquisa Agenda 2022.

Diante deste cenário, preparamos esse conteúdo para explicar o conceito de sistema de gestão de despesas, motivos pelos quais você deve substituir as planilhas por uma plataforma de gestão e o que considerar para escolher um sistema. Ao final, saiba por que contar com a SAP Concur. Confira!

O que é um sistema de gestão de despesas?

O sistema de gestão de despesas é uma ferramenta que pode ajudar os tomadores de decisão a encontrar gargalos e melhorar a gestão de gastos corporativos. Por meio dele, é possível obter relatórios, encontrar melhorias e otimizar os resultados da empresa a partir da redução de custos.

Com a transformação digital representando um aspecto cada vez mais importante para se diferenciar no mercado, contar com esse tipo de sistema é essencial. Isso porque ele permite otimizar a organização do negócio, aumentar a produtividade e ajudar a tomar decisões melhores.

Também possibilita categorizar despesas, agendar pagamentos, fazer automatizações e muitas outras funcionalidades que garantem mais eficiência e diferencial competitivo ao negócio.

Por que trocar a planilha de controle financeiro empresarial por uma plataforma de gestão de despesas?

Existem várias vantagens que podem ser obtidas a partir da implementação de uma plataforma de gestão de despesas. É possível reduzir custos, evitar erros, melhorar o desempenho da empresa e muitos outros benefícios. Detalhamos mais sobre eles, a seguir!

Redução de erros

Ao utilizar um sistema de gestão de despesas, em vez da planilha de controle financeiro empresarial, sua empresa diminui os equívocos decorrentes do trabalho manual, já que a plataforma é automatizada e não deixa margem para erros de digitação ou fórmulas mal estruturadas, por exemplo. Assim, os gestores podem tomar decisões com mais agilidade a partir de dados e informações precisas e em tempo real.

Elimina o retrabalho

A partir da diminuição de erros, sua empresa também garante a redução do retrabalho, além de evitar ter que preencher a mesma informação em diversas abas de uma planilha. Na prática, ao realizar uma venda e emitir uma nota fiscal, por exemplo, tanto o fluxo de caixa como a área de contas a receber já são atualizados automaticamente.

Maior produtividade

Com a plataforma os colaboradores deixam de utilizar a planilha manual de controle financeiro empresarial e conseguem ser muito mais produtivos, ganhando tempo para realizar atividades mais estratégicas para sua organização.

Controle de acesso

Os sistemas de gestão também garantem o controle de acesso, ou seja, somente os profissionais autorizados vão poder acessar a plataforma. Além disso, um sistema de controle financeiro dispõe de histórico de dados para ser possível visualizar todas as ações realizadas na plataforma com o nome do profissional que efetuou as mudanças.

Métricas em tempo real

Ao trocar a planilha de controle financeiro empresarial por um sistema de gestão de despesas, sua empresa também pode mensurar, em tempo real, as métricas mais importantes para a organização.

Relatórios automatizados

A partir dessas métricas, o sistema também pode gerar relatórios automatizados com a periodicidade escolhida pelos gestores. Quer mais produtividade e eficiência do que isso? Pois bem, uma plataforma de gestão de despesas também pode indicar aos gestores, automaticamente, quando um limite de gastos, por exemplo, foi extrapolado. Tudo isso em tempo real!

Integração entre equipes

Por fim, e não menos importante, trocar a planilha de controle financeiro empresarial por um sistema de gestão de despesas também promove maior integração entre as equipes, que poderão visualizar e participar, a partir de uma única plataforma, de todas as fases da administração financeira da sua organização.

O que considerar para escolher um sistema de gestão de despesas?

Ao entender as vantagens de contar com um sistema de gestão de despesas e começar a procurar um para sua empresa, é importante ter alguns pontos em mente para saber escolher uma solução. Assim, você conseguirá encontrar o software adequado às necessidades da empresa. A seguir, destacamos dicas que vão ajudar na seleção. Confira!

Peça referências

O primeiro passo para conseguir encontrar uma solução adequada é avaliar a opinião de pessoas que já estão utilizando a ferramenta que você pretende investir. Nesse sentido, você pode pedir referências para os seus contatos para aumentar a gama de opções e avaliar qual é a mais adequada para a sua empresa.

Também é possível pesquisar e analisar quais são as principais soluções do mercado. Com elas em mente, verifique os comentários dos atuais usuários. Isso pode ser feito por diversos canais.

Por exemplo, vale pesquisar em sites de reclamação e redes sociais para entender como os usuários da solução estão se sentindo. Assim, você consegue ter uma boa ideia sobre a usabilidade e benefícios da solução.

Verifique o suporte

Além de avaliar referências, também é preciso ter atenção com o atendimento oferecido pela empresa do sistema. Por exemplo, é possível analisar quanto tempo demora para fazer a instalação.

Isso porque, quanto antes você estiver com o software a disposição, melhores são as chances de reduzir custos e melhorar a eficiência do negócio. Ainda é importante observar o suporte oferecido em caso de problemas com o sistema.

É preciso que ele esteja sempre em pleno funcionamento e ofereça facilidade para os colaboradores que vão utilizá-lo no dia a dia. Isso vai permitir aumentar a produtividade e garantir maior controle financeiro.

Analise as funcionalidades

É preciso que o sistema atenda as necessidades que a sua empresa apresenta. Nesse sentido, avalie quais são as principais funcionalidades do software e observe se elas atendem a demanda do seu negócio.

Além disso, olhar apenas para o valor do investimento não é uma boa alternativa. Por isso, é relevante que você priorize o custo-benefício da solução. Contar com as funcionalidades necessárias para a empresa e com um bom funcionamento devem ser determinantes na escolha.

Por que contar com a SAP Concur?

Para deixar para trás a planilha de controle financeiro empresarial e garantir todos os benefícios de um sistema de gestão de despesas, é importante contar com uma ferramenta sólida e que seja personalizada conforme as políticas da sua empresa.

A SAP Concur disponibiliza o SAP Concur Expense, um sistema de gestão de despesas, que oferece os seguintes recursos:

• inteligência artificial;
• personalizável;
• ferramentas intuitivas;
• histórico de dados;
• integração de sistemas;
• sistema em nuvem;
• métricas precisas e em tempo real,
• relatórios automatizados;
• rápida implementação e muito mais!

A partir da plataforma, que já está em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados, sua organização garante uma série de benefícios e pode reduzir os gastos corporativos.

Como você pôde ver, as vantagens de ter um sistema de gestão de despesas na empresa são inúmeras. Ao insistir nas planilhas financeiras, há a possibilidade de cometer erros prejudiciais à saúde financeira do seu negócio. Portanto, vale fazer essa migração com uma empresa especializada no assunto.

Quer contar com a ajuda da SAP Concur? Então, entre em contato com os nossos especialistas e saiba como podemos te ajudar!